受発注に関する業務をデジタル化し、効率化してしてくれる受発注システムがあります。
今回は、受発注システムの概要、メリット・デメリット、主な機能、種類、導入の流れなどを解説します。
受発注業務に日夜関わっている企業やお店の関係者の方は、是非記事の内容を参考にしてください。
目次
受発注システムとは？
受発注システムは、製造業や飲食業、卸売業など、
受発注業務が発生する場で使用されているシステムで、
受発注の日時、受発注の対象品目、受発注の量などをインターネット上で管理できます。
受発注の取引がある企業同士でよく利用されます。
受発注取引というと、以前は電話・FAX・メール・紙媒体などで行われることが多く、
今でも行われている手法でもあります。
しかし、これらの方法では、
記入ミスや、伝達漏れなどのヒューマンエラーも起きやすいのが欠点。
さらに印刷の手間もあり、あまり効率的な方法ではありませんでした。
そこで注目されているのが、受発注業務をデジタル化してくれる受発注システムです。
WEB受注とは
受発注システムの1つの役割がWEB受注です。
インターネット上で受注し、受注内容を管理することです。
ただ、WEB受注だけに特化したシステムというのはなく、
発注業務との両方を兼ねたシステムになっています。
WEB発注とは
受発注システムのもう一つの役割がWEB発注。
インターネット上で発注し、商品や部品を手配してもらいます。
WEB発注により、余計な時間もかからず、スムーズな手配が期待できます。
受発注システム導入のメリット・デメリット
受発注システムを導入するのことで、どのようなメリット・デメリットがあるのかを考えてみましょう。
メリット
受発注システムの導入で得られるメリットは次のようなことです。
- 業務が効率化する
- ヒューマンエラーがなくなる
- ペーパーレス化
- 受注機会を増やせる
- 受発注内容がリアルタイムで反映される
受発注システムの導入により、受発注業務は大幅に効率化します。
従来の電話やメール、FAXなどのアナログ的な手法による受発注では、
発注書や見積書、納品書、請求書といった帳票類の処理も大変でしたが、
受発注システムの導入により簡素化することができ、これを受発注EDIといいます。
受発注EDIにより、作業量も減り、従業員の業務負担も軽減します。
受発注システムを利用すると、ヒューマンエラーも減少します。
受発注取引自体でもミスが発生しにくくなり、受発注内容もシステムでカンタンに確認が可能です。
ヒューマンエラーがなくなれば、取引先からの信用も高まるでしょう。
また、受発注システムがあれば、書類のやりとりが不要になります。
パーパーレス化により、紙代、インク代、保管ケース代、通信費も必要なくなるほか、
保管スペースも用意しなくて済みます。
紙であふれかえっていたオフィスもスッキリするでしょう。
受発注システムなら24時間受発注可能です。
アナログ的手法では、受発注できる時間に制限もあるし、対応も遅くなりがちでしたが、
受発注システムの導入でいつでも取引ができるようになり、素早く対応ができるようになりました。
おかげで、機会損失も防げ、受注機会も増えることになります。
アナログ的な受発注だと、最新の受発注内容の反映が大変でしょうが、
受発注システムならリアルタイムでの反映が可能です。
数量や金額なども正確に把握でき、取引が行いやすくなります。
デメリット
続いて、受発注システム導入のデメリットを見てみましょう。
次のようなデメリットがあります。
- 費用がかかる
- 取引先企業の同意が必要
- スタッフへの指導が必要
受発注システムの導入では、初期費用や月額費用がかかります。
中には高額な費用のシステムもあり、選別に当たっては注意が必要です。
受発注システムの費用を抑えたければ、
自社には不要な機能などを少なくするといいでしょう。
また、受発注システムは、片方の企業だけの判断では導入できません。
取引相手側の同意が必要です。
同意なしに導入してしまうと、相手側企業が対応できない、取引ができないという事態も考えられます。
そのような事態は避けなければいけませんから、導入に当たって必ず取引先企業の同意を得ることをおすすめします。
新しい受発注システムを導入すると、使い方をスタッフに教育しなければいけません。
スタッフが慣れるまで時間がかかるでしょうし、慣れずに使用ミスでもすれば、
システムトラブルが起きることもあります。
