目次
はじめに
表計算ソフトとして大変有名で使いやすいExcelですが、
企業や業務でExcelを使用していると
意外と不便に感じることも多くあるのではないでしょうか？
そこで今回は “それって脱Excelすべきでは？” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示します。
また当社がなぜそのような内容を書くかというと
当社のコンセプトは、
ITシステムを使って、合理的な経営を実現するサービスを提供することで
脱Excelをすることは当社のコンセプトと一致するからです。
またExcelの問題を解決する方法のひとつとして、
Claris FileMakerで業務管理システムを作成する方法があります。
当社ではClaris FileMakerの開発経験が豊富ですので、
どのように解決できるかをご紹介します。
脱Excelやペーパーレス化に課題をお持ちの方は、まずは下記よりお気軽にご相談ください。
今回のケース
食品工場の事例です。
この工場では、作業のIT化を進めており
①勤怠管理のために社員・アルバイト全員にIDの付与
②効率化のために必要なサブスクリプションの契約
を各部署にゆだね、運用していました。
①の勤怠管理のために社員・アルバイト全員にIDの付与では、
IDを管理しているExcelシートの管理が煩雑になっているのが問題視されていました。
実際に使用しているシートがこちらです。
しかし実際には異動や退職の情報を更新していないデータも多く
年度末のIDの棚卸には各部署で2～3週間の作業を要しているそうです。
また②の効率化のために必要なサブスクリプションの契約では
誰がどのSaaSを利用しているか、会社として正確に把握ができておらず
未利用サービスの発見・解約の忘れによるサービスの利用料を多く支払っていたことが
過去に何度もあったそうです。
理想の管理方法
ここで理想のSaas管理方法について考察を行います。
SaaS管理で考えられる理想の状態として、下記が挙げられます。
①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる
②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる
③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる
上記①～③がすべて満たされれば、
SaaS管理について不安や心配はなく、
快適に管理ができている状態と言えるのではないでしょうか。
また今回の食品工場の事例のように
IDの棚卸に時間や労力をかけることもなくなります。
理想と現状のギャップ
では理想と、今回のケースでは、どのようなギャップがあるでしょうか？
①～③のそれぞれについて考察します。
①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる について
今回の食品工場の事例では、
「未利用サービスの発見・解約の忘れによるサービスの利用料を多く支払っていたことが
過去に何度もあったそうです」との記述があったので
これは①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる状態ではありません。
つまり、理想の管理状況とのギャップが生じています。
②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる について
今回の食品工場の事例では、
「年度末のIDの棚卸には各部署で2～3週間の作業を要しているそうです」との記述があったので
これは②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる状態ではありません。
つまり、理想の管理状況とのギャップが生じています。
③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる について
今回の食品工場の事例では、
「誰がどのSaaSを利用しているか、会社として正確に把握ができておらず」との記述があったので
これは③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる状態ではありません。
つまり、理想の管理状況とのギャップが生じています。
これらの理想と現実のギャップを解決するには、どうすればいいでしょうか。
理想と現実のギャップを解決するための課題
これらの理想と現実のギャップを解決するには、
どのような課題があるかを考察します。
ここで改めて、理想の状態の条件を記述します。
①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる
②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる
③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる
①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる 状態を実現するためには
SaaSを一元管理し、簡単に一覧で確認できるようにする、という課題があります。
②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる 状態を実現するには
各SaaSごとのID等の情報と社員の情報を紐づけて管理できるようにする、という課題があります。
③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる 状態を実現するには
IDごとの利用状況を自動で取得できるようにする、という課題があります。
解決方法
上述の「理想と現実のギャップを解決するための課題」で挙げた
理想の状態と課題を整理し、下記に記述します。
①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる
➡SaaSを一元管理し、簡単に一覧で確認できるようにしなければならない
②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる
➡各SaaSごとのID等の情報と社員の情報を紐づけて管理しなければならない
③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる
➡IDごとの利用状況を自動で取得しなければならない
上記の課題を解決するには、複数の選択肢があります。
・エクセルでの解決策
・Webで解決する方法
・Claris FileMakerで解決する方法
それぞれの方法についてメリット・デメリットを記述します。
SaaS管理の理想と現実のギャップを、Excelで解決する場合
Excelで管理する場合のメリットは、
無料で手軽に利用でき
使い慣れたソフトで社内で作成・管理が可能なことです。
社内で作成できるので、自社の特性に合わせて作成することができます。
Excelで管理する場合のデメリットは、
情報の自動更新が難しく、手動で更新を行うことのルール化が必要なことです。
更新漏れ等を防ぐために、ルールを設定し
登録時・月末・半期ごとなどに行うべき作業を明文化することが求められます。
SaaS管理の理想と現実のギャップを、WEBで解決する場合
WEBで管理する場合のメリットは
通信環境さえあればデータ共有がされ、データの管理がしやすい環境が整っていることです。
またAPI連携させて各SaaSの利用状況なども表示され、コスト削減にも貢献します。
WEBで管理する場合のデメリットは
費用がかかることと、細かな自社の特性に対応しきれないことです。
SaaS管理サービスは、標準的な機能を搭載しており
自社特有の細かな仕様変更を行うことができません。
またSaaS管理サービスの一例として、
マネーフォワードIT管理クラウドを紹介します。
マネーフォワードIT管理クラウドでは、
100以上のSaaSとの連携が可能となっており、多くの企業に利用されています。
またマネーフォワードIT管理クラウドはfreee会計・freee人事労務とAPI連携させることも可能です。
SaaS管理の理想と現実のギャップを、Claris FileMakerで解決する場合
Claris FileMakerで管理する場合のメリットは、
自社の特性に合わせたオリジナルソフトを、簡単に開発できることです。
API連携はもちろん、画面やグラフの配置を使いやすいように考案できるので
自社にぴったりのSaaS管理システムを実現することが可能です。
Claris FileMakerで管理することのデメリットは、
自社の要望をまとめ、仕様を形にする工程から発生するので
システムの導入までに時間と費用がかかることです。
しかしClaris FileMakerを扱う当社の場合、
超高速開発を導入しており、サービスインまでの期間を短縮することが可能です。
まとめ
今回のケースでは、
Saas管理をExcelに頼っていて、管理や更新が煩雑になっていることが分かりました。
この状態から脱却した理想の状態を、本ブログでは下記の通り記述しました。
①社内で利用されているSaaSが、すぐに分かる
②どんなSaaSを誰が使っているのか、すぐに分かる
③各SaaSの利用状況が、すぐに分かる
そのためには、以下の課題があると記述しました。
➡SaaSを一元管理し、簡単に一覧で確認できるようにしなければならない
➡各SaaSごとのID等の情報と社員の情報を紐づけて管理しなければならない
➡IDごとの利用状況を自動で取得しなければならない
この課題を解決するには、以下の３つの方法があると記述しました。
・エクセルでの解決策
・Webで解決する方法
・Claris FileMakerで解決する方法
本ブログでは、上記３つの方法のメリット・デメリットを紹介しました。
しかし、3つの方法それぞれに一長一短あるため、
利用する環境ごとに、どの方法を選択するべきかは状況が異なります。
当社では３つすべての方法で対応することができ
どのような解決が望ましいのか、
御社の現状を詳しく聞かせていただいて、
提案しますので、連絡ください。
また当ブログでは、“それって脱Excelすべきでは？” とシリーズ化して
企業がExcelを多用していて困る場面の紹介と、それの解決策を提示しています。
関連ブログはこちらから参照してください。
①”作成者が退職してしまいメンテナンスができなくなった「野良Excel」がある
