それって脱Excelすべきでは? ②テレワークでは社内の共有サーバーが快適に使えずExcelが使いにくい ~Excelの問題点と解決策を提示~

表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、企業や業務でExcelを使用していると意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか?そこで今回は “それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して、企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。

はじめに

表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、
企業や業務でExcelを使用していると
意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか?

そこで今回は “それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。

また当社がなぜそのような内容を書くかというと
当社のコンセプトは、
ITシステムを使って、合理的な経営を実現するサービスを提供すること
脱Excelをすることは当社のコンセプトと一致するからです。

またExcelの問題を解決する方法のひとつとして、
キントーンを導入する方法と、FileMakerで業務管理システムを作成する方法があります。

当社ではどちらも対応が可能ですので、
その2つを使用してどのように解決できるかを紹介します。

今回のケース

ブライダル業界での事例です。

この会社は資本金5億8,600万円、社長を含む従業員は838名で、
結婚式や冠婚葬祭など、人生の節目となる日をサポートする事業展開を行っていました。

この会社は関西に本社を置き、
関東・東海・関西・中国地方など、本州地域をメインとした支店展開を行っています。

1930年に婚礼用品を扱う商店を開業したことから歴史は始まり、
自社で結婚式会場を作ったところからブライダル業界に本格参入ました。

「顧客の家族になったつもりで、顧客のライフイベントをデザインする」とビジョンを掲げ
親身な顧客対応と、手厚いフォローが好評をいただいていました。

この会社では従来より、社内の共有サーバーを使って、
受注情報や予約情報、各種書類発行など、
ほとんどすべての情報を共有フォルダで管理していました。

社内の共有サーバーは支店からのアクセスを基本としていましたが
部長クラスの人材は全国を移動することが多く
幹部職員にはVPN1を用いて、
社外からも社内サーバーにアクセスできるようにしていました。

しかし2020年の新型コロナウイルスまん延以降、
社内の働き方も、顧客との接し方も大きく変わることになります。

ここでは一例として、このグループのブライダル会場での業務変化を紹介します。

顧客と対面での打ち合わせをすることができななったことが
この企業に大きな打撃を与えました。

今までは、定期的に無料のブライダルフェアを開催し
そこに参加した顧客に対しアンケートを依頼し
アンケート内容に基づいて、ブライラルプランを提案していました。

また受注に至らなかった顧客に対しても
料理だけを比較するイベントや、ドレスの試着イベントなど
ブライダルに関わる内容の個別のイベントを開催し
顧客接点を増やすことで売上を立てていました。

またアンケートや、イベントで得た顧客情報は
すべて顧客管理用のExcelシートで管理していました。

顧客ごとにファイルを生成し、
それを各拠点のフォルダに保存しています。

また顧客ごとの進捗状況を把握するため
営業管理用のExcelシートも別途運用されていました。

そのシートには
 ・顧客名
 ・案件発生日
 ・次回予約
 ・受注確度
などが入力されています。

管理職員は、
その営業管理用のExcelシートに入力された内容を基に
売上計画を立てていました。

しかし、新型コロナウイルスまん延以降はイベントを行うことが難しくなり
感染を防ぐために社員を在宅勤務させるほかなくなりました。

突然、在宅勤務に切り替えることになったので
今まで幹部職員のみ与えていたVPN環境を、
パソコン業務に関わるすべての社員に付与することにしました。

特にブライダルプランナーは対応に追われ、
すでに予約済みであった顧客にも中止や延期の案内を行っていました。

親身な顧客対応と手厚いサポートを売りにしているこの会社は
顔の見えない電話で打合せをするのではなく、
テレビ会議システムzoomを使って打ち合わせをすることにしました。

打ち合わせの際、ブライダルプランナーは
zoomを開きながら社内の共有フォルダに保存している顧客情報のExcelを開きます。

しかしここで問題が起きます。

通信環境は、各ブライダルプランナーの自宅の通信環境を利用しているため
環境の整っていない社員の中には
zoomが固まってしまって、うまく打ち合わせができないケースが多発したのです。

