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属人化のリスクとデメリットとは?原因と解消方法について解説

近年、業務の属人化という言葉が聞かれるようになりました。 業務改善において、業務の見える化やITツールの導入などさまざまな課題や改善策が模索されるなか、業務が属人化している場合には早急に解消する必要があります。 なぜなら […]

近年、業務の属人化という言葉が聞かれるようになりました。

業務改善において、業務の見える化やITツールの導入などさまざまな課題や改善策が模索されるなか、業務が属人化している場合には早急に解消する必要があります。

なぜなら、業務が属人化しているということは、
その業務に携わっている人がいなくなってしまったら
業務自体が滞ってしまうということでもあります。

本記事では、業務の属人化とはどういったことなのか、
属人化を解消する方法についてを詳しく解説します。

業務の属人化について不安を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

すまいる顔では、ITシステムを活用した合理的な経営実現のため、
専任SEによる無料相談を実施しています。
アナログ業務の自動化や、古くなったシステムのリニューアルに課題をお持ちの方は、
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業務の属人化とは?

業務の属人化とは、業務が特定の個人に依存している状態のことです。

そのため、オーバーワークになってしまうこともあり、
長期的にみると業務の効率が落ちてしまう可能性もあります。

また、業務に携わっている人しか詳しいノウハウを持っていないため、
その人がいなくなってしまうと業務自体が滞ってしまうでしょう。

また、組織としての管理が行き届かないこともあり、
トラブルが起こったときなどは発見が遅れてしまう可能性もあります。

属人化が起きる3つの原因

属人化が起きる大きな3つの原因は、以下になります。

業務の専門性が高い

職人作業や、プログラミング、Webマーケティングなどといった専門性の高い技術業務は、
他の人には手が出しづらく、結局のところ知識や技術のある社員が業務を進めていくことになります。

もちろん、業務を行うのと並行して他の社員の育成を行うことができれば問題はありませんが、
他の従業員を放置してどんどん個人で業務を進めていってしまうと属人化になってしまいます。

業務が多忙すぎる

業務が多忙すぎると、新人を教育して全体のレベルを底上げするだけの余裕がなく、
それぞれの専門分野で独自に動くことになってしまいがちです。

そのまま進んでいくと、結局それぞれの部署で個人に依存することになってしまい、
情報共有などもおざなりになってしまいます。

そうなってくると属人化が進み、他の人には手がだせなくなってしまいます。

バックオフィス業務に人員を割けない

営業などの目に見えて成果を出せる業務に人員は避けても、
総務や経理といったバックオフィス業務には人員を割く余裕がない、といった場合もあります。

特に小さな会社では、直接利益を出せるわけではないバックオフィス業務には、
人員を投入する余裕がないというケースもあります。

そうなると、バックオフィス業務が属人化するのは仕方のない場合もあります。

業務が属人化すると起こりうるリスク

業務が属人化すると、以下のようなリスクがあります。


  • 業務が滞る

  • 品質管理が徹底できない

  • トラブルへの対応が遅れる

  • 従業員へ負荷がかかる

業務が属人化することによって、業務が滞ってしまうリスクがあります。

なぜなら、特定の個人に業務が依存してしまうことによって、
その人が突然離職したり長期で休んだりしてしまうと、
他の誰も同じように業務を進められるようにならない
からです。

もし納品までに日数が短い業務などが止まってしまったなら、
取引先からの信用もなくなってしまうかもしれません。

担当者がいなくなってしまったら、といったことを事前に想定しておかなくては、
いずれ限界が来てしまうでしょう。

また、業務を担当している従業員が不在になっただけでも、
業務が止まってしまう場合があるため、非効率です。

とくに管理業務に関しては、
属人化してしまうと担当者がいなくなっただけで会社が回らなくなってしまう可能性があるため、
注意が必要です。

業務の属人化は、品質管理の徹底を困難にさせてしまいます。
担当者以外はそもそも商品の良し悪しがわからない場合もあり、評価をすることすらできません。

担当者がよほど優秀でない限り品質向上など望めず、
それどころか品質が低下しても誰もわからないのではないでしょうか。

品質が下がった商品を納品し続ければ、取引先からの信用も失ってしまうかもしれません。
もちろん、業務が多すぎれば担当者の負担はそれだけ増し、
より品質低下のリスクを招くといったリスクも考えられます。

業務標準化とは?