社員の教育・指導・教育に十分な時間と手間を掛ける必要があります。
受発注システムの主な機能
受発注システムに搭載されている主な機能を紹介します。
次のような機能が搭載されていることが多いです。
- マルチチャネル機能：様々なチャネルを通して受注を一元管理できる機能
- 在庫の反映機能：保有在庫をリアルタイムでシステムに反映できる機能
- 請求管理機能：請求書の作成を自動的に行い、送付する機能
- メールの自動返信機能：受注した内容に対して、メールで自動返答する機能
- 発注者のマイページ作成機能：発注者が自身の注文や取引情報にアクセスし、特定の情報・設定に対応した機能を利用できる機能
- 他システムとの連携機能：他システム（在庫や販売管理、生産管理など)との連携ができる機能で、業務が効率化する
ここに挙げたのは一部の機能です。
他にも、各受発注システムで独自の機能を搭載していることがあります。
そのため、自社の業務に合う機能があるかどうかを確認したうえで、
システム選びをすることがポイントです。
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ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
受発注システムの種類・相場
受発注システムには、主に3つの種類があります。
オンプレミス型とクラウド型、パッケージ型です。
それぞれの特徴をまとめてみましょう。
| 種類 | 特徴 |
| オンプレミス型 | 自社にあるサーバにシステムを構築するタイプ。 自社内のサーバを使用するので、セキュリティやカスタマイズ性が高く、 初期費用やランニングコストが高くなりがち。 システムの保守管理を行う人材確保が必要。 |
| クラウド型 | サーバが提供しているサービスをインターネットを通じて利用する。 アップデートやセキュリティはサービスプロバイダーに一任でき、初期投資は低め。 利用できるサービスの範囲に制約がある。 |
| パッケージ型 | 市販されているソフトウェアを購入して使用し、導入費を抑えられる。 短期間で導入・運用ができ、カスタマイズの自由度が低い。 |
受発注システムの料金相場は、利用状況でも異なります。
▼アウトソーシングする場合の相場
- 初期費用：数百万円から数億円
- 維持費用：月額数万円から数十万円
▼クラウド型を利用する場合
- 初期費用：0円～30万円
- 月額費用：3,000円～7万円
▼パッケージソフトを利用する場合の相場
- 初期費用：十数万円
- 維持費用：月額1,000円～数万円
受発注システム導入の流れ
受発注システム導入の流れは以下のようになっています。
- 受発注システムの知識と情報を集める
- 社内の稟議を通す準備をする
- 自社に最適な受発注システムを探す
- 導入準備をする（自社内での準備や取引先の同意を得るなど）
- 受発注システムを導入して、実際に運用する
業務フローに合わせて構築する受発注システム「FAST (ファスト)」とは？
FAST（ファスト）は、
・受発注管理
・販売管理
・顧客管理
・案件管理
・生産管理
などを一元管理することができる総合経営管理システムです。
業種、仕事内容、働き方にあわせてすぐに使え、
どなたでも簡単に使える業務システムです。
セミオーダー式なので、特殊な業務フローでも柔軟にカスタマイズが可能で、
自社に本当に必要な機能だけを追加することができるため、
シンプルで無駄がない自社専用システムの構築ができます。
FASTについて、下記の記事で詳しく紹介をしています。
また、FASTは3ヶ月カスタマイズし放題なことが大きな特徴です。
実際にシステムを使用してみた後に、
修正や変更を加えて調整し、
より自社に適したシステムへと磨き上げることができます。
受発注システムの導入や、システムの導入・リニューアルについてお悩みの方は、
まずはお気軽にご相談ください。
まとめ
今回は、受発注システムの概要、メリット・デメリット、機能、種類、導入の流れなどを紹介しました。
受発注システムは企業の受発注業務を大幅に効率化してくれるもので、
今後の業務がしやすくなり、社員の作業負担も軽減します。
導入メリットが大きいため、自社に最適な受発注システムがあれば、ぜひ導入してみてください。
また、すまいる顔では、専任SEによる最適なシステム導入相談を受け付けています。
システムについてお悩みの方は、お気軽にご相談ください。