社内のシステム部が原因を探ったところ
社内の共有フォルダとzoomを同時に接続したときにトラブルは起きていると分かり
スムーズな顧客対応のため、
共有フォルダのデータを、予めPCにダウンロードして使うことになりました。

顧客情報のExcelシートは使用する社員が限られているため
データをダウンロードすればトラブルを減らすことができましたが
複数人が扱う営業管理用のExcelシートは、また別の問題が発生しました。

それは、数人が同時に同じファイルに接続することで
入力途中にExcelが固まってしまう事態がおきました。

営業資料の入力の期限が迫ってくると
アクセスが集中して、Excelが固まり、入力期限に間に合わないものも出てきました。

また、Aさんが上書き保存したはずのものが、
同時に接続していたBさんによって書き換えられてしまったりしました。

多発するトラブルと、長期化する在宅勤務の現状を踏まえ、
トラブルの相談窓口になっているシステム担当者は、
頭を悩ませていました。

特に、従来のVPNを用いたファイルサーバ運用に課題感を感じていたのです。

これを機にこの会社のシステム部は
VPNに依存しないクラウドストレージや、その他のツールの導入を検討しています。

問題点と理想の作業状況

今回のケースを踏まえ、
この企業のかかえる問題点を整理し、
どのような状態であれば理想の作業状況になるのかを考察してみます。

まず、

  • 社内の共有フォルダとzoomを同時に接続したときにトラブルは起きている
  • スムーズな顧客対応のため、共有フォルダのデータを、予めPCにダウンロードして使うことになった

という状況を踏まえ
共有フォルダとzoomを同時に接続するとトラブルが起きやすく、
共有フォルダのデータを予めダウンロードしないと快適に打ち合わせができない事が分かります。

これをこの企業の問題点①とし
「必要な時にzoomを接続しながら共有フォルダを操作できる」
ことを理想の作業状況①とします。

また、

  • 数人が同時に同じファイルに接続することで入力途中にExcelが固まってしまう
  • 営業資料の入力の期限が迫ってくるとアクセスが集中して、Excelが固まり、入力期限に間に合わない
  • Aさんが上書き保存したはずのものが、同時に接続していたBさんによって書き換えられてしまった

との状況を踏まえ
複数人が同時に同じファイルを操作するとトラブルが起きることが分かります。

これを問題②とし
「営業資料など複数人が扱うファイルは、同時に複数人が操作できること」
ことを理想の作業状況②とします。

この企業の問題点と、理想の作業状況を整理すると以下のようになります。

   この企業の抱える問題点と、理想の作業状況
    問題点①
    共有フォルダとzoomを同時に接続するとトラブルが起きやすく、
    共有フォルダのデータを予めダウンロードしないと快適に打ち合わせができない
     ➡︎理想の作業状況①
      必要な時にzoomを接続しながら共有フォルダを操作できる

    問題点②複数人が同時に同じファイルを操作するとトラブルが起きる
     ➡︎理想の作業状況②
      営業資料など複数人が扱うファイルは、同時に複数人が操作できる

理想の作業状況を実現するための課題

上記で整理した理想の作業状況を実現するには、
どのような課題があるかを考察します。

まず、
理想の作業状況①必要な時にzoomを接続しながら共有フォルダを操作できる
状態を実現するには
比較的PCへの負荷が高いzoomと同時接続しても問題がないように
共有フォルダのアクセスを軽くする必要があります。

また
理想の作業状況②営業資料など複数人が扱うファイルは、同時に複数人が操作できる
状態を実現するには
複数人が扱うファイルは、複数人が操作をする前提でシステム設計をする必要があります。

まとめると、
理想の作業状況を実現するための課題は下記の通り設定されます。

   理想の作業状況を実現するための課題 
    理想①必要な時にzoomを接続しながら共有フォルダを操作できる
     課題➡共有フォルダのアクセスを軽くする
    理想②営業資料など複数人が扱うファイルは、同時に複数人が操作できる
     課題➡複数人が扱うファイルは、複数人が操作をする前提でシステム設計をする

解決方法

これまでの考察で整理した理想の作業状況と、
それを理想の作業状況を実現するための課題を解決するにはどうすればいいでしょうか?

