FileMakerは自社の業務プロセスに合わせて柔軟にシステムを構築できるプラットフォームです。しかし、運用規模が大きくなると「遅い・重い・高い」という特有の課題に直面します。本記事では、この課題への最適解である「Web化」へのステップをわかりやすく解説します。
目次
1. ITで経営をより合理的にするFileMaker
FileMakerは、自社の業務プロセスに合わせてシステムを柔軟に構築できるプラットフォームです。プログラミングの深い知識がなくても開発が可能で、製造業の生産管理や建設業の工事台帳など、会社ごとの工夫や独特な方法で企業のIT化を支えてきました。
1-1. 中小企業でよく採用される理由
中小企業でFileMakerが支持される最大の理由は、「小さく始められる」点にあります。大規模なパッケージシステムを導入する場合、多額の初期投資と長い準備期間が必要となります。対してFileMakerは、特定の部署や業務単体からスモールスタートを切ることが可能です。
また、「専門的なプログラミング知識がなくても」直感的に修正を加えられる点も大きな特徴です。現場から「入力項目を一つ増やしたい」「画面のレイアウトを変えたい」という要望が出た際、外部の業者に見積もりを依頼することなく、社内の担当者がその場で対応できます。
1-2. 業種別 活用方法
製造業（多品種少量／受注生産）
製造業はとくに、多品種少量生産の現場は、製品ごとに異なる部品や工程の管理が煩雑になるケースがあります。FileMakerを導入することで、指示書と図面はデジタル化され、タブレットで閲覧する運用が可能になります。進捗状況をリアルタイムで可視化したい場合は、工程ごとにバーコードを読み取る仕組みを作るのがおすすめです。
卸売・小売
卸売や小売の現場でよく課題とされるのが、流動的な在庫情報をいかに正確に把握できるかという点です。FileMakerを活用すると、倉庫内での入出庫作業と事務所の在庫データを即座に連動させることが可能です。営業担当者が商談中にその場で在庫を確認し、注文を入力するといったスピード対応も実現できます。
サービス業（予約・管理・カルテ等）
FileMakerは、予約情報と過去の来店履歴、施術やサービスの記録を一つの画面で管理できます。例えば美容室やエステサロンでは、施術前後の写真をiPadで撮影し、そのままカルテに保存する運用が多いです。紙のカルテを探す手間がなくなり、前回の会話内容や好みをすぐに確認できます。
2. Claris FileMakerの「遅い・重い・高い」問題
FileMakerは導入のしやすさが魅力ですが、運用規模が大きくなると特有の課題に直面します。
同時アクセス増とデータ肥大化による動作遅延
運用規模が拡大すると、システム全体の動作が重くなる問題が発生します。同時アクセス数が多いほどサーバーへの負荷が高まり、取引先の増加に伴いデータ量も肥大化。検索や集計処理に時間がかかるようになります。朝の始業時など、アクセスが集中する時間帯に画面遷移が極端に遅くなる現象も起きることがあります。
度重なる改修による複雑化と属人化
長期間運用しているシステムでは、「内部構造の複雑化」と「管理の属人化」が深刻なリスクとなります。長年にわたり拡張や改修を重ねた結果、システムが「つぎはぎ」状態になり、社内に専任の情シス担当がおらず特定の一人だけが使用を理解しているという状況に陥っているケースもあります。
ユーザー数に比例して増大する運用コスト
全社でシステムを活用しようとする際、最大のネックとなるのが「ランニングコストの高さ」です。FileMakerのライセンス費用はユーザー数に応じて加算される体系であり、社員が増えるほど維持費も比例して増大します。「全員に使わせたいが、コストが合わない」という理由で利用者を一部に制限せざるを得ない企業もあります。
3. FileMakerの限界の最適解となるWEB化とは？
FileMakerで直面する「遅い・重い・高い」という課題に対し、最も効果的な解決策がシステムの「Web化」です。FileMakerのWEB化は、既存の業務ロジックをWebブラウザ上で動作するシステムへ作り替えることを指します。
メリット：パフォーマンスとコストの大幅な改善
Webシステムはサーバー側で集中処理を行う仕組みのため、大量のデータを扱っても高速に動作します。ブラウザさえあれば動くため、多拠点からのアクセスや数百人規模の同時利用でも安定稼働し、利用者が増えても維持費を一定に抑えやすくなります。
