「バックオフィス業務を効率化させたいけど、どうしたらいいのだろう……」
「バックオフィス業務を自動化するときのポイントを知りたい……」
このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
バックオフィス業務は、会社運営を円滑に行えるように支援する業務で、
企業を支える重要な柱の役割を担います。
しかし、バックオフィス業務は業務の属人化や業務量の方より、
手作業による非効率化など、さまざまな課題を抱えている企業も少なくありません。
そこで本記事では、バックオフィス業務を効率化する方法を解説します。
バックオフィス業務の効率化のメリットや事例を含めて紹介しているので、
参考にしてみてください。
バックオフィスの業務効率化のご相談は、
下記よりお気軽にお問合せください。
目次
バックオフィス業務の効率化って具体的にどうすればいい？
まずは、バックオフィス業務についてや、よくある課題について解説します。
- バックオフィス業務について
- よくある課題を自動化で解決
バックオフィス業務について
バックオフィス業務とは、企業が安定して運営するための
重要な役割を担っている管理業務を指します。
バックオフィスの業務例は、以下の通りです。
- 経理：請求書の発行・入出金管理・経費精算
- 人事・労務：勤怠管理・給与計算・採用管理
- 総務：備品管理・社内文書管理・契約書管理
- 法務：法令対応・契約書作成
- 情報システム：アカウント管理・システム権限設定
バックオフィスは、直接的に売上を生み出すわけではありませんが、
企業の存続と成長には欠かせない「縁の下の力持ち」としての役割を担っています。
よくある課題、自動化で解決します
バックオフィス業務で抱えやすい課題は、以下が挙げられます。
- 業務の属人化
- 手作業・アナログ業務によるミス
- システムがバラバラで連携できない
- 法改正対応の負担
- 社内問い合わせ対応の多さ
- 業務量の偏り
たとえば、特定の担当者しかやり方を知らず、
休職・退職で業務が滞ってしまうケースも少なくありません。
ほかにも、手作業や押印などのアナログ業務により、
入力ミスや二重チェックによる手間が発生しやすいです。
しかし、バックオフィス業務を自動化することにより、ミスなどを減らすことが可能です。
具体例として、総合管理システムを導入することで、部署間のデータ連携をスムーズに行い、
二重入力などのミスを防げます。
ほかにも、申請から承認までフローをデジタル化でき、業務をスムーズに進められます。
バックオフィス業務を自動化することで、ヒューマンエラーを大幅に削減し、
業務の効率化を図ることが可能です。
【 業務別 】自動化する際のポイント
次は、業務別に自動化する際のポイントを解説します。
- 経理・財務
- 人事・労務
- 総務・法務
バックオフィス業務の自動化を検討している方は、参考にしてみてください。
経理・財務
経理や財務の自動化を図りたいときは、以下のポイントを意識しましょう。
- 入力作業を徹底的に減らす
- システム間の連携を行い二重入力をなくす
- 承認ワークフローのデジタル化
経理や財務などの数字の入力は、最もミスと作業時間を生みやすい部分です。
たとえば、請求書などを手入力している場合、
入力ミスによるヒューマンエラーが起きる可能性があります。
クラウドサービスを活用すると、経理のプロが代わりに対応してくれるため、
人的ミスが少ないほか、サービスによっては二重チェックも行ってくれます。
ほかにも、勤怠システム・給与システム・会計システムなどのシステムを
連携させることで、月次業務が確認のみになる場合も多いです。
自動化によってミスを減らせるほか、業務にかかっていた負担も軽減できるため、
経理や財務などの自動化をする際には、入力作業などを減らすように意識しましょう。
人事・労務
人事や労務は、繰り返し業務の自動化がおすすめです。
たとえば、社内からの問い合わせの多くはよくある質問になるため、
従業員からの問い合わせを自動応答システムにするだけで業務負担を減らせます。
ほかにも、採用業務などで、応募者情報を自動で取り込みができるシステムや、
面接日程調整の自動化システムなどを導入すると、属人化を防ぎながら効率化を図れます。
どの業務が繰り返し行われているかをチェックしてから、
自動化の方法を検討すると良いでしょう。
総務・法務
総務・法務の自動化で意識したいポイントは、主に4つあります。
- 申請・承認フローのデジタル化
- 契約書管理の自動化
- 入退社手続きの自動化
- 社内文書・情報管理を自動化
総務は、各部署からの依頼が多く、密な連携・コミュニケーションが欠かせません。
具体例として、備品購入の申請や出張申請、稟議書の申請などの依頼が多いため、
申請から承認までのフローをデジタル化させることで、対応漏れを減らせます。
ほかにも、契約書のミスは会社のリスクにも直結するため、
電子契約システムなどを活用し、署名から保管までを一気通貫で行うのがおすすめです。
また、入社・退社手続きなどの業務を自動化することで、
