「ゼロ情シス状態は、危険って聞いたけど、なぜだろう……？」
「ゼロ情シス状態から脱却する方法を知りたい……」
このようなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
社内にIT担当者が居ると、パソコンやシステムのトラブルが起きた場合でも、
柔軟に対応してくれます。
しかし、ゼロ情シス状態だと、サーバーやネットワークのトラブル時に即応できず、
業務が停止するリスクがあります。
また、重要データの消失や長時間のダウンタイムが発生する可能性があるため、
極めて危険な状態です。
そこで本記事では、よくある危険なゼロ情シス状態の実情とリスクについて解説します。
ゼロ情シス状態から脱却する方法を含めて紹介しているので、参考にしてみてください。
目次
1. よくある危険なゼロ情シス状態
よくある危険なゼロ情シス状態は、主に2つ挙げられます。
- 社内のITをちょっと詳しい人におまかせ
- トラブルはいつも「その場しのぎ」
それぞれの状態について解説します。
1. 社内のITをちょっと詳しい人におまかせ
よくある危険なゼロ情シス状態の例として、
社内でITがちょっと詳しい人に任せている場合が挙げられます。
総務や営業担当などのITに詳しい社員は、本業ではないため、
体系的な知識やノウハウが不足しており、長期的に問題が発生しやすいです。
また、ITに詳しい社員が辞める際に、誰も対応できない状態になるので、
問題が発生した際に対応できません。
ちょっと詳しい人に頼むときは、一時的な便利さはあるものの、
長期的には大きなリスクを伴います。
ITの属人化を防ぎ、専門知識を持った担当者や外部サポートを
確保することをおすすめします。
2. トラブルはいつも「その場しのぎ」
ゼロ情シス状態の例として、トラブルはいつも「その場しのぎ」のケースも挙げられます。
システムやネットワークに問題が発生すると、根本原因を追求せず、
その場しのぎで解決している状態です。
しかし、見かけ上では業務が回っているものの、
同じ問題が何度も繰り返されるリスクがあります。
具体例を挙げると、共有フォルダが突然見えなくなった際に、
その場で再起動をして対応し、原因のネットワーク設定ミスが
放置された状態になっている場合があります。
その場しのぎの状態は、短期的には業務が回るものの、障害が拡大するリスクが高いです。
そのため、根本的な原因の特定や恒久的な対策が行えるように、
安全なIT運用が大切になります。
2. 知れば知るほど怖い。ゼロ情シス状態のリスク
ゼロ情シス状態のリスクは、主に2つ挙げられます。
- 業務停止とセキュリティリスク
- シャドーIT化の恐怖
それぞれのリスクについて解説します。
1. 業務停止とセキュリティリスク
ゼロ情シス状態は、ITの専門家がいない状態になるため、
業務停止リスクやセキュリティリスクがあります。
たとえば、社内メールサーバーがダウンした際に、
社員全員がメールでのやり取りができず、受発注や顧客対応が止まる可能性があります。
ほかにも、ファイルサーバーの障害が発生した場合、
提出期限のある資料や契約書が開けず、業務に支障が出やすいです。
また、ウイルス対策ソフトの手作業を行っていたときに、
対応が遅いと社内のネットワークにウイルスが感染してしまい、
機密情報が漏洩する可能性もあります。
IT担当者が不在だと、障害対応やセキュリティ管理が後手に回り、
業務と情報資産の両方に重大なリスクが生じます。
2. セキュリティ意識がバラバラ。シャドーIT化の恐怖
ゼロ情シス状態は、情報漏洩やコンプライアンス違反などの
「シャドーIT化」のリスクもあります。
シャドーIT化とは、社員が会社に確認せず、
非公式のITツールやクラウドサービスを勝手に導入して利用する状態です。
たとえば、社員が個人のGoogle DriveやDropboxに業務資料を共有していた場合、
機密データが社外に保存され、情報が漏洩してしまう危険にさらされています。
シャドーITは業務効率を上げるように見えますが、統制が取れず、
重大なセキュリティリスクを伴います。
管理者が不在で非公式ツールの導入が増えるほど、企業全体の情報管理が
崩れるため注意が必要です。
3. ゼロ情シス状態から脱却するの３つの方法
ゼロ情シス状態から脱却する方法は、主に3つあります。
- アウトソーシングサービス
- 社員向けIT研修
- クラウドサービス
それぞれの方法について解説します。
1. アウトソーシングサービス
