「経営をIT化して、もっと合理的にしたい」
という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
とくに、ローコード開発が可能なデータベース管理システム「 FileMaker 」は、
ブランドの認知度・小さく始められる・専門的なプログラミング知識がなくても修正ができるなど導入のしやすさが特徴です。
ただ、導入後、機能が複雑化するとさまざまな問題が発生しています。
「 動作が遅くなって困っている 」
「 高速化をして新規注文をさらに獲得したい 」と悩む企業が増えています。
このような課題の解決の最適解が「 FileMakerのWeb化 」です。
本記事では、FileMakerがどのようなツールなのか、
採用されている理由や活用方法、Web化のメリットなどを解説します。
FileMaker導入後の課題に悩んでいる方、もっと快適にしたいと悩んでいる方は、
参考にしてみてください。
FileMaker導入後の課題についてのご相談は、
下記よりお気軽にお問合せください。
目次
1.ITで経営をより合理的にするFileMaker
FileMakerは、自社の業務プロセスに合わせてシステムを
柔軟に構築できるプラットフォームです。
プログラミングの深い知識がなくても開発が可能で、
製造業の生産管理や建設業の工事台帳など、
会社ごとの工夫や独特な方法企業のIT化を支えてきました。
まずは、FileMakerが「中小企業でよく採用されている理由」や
「具体的な活用方法」を業種別に解説します。
1-1.中小企業でよく採用される理由
中小企業でFileMakerが支持される最大の理由は、
リスクを抑えて「小さく始められる」点にあります。
大規模なパッケージシステムを導入する場合、
多額の初期投資と長い準備期間が必要となり、経営への負担が懸念されます。
対してFileMakerは、特定の部署や
業務単体からスモールスタートを切ることが可能です。
まずは在庫管理だけ、あるいは顧客リストだけといった限定的な範囲から運用を開始し、
効果を確認しながら徐々に適用範囲を広げていくことができます。
また、専門的なプログラミング知識がなくても
直感的に修正を加えられる点も大きな特徴です。
例えば、現場から「入力項目を一つ増やしたい」
「画面のレイアウトを変えたい」という要望が出た際、
外部の業者に見積もりを依頼することなく、社内の担当者がその場で対応できます。
現場のアイデアを即座に形にできる開発スピードは、
変化の激しい中小企業のビジネスにおいて強力な武器となり、
運用に合わせてシステムを育てていける柔軟性こそが、
多くの経営者にFileMakerが選ばれている理由です。
1-2.業種別 活用方法
次は、業種別のFileMakerの活用方法を3つ紹介します。
- 製造業（多品種少量／受注生産）
- 卸売・小売
- サービス業（予約・管理・カルテ等）
それぞれの活用方法を参考にしてみてください。
製造業（多品種少量／受注生産）
製造業はとくに、多品種少量生産の現場は、
製品ごとに異なる部品や工程の管理が煩雑になるケースがあります。
FileMakerを導入することで、指示書と図面はデジタル化され
タブレットで閲覧する運用が可能になります。
例えば、進捗状況をリアルタイムで可視化したい場合は工程ごとにバーコードを読み取る仕組みを作るのがおすすめです。「どの製品が、今どこで止まっているか」が一目でわかり、
納期遅延を防ぐ対策が打てます。
また、過去の不具合情報を図面に紐づけて記録することができるので、
技術伝承にも役立ちます。
卸売・小売
卸売や小売の現場でよく課題とされる
流動的な在庫情報をいかに正確に把握できるかという点です。
FileMakerを活用すると、
倉庫内での入出庫作業と事務所の在庫データを即座に連動させることが可能です。
具体例として、営業担当者が商談中にその場で在庫を確認し、
注文を入力するといったスピード対応も実現できます。
また、セット商品や特注品といった複雑な販売形態にも柔軟に対応可能です。
パッケージソフトでは管理しきれない独自の掛け率や単価設定も、
自社のルール通りにシステム化できる点が強みとして挙げられます。
サービス業（予約・管理・カルテ等）
FileMakerは、予約情報と過去の来店履歴、施術やサービスの記録を
一つの画面で管理できます。
そのため、顧客ごとのきめ細やかな対応ができる点から、
多くのサービス業に利用されています。
例えば美容室やエステサロンでは、施術前後の写真をiPadで撮影し、
そのままカルテに保存する運用が多いです。
さらに、FileMakerを活用すると、紙のカルテを探す手間がなくなり、
前回の会話内容や好みをすぐに確認できます。
担当者が変わってもサービスの質を落とすことなく、
顧客満足度を高める運用が定着しやすい点が魅力です。
