それって脱Excelすべきでは?⑦Saas管理をExcelで行っている ~Excelの問題点と解決策を提示~

表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、企業や業務でExcelを使用していると意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか?そこで今回は “それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して、企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。

はじめに

表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、
企業や業務でExcelを使用していると
意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか?

そこで今回は “それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。

また当社がなぜそのような内容を書くかというと
当社のコンセプトは、
ITシステムを使って、合理的な経営を実現するサービスを提供すること
脱Excelをすることは当社のコンセプトと一致するからです。

またExcelの問題を解決する方法のひとつとして、
FileMakerで業務管理システムを作成する方法があります。

当社ではFileMakerの開発経験が豊富ですので、
どのように解決できるかをご紹介します。

今回のケース

食品工場の事例です。

この工場では、作業のIT化を進めており
①勤怠管理のために社員・アルバイト全員にIDの付与
②効率化のために必要なサブスクリプションの契約
を各部署にゆだね、運用していました。

①の勤怠管理のために社員・アルバイト全員にIDの付与では、
IDを管理しているExcelシートの管理が煩雑になっているのが問題視されていました。

実際に使用しているシートがこちらです。

しかし実際には異動や退職の情報を更新していないデータも多く
年度末のIDの棚卸には各部署で2~3週間の作業を要しているそうです。

また②の効率化のために必要なサブスクリプションの契約では
誰がどのSaaSを利用しているか、会社として正確に把握ができておらず
未利用サービスの発見・解約の忘れによるサービスの利用料を多く支払っていたことが
過去に何度もあったそうです。

理想の管理方法

ここで理想のSaas管理方法について考察を行います。

SaaS管理で考えられる理想の状態として、下記が挙げられます。

  ①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる
  ②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる
  ③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる

上記①~③がすべて満たされれば、
SaaS管理について不安や心配はなく、
快適に管理ができている状態と言えるのではないでしょうか。

また今回の食品工場の事例のように
IDの棚卸に時間や労力をかけることもなくなります。

理想と現状のギャップ

では理想と、今回のケースでは、どのようなギャップがあるでしょうか?

①~③のそれぞれについて考察します。

①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる について
今回の食品工場の事例では、
「未利用サービスの発見・解約の忘れによるサービスの利用料を多く支払っていたことが
過去に何度もあったそうです」との記述があったので
これは①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる状態ではありません。

つまり、理想の管理状況とのギャップが生じています。

②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる について
今回の食品工場の事例では、
「年度末のIDの棚卸には各部署で2~3週間の作業を要しているそうです」との記述があったので
これは②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる状態ではありません。

つまり、理想の管理状況とのギャップが生じています。

③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる について
今回の食品工場の事例では、
「誰がどのSaaSを利用しているか、会社として正確に把握ができておらず」との記述があったので
これは③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる状態ではありません。

つまり、理想の管理状況とのギャップが生じています。

これらの理想と現実のギャップを解決するには、どうすればいいでしょうか。

理想と現実のギャップを解決するための課題

これらの理想と現実のギャップを解決するには、
どのような課題があるかを考察します。

ここで改めて、理想の状態の条件を記述します。

  ①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる
  ②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる
  ③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる

社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる 状態を実現するためには
SaaSを一元管理し、簡単に一覧で確認できるようにする、という課題があります。

②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる 状態を実現するには
各SaaSごとのID等の情報と社員の情報を紐づけて管理できるようにする、という課題があります。

③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる 状態を実現するには
IDごとの利用状況を自動で取得できるようにする、という課題があります。

解決方法

上述の「理想と現実のギャップを解決するための課題」で挙げた
理想の状態と課題を整理し、下記に記述します。

  ①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる
   ➡SaaSを一元管理し、簡単に一覧で確認できるようにしなければならない
  ②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる
   ➡各SaaSごとのID等の情報と社員の情報を紐づけて管理しなければならない
  ③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる
   ➡IDごとの利用状況を自動で取得しなければならない

上記の課題を解決するには、複数の選択肢があります。

  ・エクセルでの解決策
  ・Webで解決する方法
  ・FileMakerで解決する方法

それぞれの方法についてメリット・デメリットを記述します。

SaaS管理の理想と現実のギャップを、Excelで解決する場合

Excelで管理する場合のメリットは、
無料で手軽に利用でき
使い慣れたソフトで社内で作成・管理が可能なことです。

社内で作成できるので、自社の特性に合わせて作成することができます。

Excelで管理する場合のデメリットは、
情報の自動更新が難しく、手動で更新を行うことのルール化が必要なことです。

更新漏れ等を防ぐために、ルールを設定し
登録時・月末・半期ごとなどに行うべき作業を明文化することが求められます。

SaaS管理の理想と現実のギャップを、WEBで解決する場合

WEBで管理する場合のメリットは
通信環境さえあればデータ共有がされ、データの管理がしやすい環境が整っていることです。

またAPI連携させて各SaaSの利用状況なども表示され、コスト削減にも貢献します。

WEBで管理する場合のデメリットは
費用がかかることと、細かな自社の特性に対応しきれないことです。

SaaS管理サービスは、標準的な機能を搭載しており
自社特有の細かな仕様変更を行うことができません。

またSaaS管理サービスの一例として、
マネーフォワードIT管理クラウドを紹介します。

マネーフォワードIT管理クラウドでは、
100以上のSaaSとの連携が可能となっており、多くの企業に利用されています。

またマネーフォワードIT管理クラウドはfreee会計・freee人事労務とAPI連携させることも可能です。

SaaS管理の理想と現実のギャップを、FileMakerで解決する場合

FileMakerで管理する場合のメリットは、
自社の特性に合わせたオリジナルソフトを、簡単に開発できることです。

API連携はもちろん、画面やグラフの配置を使いやすいように考案できるので
自社にぴったりのSaaS管理システムを実現することが可能です。

FileMakerで管理することのデメリットは、
自社の要望をまとめ、仕様を形にする工程から発生するので
システムの導入までに時間と費用がかかることです。

しかしFileMakerを扱う当社の場合、
超高速開発を導入しており、サービスインまでの期間を短縮することが可能です。

まとめ

今回のケースでは、
Saas管理をExcelに頼っていて、管理や更新が煩雑になっていることが分かりました。

この状態から脱却した理想の状態を、本ブログでは下記の通り記述しました。

  ①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる
  ②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる
  ③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる

そのためには、以下の課題があると記述しました。

  ➡SaaSを一元管理し、簡単に一覧で確認できるようにしなければならない
  ➡各SaaSごとのID等の情報と社員の情報を紐づけて管理しなければならない
  ➡IDごとの利用状況を自動で取得しなければならない

この課題を解決するには、以下の3つの方法があると記述しました。

  ・エクセルでの解決策
  ・Webで解決する方法
  ・FileMakerで解決する方法

本ブログでは、上記3つの方法のメリット・デメリットを紹介しました。

しかし、3つの方法それぞれに一長一短あるため、
利用する環境ごとに、どの方法を選択するべきかは状況が異なります。

当社では3つすべての方法で対応することができ
どのような解決が望ましいのか、
御社の現状を詳しく聞かせていただいて、
提案しますので、連絡ください。

お問い合わせ

また当ブログでは、“それって脱Excelすべきでは?” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示しています。

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タグ: 脱Excel

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