プロジェクトの計画や進捗管理、社内全体での意識の統一に欠かせない工程管理。
プロジェクトの効率性と成果物の品質を向上させるために役立つため、
多くの会社が、ホワイトボードやシステムなど
様々な方法で工程管理をしています。
この記事では、
効率的な工程管理の方法と、
当社が開発した工程管理システム「Manag（マネッジ）」についてご紹介します。
目次
工程管理とは？
工程管理は、プロジェクトの進捗や実績を効率的に管理するプロセスです。
プロジェクトの成功に向けて、QCDを最適化することが重要になります。
- Quality：品質
- Cost：コスト
- Delivery：納期
工程管理を適切に行うことで、
品質と納期を守り、コストに見合った作業工程のスケジューリングが可能になります。
また、工程の進捗状況を社内やチームで共有できるツールになるので、
目標達成における組織力が向上します。
工程管理をする際のポイント
QCDを最適化し、業務効率UPや生産性の向上が期待できる工程管理ですが、
適切な管理方法で実施をしないと、
返って作業の手間だけがかかってしまうなんてことにもなりかねません。
そこで、実際に工程管理をする際に重要になる、
3つのポイントをご紹介します。
一目でプロジェクトの全体像が確認できるか。
工程管理は、複数のプロジェクトの進捗状況や計画を、
納期に間に合うように細かい作業が割り当てられています。
なので、工程の全体像を一目で確認できるようにすることで、
作業の進捗と次の作業を自然に頭に入れることができるため、
業務効率が向上します。
簡単な操作性か。
工程管理は、1つのプロジェクトを噛み砕き、
納期までの期間内に細かい作業と、それぞれの作業を担当する作業員を割り当てます。
社内またはチーム内での共有が重要になるので、
全ての作業員が快適に管理・閲覧ができる環境でないと、
結局使われないまま管理の手間だけかかり、
QCDの最適化が難しくなります。
オフィスのホワイトボードは、
ITの知識がない人でも感覚的に活用ができますが、
工程管理システムを使う場合は、
操作が複雑ではないか。
画面に表示されている情報が多すぎないか。
などに注意をして、活用をしましょう。
業務内容に合った構成か。
製造業や建築業など、工程管理を活用できる業種は様々です。
なので、工程管理ツールを使うときは、
業務内容に合った管理が可能な構成かを確認することがポイントになります。
ホワイトボードとシステム
工程管理ツールは、会社によって様々な方法で管理をされています。
以下では、工程管理ツールとしてよく使われている、
ホワイトボードと工程管理システムの
メリット・デメリットをご紹介します。
ホワイトボード
- 一目で全体のスケジュールが確認できる。
- 事務所のホワイトボードは、自然に目に入るので確認する癖がつきやすい。
- 好きなところにメモをしたり、マグネットを動かすことができる。
- 感覚的に使用ができるので、システムが苦手な人でも簡単に管理をすることができる。
- 文字が消えたり、付箋がはがれたりすることがある。
- 過去の工程記録を残すことができない。
- 写真を撮っておかないと、外出先や現場での確認ができない。
- 外出先や現場で作業の変更や更新があった場合、事務所に戻る必要があり、共有が遅れる。
工程管理システム
- 枠や日付が既に構成されているため、更新の手間がかからない。
- インターネットがあれば、外出先や現場からリアルタイムのステータスを確認・更新できる。
- 案件管理や勤怠管理、画像ファイルなど、他ツールと一緒に管理をすることができる。
- 過去の工程データを残すことができる。
- 字が消える、付箋がとれるなどのアクシデントがないので、常に管理が整理される。
- 入力する場所が決まっており、好きな場所にメモをするのが難しい。
- 複雑な機能などがある場合、覚えるのに時間がかかる。
このように、アナログとデジタルで
それぞれのメリットとデメリットがあります。
工程管理をする上で、
社内で活用のし易い方法で管理をすると、
管理に負担がかからず、QCDの最適化がスムーズにできます。
ホワイトボードをそのまま落としこんだ工程管理システム
「Manag（マネッジ）」とは？
Manag（マネッジ）は、
オフィスのホワイトボードをそのままオンラインに落とし込んだ、
無料工程管理ボードシステムです。
Managの3つの特徴
ホワイトボードを使用する時の動きを再現しているため、
デジタルが苦手な方でも、感覚的に使用することができます。
また、管理ボード内の好きな場所にメモをしたり、
マグネット（タグ）を置くことができるので、
業務内容に合わせて自由に管理をすることが可能です。
ホワイトボードはスペースに限りがあり、
枠内に必要な情報を十分にまとめることが困難です。
Managは、必要な情報を十分に反映することができるので、
工程管理ボードを見るだけで、案件ごとの情報や進捗状況を、
一目で確認することができます。
また、案件に関係する情報やURLなどを集約することで、
情報を探す手間や時間が削減され、
業務効率が上がります。
案件ごとに作成した工程表は、
全体的に並べて確認できるため進捗状況や現状を俯瞰して確認できます。
また、作業員ごとの優先順位の管理もできるので、
複数案件を同時進行していても、誰がどの作業をするのか、
社内全体で把握をすることができます。
さらに、PC・タブレット・スマートフォンで使用が可能なので、
外出先や現場からでも、リアルタイムの予定を管理・確認することができます。
※タブレット・スマートフォンでは、横画面でご使用ができます。
ホワイトボードと工程管理システムの良いところが揃っているね！
でも、費用が気になる・・・。
Managは、無料会員登録で、すぐに使い始めることができるよ！
Managの工程管理ボード
Managでは、
以下のようなボードで、工程管理をすることができます。
- 項目の追加・編集・並び替え
- 納期の設定
- 工程タグの追加・編集・移動
- 作業者タグの追加・編集・移動
- フリータグの追加・編集・移動
- 色の設定
- フリーテキスト
- URL集約
- タグの回転
- 現在の状態を保存
- 管理ボードの追加・編集・削除
- 管理ボードのURL生成・更新
- 日報の記載・編集・削除
など、他にも工程管理を効果的に行う機能が豊富です。
シンプルなデザインなのに、
たくさんの機能が搭載されているんだね！
まずは工程システムがどうゆうツールなのか。
業務内容に合っているか。
社員全体で簡単に操作ができるか。
など、是非お試し感覚で操作してみてください♪
まとめ
この記事では、
- 工程管理とは？
- 工程管理をする時のポイント
- ホワイトボードと工程管理システムのメリット・デメリット
- 無料工程管理ボードシステム「Manag（マネッジ）」
についてご紹介をしました。
業務内容に最適な工程管理をして、
QCDの最適化・業務効率化・生産性向上を
目指しましょう！
工程管理システムのような、
合理的な経営を実現する業務管理システムの導入を
ご検討されている方は、
まずはお気軽にご相談ください♪