本ブログでは、2つの具体的な解決方法を紹介します。

1つ目は、キントーンを使って解決する方法
2つ目は、FileMakerを使って解決する方法

それぞれで
 ①理想の作業状況を実現するための課題
 ②メリット
 ③デメリット
 ④商品詳細
について解説します。

キントーン

1つ目はキントーンを導入し、クラウド上でデータ管理を行う方法です。

理想の作業状況を実現する方法

まず、キントーンを使用してどのように
理想の作業状況を実現できるのかをご紹介します。

   理想の作業状況を実現するための課題 
  
  理想①必要な時にzoomを接続しながら共有フォルダを操作できる
     課題➡共有フォルダのアクセスを軽くする

という課題に対し、キントーンならクラウド型データベースなので、
共有サーバーにアクセスしても重くなることはありません。

データの量に関わらず、いつでも仕事がスムーズに進みます

またVPN環境に頼らずに社内外からアクセスすることが可能なので
急なリモートワークにも簡単に対応ができます。

スマホでもタブレットでもノートパソコンでも操作が可能なので、
外出先からでも申請書を確認できます。

忙しい管理職の方も、移動中に少しでも仕事を済ませることで、仕事の効率化を促進します。

   理想の作業状況を実現するための課題 
   
 理想②営業資料など複数人が扱うファイルは、同時に複数人が操作できること
     課題➡複数人が扱うファイルは、複数人が操作をする前提でシステム設計をする

という課題に対し、キントーンなら
サイボウズ社の管理するクラウド型のデータベースなので、
複数人が同時に同じ資料を開いても動作が重くなることはありません。

さらに、
登録された情報から自動でグラフを生成させることも可能です。

Excel等でよく使う集計条件を保存しておくと、
いつでも同じ条件指定のグラフが確認でき
Excel等で資料を作成する時間を削減できます。

メリット

キントーンを使用するメリットは
クラウド型データベースを導入することで、
自社の業務全般をクラウド管理に移行することができ
DX化2が進む第一歩になるかもしれないことです。