デメリット：修正・機能追加の難易度が上がる
FileMakerのように、現場の担当者が直感的な操作でレイアウトを変えたり、機能を追加したりすることはできません。改修には専門的なプログラミング技術が必要です。この特性を理解した上で、移行計画を立てることが大切です。
4. 実例で見るFileMakerシステムのWEB化へのステップ
システム導入の際に、多くの企業が直面する課題が、事業の成長や変化への対応です。
FileMakerを導入する
現場にFileMakerが導入され、業務にあったシステムをスピーディに構築。現場に合うシステムまで磨き上げるには細かい修正や追加が必要になるため、FileMakerで「改善のアイディアもすぐに反映できる」環境を整えます。
導入によって安定する業務
FileMakerにより業務効率が上がり、現場の声があがれば自社内でもすぐに改善できることで、短期間でシステムが安定します。
FileMakerの活用の場を広げたことへの影響が出る
機能やユーザーが増えると、あらゆる業務に対応するためシステムが複雑化。FileMakerシステムは安定していますが、機能やユーザーの増加により「遅い・重い・高い」と感じるようになることもあります。
WEB化が最適解に変わる
FileMakerで作り上げた安定したシステムをWEB化することで、処理速度が速くなりランニングコスト削減も期待できます。初期段階ではFileMakerで完成度を高め、安定すればWEB化することで効率的かつ費用の負担も最小限に抑えることができます。
5. FileMaker導入からWEB化の成功事例
5-1. 注文増加に対応できない既存システム
衣料品小売業（規模100〜200名）であるこの企業は、ブランド認知度の向上に伴い急成長を遂げています。しかし、その成長の裏で、既存のFileMakerシステムが限界に達していました。システム導入時よりも注文が大幅に増加した結果、動作が遅延する問題が発生。また、業務拡大によりシステムを利用する社員が増え、ライセンス費用が増大し運用コストを圧迫する状況でした。
5-2. Web技術でシステムを作り直す
この企業が抱える課題の根本解決のため、Web技術を活用したシステム再構築が選択されました。主な業務である発注と出荷の機能をWebシステムとして作り直すことで、既存のシステム内容は維持しつつ、性能を大幅に向上させることを目指しました。
Web化によって処理スピードが格段に速くなり、ランニングコストも最適化。社外からのアクセスも可能になり、営業担当者は外出先でも過去のデータへ即座にアクセスできます。さらに、協力会社ともリアルタイムにデータを共有できる体制が整い、業務効率が格段に向上しました。
6. FileMakerシステムをWeb化するために大切なこと
FileMakerの課題を乗り越え、Webシステムとして成功させるには、「移行を担うパートナー選びが肝心です」。単にプログラムを動かす技術力だけでなく、「既存のFileMaker資産を理解し、業務の流れを熟知した上でWebへ落とし込めるか」が鍵となります。
Web化においては、次の3つの要素のバランスを取ることが求められます。
- 1
既存のFileMakerシステムの構造を深く理解する力
- 2
高速かつ安全なWebシステムを開発する技術
- 3
現場で使いやすいデザインと操作性を実現する視点
株式会社すまいる顔は、これら3つの領域を専門とするチーム体制で開発を進めています。FileMaker制作チームやWeb開発チーム、そしてデザインチームが連携することで、元のFMシステムの良さを活かしつつ、Webの利便性を最大限に高めるトータル的な開発が可能です。
7. まとめ
FileMakerを導入した結果、その後の企業の変化にFileMakerの限界が足かせとなり、業務の効率化を進めることができない企業が増えています。規模拡大に伴うコスト増加や処理の遅延は、企業の成長の停滞につながりかねません。
次のステップとしてこれらの課題解決の最適解はWeb化です。高速な処理能力と多人数アクセス、そしてランニングコストの最適化を可能にし、更なる企業の成長に貢献します。Web化の成功は、FMシステムとWeb技術の双方を熟知したパートナー選びにかかっています。