アルバイトの有給付与計算システムをつくりました!

大反響を頂いているアルバイトの有給付与計算ExcelシートをFileMakerでシステム化しました! 入社日・所定労働日数・労働日数の実績を入力するだけで、簡単にアルバイトの有給付与の計算をすることができます!

サンプルのシステムをプレゼントします!

ご希望の方へ今回開発した有給付与計算システムを
無償で提供いたします。
ブログをご確認いただき
気になる方はお気軽にお問い合わせください。

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大反響のExcelシートをFileMakerでシステム化しました!

以前、当ブログで
アルバイトの有給付与の計算方法及び
専用のExcelシートをご紹介した際
大変ありがたいことに多くのお客様に
お問合せをいただきました。

ブログはこちら→【Excelシート配布中】アルバイトの有給付与計算について

そこで、もっと使いやすいシステムにできないかと
内容のブラッシュアップを行い、
FileMakerでシステム化をしました。

その内容をご紹介いたします。

バージョンアップしたポイント

Excelからバージョンアップしたポイントは
以下の3つです。

1.全社員の有給取得状況が1画面で確認できる
2.入社日があれば有給付与期間が自動で計算される
3.有給取得義務化(年5日)の促進機能追加

Excelシートとの違いと合わせて紹介いたします。

1.全社員の有給取得状況が1画面で確認できる

Excelの有給管理表はあくまで ”社員毎” としていたため、
社員の人数分、シートを作成する必要がありました。

そのため、社員が多い会社の場合、
確認したい社員のシートを探すのに
少し時間がかかるのではないかという意見が出ました。

そこで、FileMakerでは新たに
会社全体の有給管理表を作成し、
以下の2つが実現できるようにブラッシュアップを行いました。

・全社員の有給取得状況が1画面で確認できる
・社員毎の詳細情報にもすぐアクセスできる

↓FileMakerの画面

2.入社日があれば有給付与期間が自動で計算される

Excelでは入社日からの経過月数を一旦手入力としており
それに基づいて有給付与日が確認できるようにしておりました。

FileMakerでは、手入力せず
ボタンを1クリックするだけで
有給付与期間が表示されるようにしました。

3.有給取得義務化(年5日)の促進機能追加

年間10日以上の有給休暇が付与されている社員は
年5日の有給取得義務の対象となります。

アルバイトやパートの方でも
週30時間以上勤務されている方や
勤続年数が長い方は10日以上付与される場合がありますので
5日取得の義務に該当します。

対象の社員がきちんと5日取得できていないと
会社に対して罰則が科されることがありますので
新たに有給取得の促進機能を設置しました。

↓5日取得対象者及び取得状況の一覧表示

↓メール配信機能

準備する情報

社員の以下の情報があれば
当システムで有給付与の計算をすることができます。

①入社日
②所定労働日数・時間
③前年度の労働日数実績

※一般的な有給規定は事前にシステムに登録をしております。

使い方

当システムの使い方を以下の手順に沿ってご紹介します。

1.社員を登録する
2.有給付与期間を登録する
3.有給取得日を登録する
4.その他機能

1.社員を登録する

左のメニューより「社員」をクリックします。
画面が開いたら「新規」ボタンをクリックします。

ボタンをクリックすると社員詳細画面に切り替わりますので
当画面で詳細情報を入力していきます。

水色の項目は有給付与の計算の際に
必須となる項目ですので必ず入力をお願いします。

所定労働日数や所定労働時間は
雇用契約書に記載されている情報をもとに入力を行います。
ここでは週3日5時間勤務の方を想定して入力を行います。

以上で登録は完了となります。

2.有給付与期間を登録する

先ほど登録した藤村さんの有給付与期間を登録していきたいと思います。
メニューより「有給管理」をクリックします。

有給管理の画面では全社員の有給取得状況を
一覧で確認することができます。

入社から6ヶ月経過している方、
当期有給付与日から10ヶ月経過している方については
有給付与期間の新規登録が必要なため、
背景がピンク色になっています。

藤村さんのレコードの「有給管理詳細」をクリックします。
当ページでは社員毎の有給付与期間、有給取得履歴を確認することができます。

有給付与期間の時計マークのボタンをクリックして
藤村さんの有給付与期間を登録します。

時計マークのボタンをクリックすると
入社日に基づいて有給付与期間が登録されます。

次に前年度の年間労働日数(水色の項目)を入力します。
初年度は6ヶ月間の労働日数を入力いただければ
自動で2倍された数字をもとに計算されるようになっています。

入力が完了すると週の労働日数や
比例付与の条件の判定がされ、
判定結果に基づいて付与日数が表示されます。

3.有給取得日を登録する

次に有給取得日を登録していきたいと思います。
先ほどの有給管理画面に戻り、
右上の「有給登録」をクリックします。

クリックすると有給登録の画面が開きます。
社員から有給取得の申請があった際、当画面で登録を行います。

右上の「新規」ボタンをクリックすると
新規にレコードが作成されますので
有給取得日と社員を入力していきます。

今登録した有給データが
藤村さんの有給管理画面に反映されているか
念の為確認します。

藤村さんの有給管理詳細画面を開きます。

有給取得履歴、消化数ともに
1日分反映されていることを
確認することができました。

4.その他機能

冒頭でも簡単に紹介した
有給取得義務化(年5日)の促進機能を紹介します。

年間10日以上の有給休暇が付与されている方については
有給管理詳細画面にメール配信ボタンが表示されますので
こちらからメールを配信します。

ボタンをクリックするとPC内のメールソフトが起動し、
以下の文章が記載されたメールの送信画面が表示されます。

こちらのメールを配信することで
社員へ有給取得の促しをすることができます。

以上が当システムの機能になります。

まとめ

今回は勤怠管理を別で行っている前提で
システムの開発をしましたが、
以下のような機能と連動させるとさらに有効に使えます。

・タイムカード
・給与計算
・会計ソフト
・シフト

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各種機能との連動を希望の方に
無償で今回のシステムを提供いたします。
気になる方はお気軽にお問い合わせください

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担当者

miku

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