今回のケースで使用しているVPNサーバー代も削減できます。

デメリット

キントーンを使用するデメリットは
使用する機能によっては、初期費用や月額費用が高額になることと
細かなカスタマイズは難しいケースもあることです。

商品詳細

キントーンには様々な機能がありますが、
ここでは書類管理のための機能を紹介します。

キントーンを導入すれば、あちこちに散らばるファイルを
クラウド上で一元管理することが可能です。

キントーンで管理する情報は
下の図のように、一つ一つのファイルに対して、
 ・担当者
 ・更新日
 ・利用ルール
などの関連情報を合わせて管理できます。

管理項目は運用に合わせて編集可能です。

また、
 ・いつ
 ・誰が
 ・どこを
 ・どのように
変更したか分かるように、
データ編集の変更履歴を残すことができます。

あやまってデータを上書き更新してしまった場合も、変更前の状態に戻すことができます。

今回のケースのように全国に拠点をもつ企業の場合、
クラウド上でチームを立ち上げ、簡単にメンバー同士のコミュニケーションを取ることも可能です。

プロジェクトやタスクを進行するために
チームメンバーとのコミュニケーションができる「スペース(場)」を用意しています。

関係者のみがアクセスできる「スペース(場)」の中で、
セキュアにファイル共有やコミュニケーションができるので
情報共有もスムーズに行うことができます。

FileMaker

2つ目は、FileMakerに共有サーバー機能を移行する方法です。

理想の作業状況を実現する方法

まず、FileMakerを使用してどのように
理想の作業状況を実現する方法を紹介します。

   理想の作業状況を実現するための課題 
  
  
理想①必要な時にzoomを接続しながら共有フォルダを操作できる
     課題➡共有フォルダのアクセスを軽くする

という課題に対し、FileMakerなら、
クラウド上でファイル管理を行うので、
社内外から共有フォルダにアクセスしても動作が重くなることはありません。

またPC/スマホ/タブレットからアクセスができるので
急なリモートワークや出張にも簡単に対応することが可能です。

   理想の作業状況を実現するための課題 
   
 
理想②営業資料など複数人が扱うファイルは、同時に複数人が操作できる
     課題➡複数人が扱うファイルは、複数人が操作をする前提でシステム設計をする

という課題に対し、FileMakerなら、
1つのタブの入力が終わるごとに自動で保存されるので
複数人が同時に操作をしても、データに支障が出にくくなります。

また、キントーンと同じく
よく使うグラフや数値は自動でデータ生成されるように設計できるので
データ作成にかかる時間を削減することが可能です。

メリット

FileMakerで作成するメリットは、
自社に必要な機能だけを自由に設計でき、
自社特有の対応や仕様にも対応できるところです。

オリジナルで開発するので、
キントーンよりも、より自社に合わせた設計が可能です。

デメリット

FileMakerで作成するデメリットは、
仕様を1から作成する必要があり、
構成や設計に時間がかかることです

商品詳細

上述デメリットの項目でFileMakerのデメリットは、
構成や設計に時間がかかることとお伝えしました。

しかし当社は、
FileMakerテンプレートシステム「すまいるエイト」を開発し
データ管理や業務に必要なテンプレートシステムをすでに用意しています。

そのため、自社に合わせてカスタマイズするだけで済み
比較的短期間でシステムを導入することが可能です。

すまいるエイト」に用意されている機能は以下の通りです。

ここに用意されている機能以外にもオリジナルで開発することも可能です。

一例として、「すまいるエイト」の案件管理を紹介します。

案件管理システムでは、顧客・案件ごとの進捗を簡単に管理することが可能です。

このように一覧表示されるので、
進捗状況が分かりやすく、当月の受注見込みなどを簡単に把握することが可能です。

また、ここに表示させる項目などはカスタマイズ可能なので
自社に必要な要素を表示させることができます。

もちろんデータの絞り込みも簡単に行え
・部署
・担当者
・拠点
・時期
・内容
などに絞って管理することもできます。

まとめ

今回のケースでは、
テレワークでは社内の共有サーバーが快適に使えずExcelが使いにくい
という問題を提示しました。

そして、「テレワークでもスムーズに作業ができる」状況にするために
当ブログでは2つの解決策を提示しました。

1つ目は、キントーンで解決する方法。

2つ目は、FileMakerで解決する方法。

しかし、2つの方法それぞれに一長一短あるため、
利用する環境ごとに、どの方法を選択するべきかは状況が異なります。

当社では2つすべての方法で対応することができ
どのような解決が望ましいのか、
御社の現状を詳しく聞かせていただいて、
提案しますので、連絡ください。

お問い合わせ

また当ブログでは、“それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示しています。

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①”作成者が退職してしまいメンテナンスができなくなった「野良Excel」がある

②”テレワークでは社内の共有サーバーが快適に使えずExcelが使いにくい

③方眼紙のようなExcelを使っている

④Excelでの管理業務。ファイルが重くてもう限界

⑤Excel頼みの人事評価システムに限界がある

⑥紙やExcelで行う設備点検を効率化したい

⑦Saas管理をExcelで行っている

⑧Excelを使った見積書作成・管理の問題点

脚注

  1. VPNとは:インターネット上に仮想の専用線を設定し、特定の人のみが利用できる専用ネットワークのこと
  2. DXとは:Digital Transformationの略語。デジタル技術を用いることで、生活やビジネスが変容していくこと

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タグ: 脱Excel

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