どのような業界であっても、業務を効率化することは重要な課題です。
しかし、効率化を目指すなら、
業務の3M「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて、削減しなくてはなりません。
無理な部分や無駄な部分があれば、減らすのは当然のことですよね。
とはいえ、簡単にみつけられないからこそ、無理な部分や無駄な部分があるわけで、
見つけられずに改革を断念した、という会社もあるのではないでしょうか。
本記事では、業務の3M「ムリ・ムダ・ムラ」が発生する原因や、
適切な対処ができないと発生する問題などを詳しく解説します。
3M削減の効果や事例についても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
業務の3M「ムリ・ムダ・ムラ」とは？
業務の3M「ムリ・ムダ・ムラ」とは、
社員や設備に対して能力以上の過剰な負担をかけている（ムリ）
能力以下の仕事しかさせていない（ムダ）
作業や成果にばらつきがあり、ムリとムダの両方が発生している（ムラ）状態のことです。
これらのムリ・ムダ・ムラをなくすことで、業務を効率化し、生産効率の向上を図れます。
3Mが発生する4つの原因
3Mが発生するのには、必ず原因があります。
考えられる原因を以下に上げているので、
自社に当てはまっていないかどうかをチェックしてみてください。
- 生産計画が不適切
- 個人の能力を活かしきれない人員配置
- 過剰生産になっている
- 不要な業務
製造現場において、3Mが発生する原因として考えられるのは、
生産計画が適切でなく、人員の配置がうまくできていないという点です。
達成できない計画を立ててしまうと、従業員に大きな負担がかかります。
また、従業員の能力をうまく活かせない人員配置も、ムダといえるでしょう。
そのほか、過剰生産になってしまうのも、3Mが発生しているということです。
顧客のニーズをうまくつかめずに生産量をムリに増やすことで、
従業員の負荷（ムリ）も増えてしまいます。
それどころか、在庫が余ってしまい、
保管する場所が余分に必要となってしまうのもムダといえるでしょう。
また、特に注意したいのは、不要な業務です。
もちろん不要な業務などない、と感じるかもしれませんが、
必要のない会議や、長すぎる朝礼、自動化できるバックオフィス業務など、
心当たりはないでしょうか。
習慣だから、と無意識に行っている業務の中には、
必要のないものも含まれているかもしれません。
3Mを続けると発生する問題
3Mを続けていると、従業員のモチベーションが下がってしまう恐れがあります。
とくに能力以上の業務を課せられてしまうと、いくらやっても業務が追い付かず、
やる気がなくなってしまうでしょう。
従業員のやる気がなくなってしまうと、業務効率や生産効率が落ちてしまい、
より業務が回らなくなってしまうことも考えられます。
そうなってくると、生産性を上げるために稼働時間が増えるなど、
より従業員のモチベーションを下げてしまうことになり、悪循環といえるでしょう。
余分に機械を稼働させたり残業が増えたりすることで、コストも必要以上にかかってしまいます。
3Mを放置していると、さまざまな問題が発生するので、早めに解消する必要があります。
3Mを削減する方法・改善策
3Mは、早目に改善しなくてはならないとはいっても、
その方法がわからないという人もいるのではないでしょうか。
3Mを削減するためには、細かく業務フローを洗い出す必要があります。
現在どのような手順で、どのような業務を行っているのかを細かく抽出することで、
ムダがあるかどうかを把握できるでしょう。
業務を可視化できれば、従業員の配置やリソースに問題があった場合に発見でき、
人員を増やす・偏った仕事をムリなく割り振りしなおすなどの改善策を実行できます。
また、ITツールを活用することで、
手作業での計算業務や、紙に書いて報告している業務、
二度手間が発生している業務などが自動化され、ムダをなくせます。
そのほか、効率的な業務フローを作成し、研修などを行うことによって、
見て覚える、きちんと説明がされないまま仕事をしているなどといったことをなくし、
品質にムラが出ないようにできるのも重要です。
従業員を教育することによって、品質を一定に保てます。
また、マニュアルがない場合にはマニュアルを作成するのもよいでしょう。
ノウハウをしっかりと明文化して誰でもわかるようにしておけば、
優先順位を決めて必要な作業をこなせるようになります。
3M削減の効果・事例
3Mを削減することで、業務の効率化が図れるようになり、生産効率をアップできる効果が見込めます。
また、ムリな仕事量がなくなり、残業を減らせることから、
従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。
残業がなくなるということは、当然コストの削減にも繋がります。
ITツールなどを活用すると、紙での印刷も少なくなり、紙代や印刷代などの削減にもつながります。
従業員や予算に余裕が生まれることで、新たな事業に着手したり、
商品開発を進めたりといった、事業展開や拡大に繋がる業務に注力できるようになるのも
大きな効果といえます。
もちろん、設備を新しくしてより生産効率を高めることもできるようになるでしょう。
3Mを削減すると、多くの効果が得られ、会社をより飛躍させられます。
ここでは、3M削減に成功した事例について紹介します。
3M削減事例
3Mの削減事例としてよく取り上げられるのは、トヨタの事例です。
日本の製造業の中でもトヨタはとくに「ムダの削減」を徹底的に行っていることで有名だからです。
トヨタは、製造過程にあるムダを全て見つけ出して削減し、業務効率化を成功させました。
製造に関する業務を細かく見直してみると、二度手間になっている部分もあるでしょう。
トヨタはそういった点を見つけ出し、徹底的に改善することによって3Mを削減しています。
そのほかにも、ITツールを活用することで業務を自動化し、
生産効率をアップさせた事例などもあります。
製造業において、従業員の負担が過剰になってしまうとミスが増え、
ミスや不良品が増えてしまう危険があります。
そのようなことにならないためにも、成功事例のように3M削減が重要です。
3M削減にオススメのITツール
業務の3Mの削減には、ITツールをうまく活用しましょう。
また、ITツールは直感的に操作できるシステムがおすすめです。
情報をわかりやすく整理でき、一元管理できるツールを選ぶようにしましょう。
「FAST（ファスト）」
FAST（ファスト）は、
・受発注管理
・販売管理
・顧客管理
・案件管理
・生産管理
など、会社に関わる業務全般を一元管理することができる総合経営管理システムです。
セミオーダー式なので、特殊な業務フローでも柔軟にカスタマイズが可能で、
自社に本当に必要な機能だけを追加することができるため、
シンプルで無駄がない自社専用システムの構築ができます。
このようなITツールを活用することで、
・バックオフィス業務の時間短縮
・業務の二度手間やミスを削減
・リアルタイムな情報共有
・社員の負担軽減
が可能なため、新人教育やマニュアル化の余裕ができることで、
属人化の解消・予防をすることが可能です。
FASTについて、下記の記事で詳しく紹介をしています。
また、FASTは3ヶ月カスタマイズし放題なことが大きな特徴です。
実際にシステムを使用してみた後に、
修正や変更を加えて調整し、
より自社に適したシステムへと磨き上げることができます。
まとめ
製造業において、3Mがあると生産効率が落ち、不良品などが増えてしまうリスクがあります。
また、社員のモチベーションも落ち込んでしまい、よりミスが増える可能性があるでしょう。
そのようなことにならないためにも、
業務フローをマニュアル化し、3Mを抽出して改善できるように努めることが重要です。
3Mを削減できれば、従業員の負担を減らせるだけでなく、
従業員に余裕ができることによって業務の拡大もできるようになるでしょう。
また、残業などの余分な時間とコストを減らせるうえに生産効率を向上させられるようになるため、
ぜひ業務のムダ、ムリ、ムラをなくすようにしましょう。
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