2.FMの「遅い・重い・高い」問題
FileMakerは導入のしやすさが魅力ですが、
運用規模が大きくなると特有の課題に直面します。
とくに、「 遅い・重い・高い 」という3つの観点が課題となっている状態です。
それぞれの問題点について解説しているので、
FileMakerの導入を検討している方は確認してみてください。
同時アクセス増とデータ肥大化による動作遅延
運用規模が拡大すると、システム全体の動作が重くなる問題が発生します。
動作が重くなる理由は、同時アクセス数が多いほど、
サーバーへの負荷が高まるためです。
さらに、取引先の増加に伴ってデータ量も肥大化し、
検索や集計処理に時間がかかるようになります。
具体的には、朝の始業時などアクセスが集中する時間帯に、
画面遷移が極端に遅くなる現象が起きることがあります。
待ち時間の発生は業務効率を低下させ、
現場担当者の大きなストレス要因となりやすい点を把握しておきましょう。
度重なる改修による複雑化と属人化
長期間運用しているシステムでは、
「 内部構造の複雑化 」と「 管理の属人化 」が深刻なリスクとなります。
長年にわたり拡張や改修を重ねてきた結果、
システムが「 つぎはぎ 」状態になっていることが主な原因です。
どこを直せばどう動くかが把握しづらく、
外部システムとの連携やカスタマイズにも限界が生じます。
また、社内に専任の情シス担当がおらず、
特定の一人だけが使用を理解しているという状況に陥っているケースもあります。
属人化は将来的な業務拡大の足かせになる可能性があるため、
できるだけ早めにに対策を取ることがが大切です。
ユーザー数に比例して増大する運用コスト
全社でシステムを活用しようとする際、
最大のネックとなるのが「 ランニングコストの高さ 」です。
FileMakerのライセンス費用は、ユーザー数に応じて加算される体系であり、
社員が増えるほど維持費も比例して増大するためです。
実際、「 全員に使わせたいが、コストが合わない 」という理由で、
利用者を一部に制限せざるを得ない企業もあります。
費用対効果が見合わなくなってきたと感じるなら、
それはシステムのあり方を見直すべきタイミングかもしれません。
3.FileMakerの限界の最適解となるWEB化とは？
FileMakerで直面する「 遅い・重い・高い 」という課題に対し、
最も効果的な解決策がシステムの「 Web化 」です。
FileMakerのWEB化は、既存の業務ロジックを
Webブラウザ上で動作するシステムへ作り替えることを指します。
ここからは、WEB化の「 メリット 」と
「 導入前に知っておくべき弱点 」について解説します。
メリットと弱点を把握し、自社に合うか検討してみてください。
Webシステムへ移行するメリット
Web化のメリットは、パフォーマンスとコストの大幅な改善にあります。
Webシステムは、サーバー側で集中処理を行う仕組みのため、
大量のデータを扱っても高速に動作します。
数万件のレコード検索や複雑な集計処理であっても、
ストレスなく結果を表示できます。
また、ブラウザさえあれば動くため、
多拠点からのアクセスや数百人規模の同時利用でも安定稼働します。
さらに、ランニングコストの構造が変わる点も大きなメリットです。
FileMakerのような「 1ユーザーごとのライセンス課金 」ではないため、
利用者が増えても維持費を一定に抑えやすくなります。
API連携などを通じて外部サービスともつながりやすく、
将来的な機能拡張にも柔軟に対応できる点が魅力です。
導入前に知っておくべきWEBシステムの弱点
FileMakerのWeb化の懸念点は、
システムの修正や機能追加の難易度が上がることです。
FileMakerのように、現場の担当者が直感的な操作でレイアウトを変えたり、
機能を追加したりすることはできません。
改修には専門的なプログラミング技術が必要です。
そのため、開発にかかる期間も長くなる傾向にあります。
仕様を固めてから実装する工程を踏むため、
思いついたアイデアを即座に形にするといったスピード感は落ちてしまいます。
この特性を理解した上で、移行計画を立てることが大切です。
4.実例で見るFileMakerシステムのweb化へのステップ
システム導入の際に、多くの企業が直面する課題が、
事業の成長や変化への対応です。
以下では、合理的に経営を進めるための段階的なステップを紹介します。
① FileMakerを導入する
現場にFileMakerが導入され、業務にあったシステムをスピーディに構築できるようになります。
現場に合うシステムまで磨き上げるには、
細かい修正や追加が必要になるため、
FileMakerで改善のアイディアもすぐに反映できる環境を整えます。
② 導入によって安定する業務
FileMakerにより業務効率が上がり、
現場の声があがれば、自社内でもすぐに改善できることで、