業務を標準化するということは、
業務上のルールやノウハウをマニュアル化し、
教育や研修制度を充実させることで
だれもが同じ品質の仕事をこなせるようにしていくことです。

誰もが標準的に、一定以上の品質を保って仕事をすることによって、
属人化しない組織づくりを実現できます。

業務標準化のメリット

業務標準化をすることには、以下のようなメリットがあります。

  • 従業員の不在に対応ができる
  • 品質の維持が可能
  • 時間の無駄を省ける

業務標準化のメリットは、一定以上の品質の維持ができる点です。

属人化すると、他の従業員が品質のチェックをすることが難しく、
たとえ品質が低下しても気づけないケースもあります。

しかし、だれもが同じ品質を維持できる体制を整え、
品質のチェックをマニュアル化することで同じ品質を保つどころか、品質の向上も可能です。

また、従業員の不在に対応できるのも、業務標準化の大きなメリットといえます。
業務標準化で情報共有を行うことによって、
仕事の進捗を担当者以外の従業員と共有する仕組みを整えておくことも重要です。

属人化のように担当者に依存していると、
不在になったときや突然の離職の時などに引き継ぎが困難ですが、
業務標準化で情報共有を常にしていることで、
担当者の突然お不在の際にも、ほかの従業員が対応できるようになります。

もし退職してしまって十分な引継ぎができていない際にも、
あらかじめすべての情報を共有しておくことで、品質の低下や業務停止を免れるでしょう。

当然引継ぎにかける時間が短くなり、時間の無駄も省けます。

属人化を解消する方法

業務標準化をしたいと考えていても、すでに属人化しているのなら、
どのように解消すればいいかわからないという場合もあるでしょう。

業務の属人化を解消して業務標準化をするには、以下のような方法があります。

  • 業務の整理
  • 情報共有
  • マニュアル化

属人化を解消するためには、ひとまず業務を整理して洗い出すことが肝要です。

どのような流れで業務をしているのか、業務フローを作成し、業務管理を徹底しましょう。

また、業務を整理すると同時に業務の見直しを行い、無駄を省くことも重要です。
品質向上に向けて、問題点も同時に抽出すると良いでしょう。

さらにITツールを利用するなどして、情報の共有を徹底します。
情報を共有しておくことで、いざというときに担当者以外の人でも業務の進捗を知ることができ、
引き継げるからです。

さらに業務フローをマニュアル化し、だれでも見られるようにすることも重要です。
トラブルが起こった際にもだれでも対応できるように従業員の教育を徹底し、
ノウハウを共有しましょう。

とはいえITツールに頼りきりになるのではなく、
意識的に報告会や情報共有の機会を設けることも大切です。

属人化解消におすすめのITツール「FAST (ファスト)」とは?

FAST(ファスト)は、
・受発注管理
・販売管理
・顧客管理
・案件管理
・生産管理
など、会社に関わる業務全般を一元管理することができる総合経営管理システムです。

セミオーダー式なので、特殊な業務フローでも柔軟にカスタマイズが可能で、
自社に本当に必要な機能だけを追加することができるため、
シンプルで無駄がない自社専用システムの構築ができます。

このようなITツールを活用することで、
・バックオフィス業務の時間短縮
・リアルタイムな情報共有
・社員の負担軽減
が可能なため、新人教育やマニュアル化の余裕ができることで、
属人化の解消・予防をすることが可能です。

FASTについて、下記の記事で詳しく紹介をしています。

また、FASTは3ヶ月カスタマイズし放題なことが大きな特徴です。

実際にシステムを使用してみた後に、
修正や変更を加えて調整し、
より自社に適したシステムへと磨き上げることができます。

まとめ

業務の属人化には、リスクとデメリットがあります。

業務を少人数で回せるのは魅力とはいえ、ノウハウが蓄積されず、後進が育ちません。

また、個人に依存しているため、
担当者が不在になったり離職したりすると業務自体が滞ってしまいます。

そのようなリスクを回避するために、業務標準化を目指しましょう。

情報共有を行って業務管理を徹底し、バックオフィス業務を見直すことによって、
業務効率化を図れるだけでなく品質向上も望めます。

まずは業務を細かく洗い出し、マニュアルを作成するところから始めてみてください。

ITシステムの導入や、リニューアルについてお悩みの方は、
まずはお気軽にご相談ください。

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