漏れや負担を減らせるだけでなく、セキュリティリスクも低下します。
総務や法務は、申請や承認フローの自動化、
契約書管理・入退社手続きの自動化を検討してみてください。
自動化に使えるツールと事例
自動化に使えるツールは、主に5つあります。
- RPA
- クラウドサービス
- データ連携
- チャットボット
- FAST
それぞれのツールと事例について解説します。
RPA
RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、
人がパソコンで行う定型作業を、ロボットが自動で実行してくれる仕組みです。
たとえば、請求書のデータ転記を自動化させたり、
入金消込を自動化させたりする方法が挙げられます。
ロボットは毎月繰り返すルーティンワークを自動化しやすく、
夜間や休日でも自動で作業を実行してくれるため、業務負担を大幅に減らすことが可能です。
入力や情報の集約など、シンプルな業務を自動化したいときにおすすめです。
クラウドサービス
クラウドサービスは、企業が自社サーバーやシステムを持つのではなく、
インターネット経由で必要な機能を利用できるサービスです。
たとえば、経理の経費業務を効率化したいときは、経費精算サービスなどを活用すると、
スマホで領収書を撮影するだけで、金額が自動で読み込まれます。
内容を確認して承認をすると会計連携まで自動化できるサービスもあり、
業務の効率化を図りやすいです。
ほかにも、電子契約サービスなどを活用することで、
契約書の締結から保管までをクラウド上で完結でき、紙の郵送や押印が不要になります。
自動化したい業務に特化したサービスを利用できるため、多くの企業におすすめです。
データ連携
自動化で使えるツールとして、データ連携ツールが挙げられます。
データ連携ツールは、複数システム間のデータを自動で繋いでくれる仕組みで、
API連携やファイル連携を自動化で行うことが可能です。
具体例として、データ連携ツールを活用することで、二重入力を防いだり、
システムAで入力・システムBへ自動反映・システムCに自動出力などの一連の流れを
自動化したりできます。
システムごとに入力をする手間が省けるほか、業務の効率化を図りやすいです。
チャットボット
チャットボットは、社内の定型問い合わせに自動で回答するシステムです。
近年登場しているチャットボットのAIは精度が高く、
人事や総務の問い合わせ対応の負担を削減したいときに活躍してくれます。
たとえば、社内規定の案内やよくある質問の自動回答などが可能です。
また、他のシステムと連携させて、気になる質問に対して即回答ができる状態を作ると、
従業員の疑問もすぐに解決し、従業員満足度の向上が期待できます。
FAST
FASTは、販売管理・顧客管理・案件管理などが可能な「総合管理システム」です。
機能追加や改修を前提に設計しているので導入後でも業務に合わせて柔軟にシステムを、 改修することができます。
直感的に操作できる画面設計で現場の入力ミスや操作ストレスが軽減されます。 簡単な操作性はスキルの差で起きる教育コストも削減できます。
必要な機能を段階的に導入できるので多種多様な業務があるバックオフィス業務にピッタリです。
導入後も信頼できるパートナーとして専任SEが継続サポートいたします。
業務の効率化のメリット どう活かす？
バックオフィス業務を効率化する大きなメリットは、作業間の短縮以外にも、
営業や企画開発などに時間を使える点も挙げられます。
たとえば、見積もり作成や受注処理、請求業務などの事務手間を減らせるため、
営業担当の時間を浮かせることが可能です。
営業担当は浮いた時間を活用し、顧客先の訪問や商談数の増加を図れます。
また、訪問や商談数の増加以外にも、営業戦略の分析や改善の時間にも使えるので、
営業の質と量の両方を向上させることができ、売上アップにつなげられます。
ほかにも、バックオフィス業務が忙しい会社では、企画や開発担当者が
データ集計・資料作成などの雑務に追われ、企画に集中できていないケースも多いです。
バックオフィス業務を効率化・自動化させることで、企画や開発に時間を割けます。
さらに、ミスや属人化が防げるため、社員のストレスが減り、
主体的に業務に向き合えるようになりやすいです。
バックオフィスの効率化や自動化は、多くのメリットがあるため、
バックオフィス業務の負担が多くなっている企業は、自動化・効率化を検討してみてください。
まとめ
バックオフィス業務の効率化・自動化は、作業時間の短縮が図れるだけでなく、
本来の業務に集中したり、従業員のストレスを軽減したりするメリットがあります。
とくに、転記や確認作業といった手間のかかる定型業務を削減でき、
営業・企画・開発といった本来力を入れるべき業務に時間を割けます。
さらに、データが一元管理されることで、経営判断のスピードも上がり、
組織全体の動きがスムーズにすることが可能です。
FAST のような統合システムを活用すれば、この効果を短期間で実現しやすくなり、
企業全体の生産性向上につながります。
企業全体の生産性を向上させたい方は、
バックオフィス業務の効率化や自動化を検討してみてください。
