目次
導入企業の概要
今回は、従業員25名のA工務店（仮）での、
案件管理システム導入事例をご紹介します。
10年前の事例ですが、今も同じように見積や請求などの案件管理作業の複雑さで
悩んでいる工務店様は多いのではないでしょうか？
ぜひご参考になれば幸いです。
主にリフォームを手掛ける同社は、
見積、施工、請求の仕事の多くを、エクセルファイルを雛形にして管理していました。
案件ごとに大量のファイル・データをやり取りし、
その結果、データを探したり作業するのに時間がかかり計算ミスなど
多数の問題が多く発生し、エクセルでの案件管理に限界を感じていました。
【導入前の課題】5分で済む作業も気づけば30分経過・・・
A工務店様の業務では、
お客様、業者、施工会社との連絡や調整が多く発生します。
それに加えて、見積作成、施工管理、請求業務などの
細かな事務作業も多く、作業の効率性に課題を持たれていました。
そのような状態を踏まえて、
すまいる顔では導入前のヒアリングでしっかりと課題を洗い出しました。
すると実際、多くの工務店様も悩まされている様々な問題が見えてきました。
【導入前の状態】「重い！」「ミス多発！」「見つからない！」エクセル管理による業務効率の低下
営業ごとにファイルが修正され、計算ミスや集計の手間が発生
雛形から作成されるエクセルファイルが、営業担当者ごとに修正されるので、
内容が統一されず、計算ミスが多発。
結果、請求金額に誤りが出たり、集計作業に時間が増加。
現地調査資料作成による作業効率の低下
現地調査の写真を貼り付けた資料など作成する際、データによりエクセルファイルが
重くなり、作業性が悪い。
データの改ざんや破棄などのリスク
営業や事務や経理など様々な部署が同じファイルを扱っていて、
データ誤入力や紛失など管理上、危険な状態。
現地調査の資料作成は大量の写真を添付するため、エクセルが重くなり時間がかかる。
上記のように日常業務の効率が大幅に低下していました。
【すまいる顔の改善案】業務に合わせたシステムで解決！
現状では大量の情報を一つのエクセルファイルで管理し社内で共有することになります。
一見シンプルで手っ取り早い方法ですが、
案件に対し、営業と事務など多数の人が関わり、
お客様・業者間の調整や連絡、・注文書・請求書など情報が多い業務形態では
PDFなど多種多様な情報が増えていくのに対して
表計算ソフトのエクセルだけでの管理は複雑で難しくなっていってしまいます。
課題を整理し、お客様とのヒアリングを通じて、システムに対するご要望をお聞きしました。
※画像参照
部署ごとにファイルを分けるシステムを提案
・システム上、営業と事務で区分し、それぞれの部署がすぐにアクセスしやすく操作性UP
・６つの機能で業務にピッタリ合わせて無駄のないシステムに
※画像はシステムの概念図になります。
【導入したシステム】業務フローに合った案件管理システム
すぐ見つかる見積書
見積書は案件ごとに行でリスト化され、見積書の詳細や関連した帳票まで
一つの画面でクリックですぐ見ることができ、データを探す時間がなくなりました。
過去のデータもすぐに見ることができるので、
お客様や業者様からのお問い合わせにもすぐ対応できます。
すぐに作成・入力ミスが起きない発注書・請求書システム
システムの中に業者ごとの定型の発注書・請求書があるのですぐに作成できます。
※画像は実際のシステムの画面になります。
黄色の箇所が未入力だと書類の作成中に未入力の項目があれば注意喚起のアラームが赤字で表示され入力ミスを防ぐことができます。
また赤色の箇所のようによく使う定型項目を登録する便利な機能もあります。
画像を挿入した書類もすぐに作成できます。
見やすい入金管理
部署の担当別にリスト化することができるので
全体の入金表から担当別、入金・滞納・未請求の状態などがすぐに確認できます。
すぐに反映される施工管理
進捗状況を見積・発注・請求ごとに管理することができ、
担当部署に聞かなくても施工の状況がすぐにわかります。
データをすぐに反映することができるので見積書などを工程表に
簡単に反映することができます。
欲しい時にすぐ作成！掲示物作成機能
現場によっては、掲示物が必要になることもあります。
その時にすぐに作成し保管もできれば必要な時に待たずに作成することができ
現場もスムーズに進むことができます。
【導入後の効果】大幅な作業時間の削減×売上UPに成功！
今回エクセルでの管理からシステムを導入したことによって
・データが重くて大変だった資料作成の時間が削減
・システムに案件データを集約し顧客対応や請求作業も正確に簡単に
・未入力アラートなどがあるので事務作業の入力ミス軽減
「すぐ見つかる・すぐできる・ミスをしない」を実現することができました。
事務作業の効率がUPしたことで
残業時間の削減などにつながり、さらに前年より多く案件を受けることができ、
売り上げにも繋がりました。
工務店・建設業の業務改善には「 FAST 」がおすすめ
業務に合ったシステムを一から作るには知識も時間も必要だと思っていませんか？
すまいる顔の「FAST」なら現場に合わせたシステムをすぐに導入できます。
過去の様々な導入実績を元に開発したシステムから業務に
必要な分だけ選ぶことができます。
また、導入後も専任SEがサポートしますのでご安心ください。
一から開発ではないのですぐに始められます。
FASTについてはこちら
まとめ
エクセルは誰でもすぐに作業できるので簡単に情報を管理できます。
しかし、A工務店様のように案件ごとに大量のファイル・データなどの情報を管理するには、
正確性や効率性に限界があります。
今回、A工務店様はシステム導入の結果、
すぐに対応できることが増え、業務の効率が上がり、さらに売上げアップにも貢献することができました！
限りある納期の中、日々の業務に終われ業務の効率の悪さを感じながらも、
エクセルで管理されている方もまだまだ多いのも事実です。
しかし、データが重くなりエラーになるなど情報損失のリスクもあります。
「エクセルが重くて動かない」
「見積書や請求書がすぐに見つからない」
「情報共有ができていない」
といったお悩みをお持ちなら、
一度、社内の情報管理を見直してはいかがでしょうか。
その際はぜひ工務店へのシステム導入の経験があるすまいる顔にご相談ください。
