それって脱Excelすべきでは?⑤Excel頼みの人事評価システムに限界がある ~Excelの問題点と解決策を提示~

表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、企業や業務でExcelを使用していると意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか?そこで今回は “それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して、企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。

はじめに

表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、
企業や業務でExcelを使用していると
意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか?

そこで、今回は “それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。

また、当社がなぜそのような内容を書くかというと
当社のコンセプトは、
ITシステムを使って、合理的な経営を実現するサービスを提供すること
脱Excelをすることは当社のコンセプトと一致するからです。

Excelの問題を解決する方法のひとつとして、
FileMakerで業務管理システムを作成する方法があります。

当社では、FileMakerの開発経験が豊富ですので、
どのように解決できるかをご紹介します。

今回のケース

最初に、
今回のケースにいて詳細を記述します。

今回は従業員13名(社長1名+社員2名+契約社員11名)のエステ店の事例です。

この企業では人事評価を年2回行っており、
契約社員の評価は社長と、該当リーダーである社員1名による
2段階での評価を行っていました。

実際にいただいた人事評価用のExcelがこちらです。

しかし、この企業が発展し、
従業員が増えるにつれ、人事評価に関する様々な問題が発生しました。

ある年には、正規版とコピー版が混在し
古い情報と新しい情報が混ざってしまったそうです。

また
ある年には同時編集が行えない為、
評価を行う社員それぞれに個別の期限を設けたものの
期限が短く、かなりの負担を強いてしまったそうです。

また
企業が発展し、従業員が増えるにつれ評価を行うことに精一杯で
全体の統計や、企業としての問題点の分析などを行う余裕がなくなったそうです。

上記の問題点から、
年2回の人事評価は評価する社員っての負担が重く
この企業では人事評価を行う期間は社員の長時間労働や、
自宅への仕事の持ち帰りが問題になっています。

今回のケースから分かること

今回のケースのように
Excelでの人事評価を行っていて
作業的にも、時間的にも、限界を感じている方はいらっしゃいませんか。

人事評価を適切に行うことは企業にとって大きなメリットになります。

人事考課で使用する一般的なツールはExcelですが、
このExcelの使用で業務が煩雑になってしまい、様々な問題点が発生します。

今回のケースの問題点を整理すると、下記の3つが挙げられます。

①正規版/コピー版などバージョンの異なるファイルが出回った
②同時編集が行えず、時間的制約が大きい
③評価を行うのが精一杯で、詳細の分析等が行えていない

解決策

この2つの問題を解決するにはどうすれば良いでしょうか?

1つ目の問題である、
①正規版/コピー版などバージョンの異なるファイルが出回った、という問題に対しては
バージョン管理は管理者のみ行い、簡単にコピー版が作成できないようにすることを勧めます。

2つ目の問題である
②同時編集が行えず、時間的制約が大きい、という問題に対しては
同時編集が可能なクラウド対応のシステムを導入することを勧めます。

3つ目の問題である
③評価を行うのが精一杯で、詳細の分析等が行えていない、という問題に対しては
評価を行うだけで自動で統計を算出するシステムを導入することを勧めます。

これらすべての問題をFileMakerで解決することが可能です。

なぜなら、FileMakerでは
・権限を複数設定することができ、管理者がバージョンを管理することができる
・データはクラウド上に自動保存されるので、同時に複数人が操作しても支障がない
・Excelのように関数を設定することができ、会社全体の統計を出すことが容易
だからです。

また、本来、
人事評価は企業にとってとても重要な項目です。

当社では、
会社は、社員への指示や考えを分かりやすく伝えるにはどうすればいいかのか、
社員の方は、正しく考え行動できているかを簡単に確認するにはどうすればいいのか、
この2つが職能考課システムの課題であると考え、
職能考課システムを独自開発しました。

あなたのビジネスを一気に加速させる革命を、当社の職能考課システムが叶えます。

職能考課システムについては下記をご覧ください。

https://smilekao.com/syokunou

また独自に人事評価システムの開発や、脱Excelをお考えの方はお気軽にお問合せ下さい。

お問い合わせ

また、
当ブログでは、“それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示しています。

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②”テレワークでは社内の共有サーバーが快適に使えずExcelが使いにくい

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