アウトソーシングサービスは、社内にIT担当者がいない場合、
専門の外部業者にシステム管理やトラブル対応を任せる方法です。
たとえば、社内のウイルス対策やファイアウォール設定、
定期監査を外部に委託することで、古いパスワードや未更新ソフトをチェックし、
改善案を出してもらうことが可能です。
ほかにも、社員のパソコンが動かなくなった場合、外部業者に依頼すると、
リモートで接続を行って原因の特定や復旧の対応をしてもらえます。
社内にITについて詳しい人がいなくても、原因の特定や復旧が可能となり、
トラブルが起きても業務停止時間を最小限に抑えられます。
2. 社員向けIT研修
ゼロ情シス状態から脱却したい場合は、社員向けのIT研修もおすすめです。
社員全員にITの基礎知識やセキュリティ意識を教育することで、属人化や
場当たり的な対応を防げます。
具体例を挙げると、IT研修の一環として、パソコンやソフトの基本操作を
研修することで、社内共有フォルダの正しい使い方や権限管理の方法がわかり、
情報が漏洩してしまう状態を防ぎやすいです。
ほかにも、セキュリティ研修を実施することで、社員全員のセキュリティに
対する意識が高まり、パスワード管理やウイルス対策などを徹底できるようになります。
ただし、一度の社員向けIT研修では時間の経過とともに意識が薄れるため、
月に1回や3か月に1回など、定期的に行うのがおすすめです。
3. クラウドサービス
ゼロ情シス状態から脱却する方法として、クラウドサービスの活用も挙げられます。
クラウドサービスは、社内にサーバーや複雑なシステムを置かず、
クラウドサービスを活用して業務システムを運用する方法です。
クラウドサービスを活用することで、サーバー管理が不要になるほか、
常に最新の状態で利用できます。
セキュリティ・バックアップ・更新が自動化され、業務停止リスクも軽減可能です。
ただし、クラウドサービスに依存してしまうため、停電やシステム障害が起きた際の対応や業務フローを確認しておくと良いでしょう。
4. まずはFASTではじめませんか？
危険なゼロ情シス状態を脱却したい場合、まずはFASTからはじめてみませんか？
危険なゼロ情シス状態を抜け出すためには、専門的な知識がなくても、
誰でも安心してITを運用できる環境の整備が重要です。
その解決策の一つとして、
弊社が提供している総合管理システム「FAST」がおすすめです。
なぜゼロ情シス状態でFASTがおすすめなのか、理由や特徴について詳しく解説します。
1. ゼロ情シス状態でFASTがおすすめの理由
ゼロ情シス状態でFASTがおすすめな理由は、
特定の業務や知識・スキルが、特定の個人に依存してしまう「属人化」を
減らせるためです。
FASTは販売管理・顧客管理・案件管理などが可能な総合管理システムで、
多種多様な業務を整理できます。
また、業務や利用するサービスをまとめて一元管理することにより、
情報の分散を防いで業務の効率向上を図ることが可能です。
さらに、FASTを導入して社員全体に研修を行うことで、
特定の社員しかしらない属人化を防ぎ、誰でも同じ情報を共有できます。
業務の効率化や属人化の防止ができるため、多くの企業におすすめです。
2. FASTについて詳しく解説！
FASTは、顧客管理や販売管理、案件管理などが可能な「統合経営管理システム」です。
業種や仕事内容、働き方にあわせて柔軟に対応できる業務システムで、
業務の効率化を図りたい多くの企業から利用されています。
最初の3か月間は、業務プロセスに影響を与えない小幅な設定変更が
自由にでき、使いながら理想的なシステムに変えられます。
また、機能の追加や修正をしたい場合でも、
開発プラットフォーム「Claris FileMaker」をベースにしているため、
短時間・低価格で提供可能です。
さらに、月額3万円から始められる運用支援サービスもあり、
専任のSEを運用サポートに付けられます。
ゼロ情シス状態を脱却できるだけでなく、業務の効率化を図りやすいため、
セキュリティや情報管理に不安を抱えている方は、FASTの導入を検討してみてください。
5. まとめ
社内のITに詳しい人に任せていたり、その場しのぎで対応したりする
「ゼロ情シス状態」は、情報漏洩や業務停止リスクのある危険な状態です。
機密情報が外部に漏れてしまうと、大きなトラブルに発展する可能性もあり、
経営に大きな影響を与えます。
危険な状態を脱却するためにも、本記事で紹介した脱却法の採用や弊社のFASTの導入を
検討してみてください。