短期間でシステムが安定します。
③ FileMakerの活用の場を広げたことへの影響が出る
ステップ②からFileMakerの機能やユーザーが増えると、
あらゆる業務に対応するため、システムが複雑化します。
FileMakerシステムは会社に最適な形になり、安定していますが、
機能やユーザーが増加することで、「遅い・重い・高い」と感じるようになることもあります。
④ WEB化が最適解に変わる
FileMakerで作り上げた安定したシステムをWEB化することで、
処理速度が速くなり、ランニングコスト削減も期待ができます。
このステップで重要なことは、”段階”です。
WEBの修正は、小さな修正でも専門家に依頼し、
高額な追加費用が発生することが多いです。
そのため、システムが現場に合う形に完成するまでの初期段階では、
専門知識がなくても修正・追加ができるFileMakerで完成度を高め、
システムが安定すれば、システムをWEB化することで、
効率的に、費用の負担も最小限に抑えることができます。
5. FileMaker導入からWEB化の成功事例
企業の事例をもとに、
FileMaker導入からWEB化に至るまでを具体的に解説します。
5-1.注文増加に対応できない既存システム
衣料品小売業（規模100〜200名）であるこの企業は、
ブランド認知度の向上に伴い急成長を遂げています。
しかし、その成長の裏で、既存のFileMakerシステムが限界に達していました。
システム導入時よりも注文が大幅に増加した結果、
動作が遅延する問題が発生しています。
また、業務拡大によりシステムを利用する社員が増え、
ライセンス費用が増大し、運用コストを圧迫する状況でした。
この課題に対し、予算400万〜500万円の範囲内で、
システムの高速化とさらなる新規注文獲得に向けた体制整備が急務となっています。
5-2.Web技術でシステムを作り直す
この企業が抱える課題の根本解決のため、
Web技術を活用したシステム再構築が選択されました。
主な業務である発注と出荷の機能をWebシステムとして作り直すことで、
既存のシステム内容は維持しつつ、性能を大幅に向上させることを目指しました。
Web化によって、処理スピードが格段に速くなり、
ランニングコストも最適化されました。
今まで不可能だった社外からのアクセスも可能になりました。
営業担当者は外出先でも過去のデータへ即座にアクセスでき、
打ち合わせを円滑に進めることができます。
さらに、協力会社ともリアルタイムにデータを共有できる体制が整ったので
業務効率が格段に向上しました。
この事例が示すように、FileMakerの柔軟性を認めつつも、
Web化によって成長スピードをシステムが妨げない環境を整えることは可能です。
御社がもし、現在のシステムの遅延やコスト増加に直面しているのであれば、
Web化は成長を加速させるための現実的な選択肢としておすすめです。
6.FileMakerシステムをweb化するために大切なこと
FileMakerの課題を乗り越え、Webシステムとして成功させるには、
移行を担うパートナー選びが肝心です。
単にプログラムを動かす技術力だけでなく、
既存のFileMaker資産を理解し、業務の流れを熟知した上で
Webへ落とし込めるかが鍵となります。
とくに、Web化においては、次の3つの要素のバランスを取ることが求められます。
- 既存のFileMakerシステムの構造を深く理解する力
- 高速かつ安全なWebシステムを開発する技術
- 現場で使いやすいデザインと操作性を実現する視点
弊社、株式会社すまいる顔は、
これら3つの領域を専門とするチーム体制で開発を進めています。
FileMaker制作チームやWeb開発チーム、
そしてデザインチームが連携することで、元のFMシステムの良さを活かしつつ、
Webの利便性を最大限に高めるトータル的な開発が可能です。
システム移行は、企業の成長を左右する大きな決断です。
コストやスピードの問題を解決し、
Web化によって事業を次のステージへ進めたいとお考えであれば、
まずは一度、現状の課題をお聞かせください。
7.まとめ
経営のIT化としてFileMakerを導入した結果
その後の企業の変化にFileMakerの限界が足かせとなり、
対応できず、業務の効率化を進めることができない企業が増えています。
規模拡大に伴うコスト増加や処理の遅延は、
企業の成長の停滞につながりかねません。
次のステップとしてこれらの課題解決の、最適解はWeb化です。
高速な処理能力と多人数アクセス、
そしてランニングコストの最適化を可能にし、更なる企業の成長に貢献します。
Web化の成功は、FMシステムとWeb技術の
双方を熟知したパートナー選びにかかっています。
トータル開発が可能な「 すまいる顔 」へ、まずは一度ご相談ください。
