それって脱Excelすべきでは? ⑥紙やExcelで行う設備点検を効率化したい ~Excelの問題点と解決策を提示~

表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、企業や業務でExcelを使用していると意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか?そこで今回は “それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して、企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。

はじめに

表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、
企業や業務でExcelを使用していると
意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか?

そこで今回は “それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。

また当社がなぜそのような内容を書くかというと
当社のコンセプトは、
ITシステムを使って、合理的な経営を実現するサービスを提供すること
脱Excelをすることは当社のコンセプトと一致するからです。

またExcelの問題を解決する方法のひとつとして、
FileMakerで業務管理システムを作成する方法があります。

当社ではFileMakerの開発経験が豊富ですので、
どのように解決できるかをご紹介します。

今回のケース

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今回は消防設備の点検を行う企業の事例です。

この企業では依頼のあった企業に訪問し、
消防機器の管理や動作が正しいかの「現地試験調整」を承っています。

試験結果は、財団が指定するシートを印刷したものに
現地の作業員が手書きで書き込み、
書き込んだ内容は、翌日社内の事務員がExcelに入力します。

実際に発行している資料がこちらです

実際には依頼先企業の所有する設備によって
もっと多くの点検書類を発行することになります。

しかし発行点数が多いゆえに、この設備点検企業は
入力ミスや入力漏れがあったり、情報共有がうまくいかないなどの悩みを抱えていました。

また現地の写真を撮影し、それを添付する際には
カメラで撮影したものを帰社後にPCに取り込むため
かなりの労力がかかっていました。

今回のケースから分かること

今回の企業のように
紙で発行した書類に手書きで記入し、
それをExcelに転記している運用を行っている企業はありませんか?

このような運用を行っていると
①あとで入力する時間的コストが発生する
②入力箇所が多いとミスが起きやすい
③情報共有がうまくいかない
などのデメリットが発生してしまいます。

ではこのデメリットを解消するにはどうすればいいでしょうか。

解決策

この2つの問題を解決するにはどうすれば良いでしょうか?

1つ目の問題である
①あとで入力する時間的コストが発生する、という問題に対しては
現場でも簡単に入力できる環境を整え、
手書きからPCへ転記する2段階の作業をすることをやめることを勧めます。

2つ目の問題である
入力箇所が多いとミスが起きやすい、という問題に対しては
常用表現などは選択肢を設けたり、
入力箇所を目立たせることで入力漏れを防ぐことを勧めます。

3つ目の問題である
③情報共有がうまくいかない、という問題に対しては
クラウド保存で情報を管理し、
複数の端末で閲覧しても、常に最新の情報を閲覧できる状態にすることを勧めます。

これらすべての問題をFileMakerで解決することが可能です。

なぜならFileMakerでは
・スマホ/タブレットに対応しており、現場でも簡単に操作ができる
・未入力箇所を目立たせたり、
 常用表現を登録することで選択肢から選択するだけで対応ができるようになる
・情報を自動でクラウド保存するので、
 現場で入力した情報をすぐに社内の人も確認することができる
からです。

またFileMaker
入力する画面と、フォーマットを設定する画面が別になっていて
Excelと同等の知識で開発が可能なので
点検項目が新しくなった際にも、社内で簡単に編集することが可能です。

ぜひこれをお読みの皆さんは、
手書きか入力の二度手間を踏まず、営業の時間効率を上げていきましょう。

FileMaker開発や、脱Excelをお考えの方はお気軽にお問合せ下さい。

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また当ブログでは、“それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示しています。

関連ブログはこちらから参照してください。

①”作成者が退職してしまいメンテナンスができなくなった「野良Excel」がある

②”テレワークでは社内の共有サーバーが快適に使えずExcelが使いにくい

③方眼紙のようなExcelを使っている

④Excelでの管理業務。ファイルが重くてもう限界

⑤Excel頼みの人事評価システムに限界がある

⑥紙やExcelで行う設備点検を効率化したい

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