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NMさんと出会った、3ステップ! <実務テスト編>

         

前回の投稿は、以下をご覧ください


NMさんと出会った、3ステップ! <メール編>
https://smilekao.com/news/94


NMさんと出会った、3ステップ! <スキルチェック編>
https://smilekao.com/news/162

“在宅”で採用募集すると、80件の応募がありました!

当社の様な小さな会社では嬉しい悲鳴ですが、面接をこなすなどの対応が大変でした。


そこで当社では、以下の3つのステップを踏んで面接を行う事にしました。

  1. メールでの、応募
  2. スキルチェックテストの実施
  3. 実務テスト

「実務テストの実施」について詳しく書きます。


実務テストですから、
実際に行ってもらう仕事をしてもらう必要があります。


これまでの仕事の流れを整理して、

新しくきていただくかたに、どの様な仕事をして欲しいのかを
具体的に洗い出しました。


当社の仕事の流れは、以下の様になっています。

青い四角が、営業の仕事です。
紫の四角が、開発の仕事です。


当社の特徴は、次の3点です。
①お客様への「提案」に注力していること
②FileMaker開発を得意としていて、超高速開発が可能なこと
③FileMakerとWebが連動するシステム開発を行えること


これらの特徴を活かして、
お客様が「感動」していただける、絶対に満足の、品質と、サービスを提供しています。


仕事が増えてくると、課題になったのが、

①営業では、提案書や仕様企画書など、「考える」仕事をする時間が確保できなくなったこと
②開発では、仕様確認などの、品質確認をする時間が取れなくなってきたこと


「提案」に力を入れていますので、
お客様の同意を得て、
打ち合わせを動画や、録音をさせて頂き、
「現状確認書」や「打合記録書」などを作成させて頂いています。


これらの書類は、文書を沢山書くものではなく、
図を沢山使って、目でみて内容が理解できるように工夫をしています。


しかし、
動画や録音から、それらの書面にするのは、

大変な苦労がいるものです。

一度音声をテキストに直す、テープ起こしの仕事をされた方は

経験があると思いますが、

音声や動画をきき、内容を理解して、

整理するのは、かなり時間がかかります。

私の経験では、5倍かかると見積もっています。


つまり、1時間の打合せがあれば、5時間かかります。

2時間だと、10時間かかる事になり、

丸1日以上の仕事になっています。


しかし、この業務はやめる事はできず、

お客様の声を聞きもらすことなく、文書にして

提案に活かす事は、当社にはなくてはならない工程なのです。


また、

開発では、開発した商品が仕様書通りに動いているのかなどの品質確認の時間が取れなくなってきました。

取れないというよりは、開発した本人では

どうしても確認があまくなり、見逃すことや、

一般の利用者の視点で機能をチェックする必要を感じていました。


そこで、当社では、

「企画」という部署を設ける事にして、

「現状確認書」「仕様企画書」などの書面作成、

「仕様確認」などの品質確認の業務を専門に行う事にしました。

上の図が、その体制図です。

薄い黄色の平アミの箇所が企画で担当する領域です。


そこで、実際に行ったテスト内容は以下です。

①7分ほどのお客様との打合せ動画を用意して、

 「打合記録書」を作成してもらい、

 その内容に基づいて、「提案書」を作成してもらいました。

②開発済みのソフトの一部機能を見てもらい、

 仕様書通りに設定されているのか、

 一般利用者として使い勝手が悪いところはないか、

 書面にしてもらいました。


それぞれ、1時間以内で作業をして頂き、
不完全でも提出をして頂きました。


そうすると、

画像を使ってわかりやすくまとめて欲しいと希望していたのですが、

単に音声を文字にするだけで終わる人や、

何も書けない人など様々でした。

これは、IT業界にいた経験あれば

出来るというものではなく、

経験者の方が、期待通りにできない人が多くいたと思います。


NMさんは、

優秀で、

私が5倍かかる作業を

1.5倍ほどの速度でこなし、

内容を整理する能力もピカイチでした。

彼女は、IT業界は未経験でしたが、

人材系の営業経験があって、

コミニケーション能力が高かったのだと思います。