皆さんは忙しい業務の中で、日々発生する図面や書類はどのように管理されていますか？
書類や図面、伝票や手書きのメモなどは本来、会社にとって非常に価値のある情報です。
しかし、書類のフォーマットが統一されていなかったり、日々の業務に追われて整理する時間が
取れなかったりすることで、これらの書類は活用されないまま、キャビネットや机の上に放置されているケースが多く見られます。
今回、すまいる顔がご紹介する
最新の AI-OCR技術 は日々発生するたくさんの書類や図面を忙しい業務の中でも、
誰でも簡単に効率的に書類を管理することができるようになります！
この記事では、AI-OCRの基本から実務での活用方法まで詳しく解説します。
同じような課題を感じている方は、ぜひ本記事をご覧ください。
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目次
AI-OCRとは？紙の書類管理を変える革新的技術
今までの書類管理では、手書きの図面や伝票、走り書きのメモなどをスキャンして
PCの中でデータ化して管理していました。
ただ、様々な種類の書類などはデータとして残していても、
整理・検索するのに膨大な時間が必要でした。
AI-OCRの基本
AI-OCRは、AI（ 人工知能 ）＋ OCR（ 光学文字認識 ）の解析能力を組み合わせた技術
今までのOCRは「 画像から文字を読み取る 」だけでしたが、
AI-OCRはさらに一歩進み、文字の意味や文脈まで理解して自動分類できます。
文字をただ認識するのではなく、書類全体を理解して項目など情報を自動で整理してくれるのです。
最新の AI-OCR（光学文字認識＋AI解析） を使えば、紙の書類をただスキャンするだけで自動で情報を整理してくれるのです。
「 面倒で時間がかかる 」とされていた書類管理が、書類をスキャンするだけで
誰でも簡単に、効率的に行えるようになるのです。
すまいる顔のAI-OCRの使い方
使い方は動画でも詳しく解説しています！ぜひご覧ください。
スキャンして取り込む
AI-OCRは基本的に 画像として取り込める紙資料 を解析できます。
代表的なものをまとめると次の通りです。
手書き図面
・部品図、設計図、技術図面
・材質、寸法、加工箇所の指示なども解析可能
伝票・帳票
・注文書、納品書、請求書、見積書
・手書き・印字問・ハンコも読み取り可能
手書きメモ・付箋
・作業指示、修正メモなどの走り書き
・短い指示や寸法も認識可能
申請の書類や帳簿
・申込書、チェックリスト、アンケートなど
・サイズなどが統一されていなくてもOK
PDF化された紙書類
・スキャンしてPDFにした書類も解析可能
・複数ページのPDFもまとめて処理可能
ただ文字を読み取るだけでなく、文章や言葉の意味を汲み取り、
指示や寸法まで理解して自動で整理します。手書きの文字も対象になりデータ化できます。
AIが解析
書類を読み取るとAIが自動で項目を設定してくれます。
なのでスキャンした後にデータを項目ごとに仕分けるなどの整理をする作業がなくなります。
伝票を読み込んだ場合、例えば手書きで
「ブランド名」と書かれていてその隣が「空白」だった場合はデータとして必要がないと判断して読み込みはしません。
また品名の欄に「フープピアス うさぎ」とあった場合
自動で 品：フーププラス 名：うさぎと分別してくれます。
単なる文字列ではなく文脈を理解し、「項目名」と「内容」を整理できるため、
情報が自動で分類されたデータになります。
画像が複数あるデータでも、料理1料理2 など自動で分類することができます。
ハンコや手書きで装飾されている部分も特記事項などでまとめることができます。
「板手配」はスタンプ 「済」と「日付」はで書きですが手書きメモとして
板手配 済 11/13 とまとめてくれています。
手書き図面でよくある、細かい指示も高精度で解析できるため、
例えばここでは手書きで
材質 アルミ 板厚 3t 隅 2-R15 と書かれています。
読み取りでは
材質 アルミ
板厚 3t
隅 2-R15
と自動で詳細に分類できるので、簡単に情報を整理することができます。
従来では手間になっていてできなかった高精度な書類管理やデータ化作業が、効率的に実現できます。
検索機能で欲しい情報がすぐ見つかる
検索機能
AI-OCRは、スキャンした書類を項目ごとに自動で分類し、データベース化します。
そのため、膨大な図面や伝票の中からでも、必要な情報だけを瞬時に抽出することが可能です。
たとえば、注文書から「商品名」と「単価」だけを取り出して整理するといった作業も、
数秒で完了します。
書類上のキーワード検索も可能です。また書類から指定したキーワードだけ読み取らせることも
できます。
ページ編集
複数ページがあるデータの場合は PAGE 1 PAGE 2と分けて見やすくできます。
また1ページにまとめることも可能です。
類似検索機能
AI-OCRには類似検索機能が搭載予定です。
ボタン一つで形状や構成が似ている図面を探すことができます。
この類似検索は、100％まったく同じ図面を探すことが目的ではありません。
類似率が表示されることで多少の違いがあっても、
業務上「参考になる」「流用できる」図面を効率よく探し出せることができます。
現在はまだ開発・調整段階ではありますが、インターフェースとしてはすでに表示可能な状態です。
今後さらに精度を高め、より実用的な類似検索ができるよう改善を進めております。
進捗があり次第、改めてご紹介できればと考えています。
類似図面検索の機能を使えば、過去の資料の中から形状やレイアウトが似ている図面を簡単に参照できるため、設計や部品管理の効率化にも大きく役立ちます。
様々な分野で効率化
伝票管理
AI-OCRを活用することで、伝票管理の作業効率は大幅に改善されます。
作業指示や数量、金額といった情報を入力する必要はなくなり、
必要な項目を検索するだけで該当データを見つけることができます。
大量の伝票があっても、情報を探す手間が大幅に削減され、日常業務のスピードが格段に向上します。
図面管理
図面の寸法や加工箇所、図面の隅に書かれた注釈や修正指示まで自動で認識するため、
情報の見落としを防ぐことができます。また、修正履歴や過去の図面データとの比較も簡単に行えるため、設計変更の確認や履歴管理がスムーズになります。
また、類似図面検索機能では形状が似ている図面を瞬時に検索できるため、過去のデータを有効活用することが可能です。
仕事の生産性向上
AI-OCRによって必要な情報をすぐに見つけることができるようになります。
書類探しや確認作業にかかっていた時間を大幅に削減でき、設計や改善といった
本来注力すべきクリエイティブな業務に集中できる環境が整います。
結果として、チーム全体の生産性向上にもつながります。
まとめ
今までのデジタル技術を使った書類管理はOCRなどでデータのテキスト化のイメージでしたが、
すまいる顔のAI-OCRは
データの読み取り → 自動で整理・入力 → 検索可能なデータベース化
の仕組み化が簡単にできます。
書類管理の負担が軽減され、誰でも簡単に会社の貴重なデータとして管理することができます。
また、業務効率化だけではなく、提案などの場面でも資料作成にかかる時間を軽減できるので新規顧客や案件の獲得など売り上げアップにも繋がります。
本記事をご覧いただき、すまいる顔のAI-OCRに少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
また類似検索機能の向上のため図面データの提供も募集しております。
業務として使えるか判断していただく機会としてもご利用ください。
ご協力いただける方は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。
