今回は、従業員20〜30名規模のA社（仮）での、
変化を求められる時代にITシステムも変化に答えるよう改修し続けた結果、
デジタルカオス状態を解消するためにご提案した、あるシステムの提案事例をご紹介します。
作業時間削減・属人化排除・入力ミス削減を実現し、業務効率化に繋げます。
ぜひご参考になれば幸いです。
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目次
企業の概要
【 現 状 】気づいたら、20以上のシステムに翻弄される企業の日々
紙製品を取り扱うA社。
新規事業を始めるにあたり、既存システムでは対応できないと感じました。
その原因は社内で使用するシステムの複雑さです。
紙台帳、サブシステム、自動化マクロ、会計・給与ソフト、チャット、SMS、FAXなど
数えると20個以上のツール が分散していることがわかりました。
またツール同士も連携されていないため、システムを行ったり来たりで、
まるでジャグリングをしているように日々の業務の生産性は非常に悪い状態でした。
【 課題 】システムはスパゲティのように絡み合い、デジタルカオス状態
生産性の非常に悪い状態に陥った原因は、
長年、改修の度に新しいツールやシステムを後付けしてきたことです。
新しいシステムやツールを取り入れる度に複雑化し、全体像が見えないほどになっていました。
まるでスパゲッティが絡み合うデジタルカオス状態と表現できるほどです。
そのような状況では以下のような課題が生じていました。
・ 複数のツールとデータが連携していないため効率が悪い
・ 使うツールが多いと属人化が進み、いざトラブルが起きた時のリスクが高い
・ 手入力・転記などミスが起きやすいプロセスが存在
・ システム全体が不安定で、運用そのものが危険
・データが点在していて、経営判断に必要な分析ができない
また全体像が見えない複雑なシステムは経営陣の運用への大きな不安を抱える原因でもありました。
【 すまいる顔の改善案 】柔軟なシステムがデジタルカオス状態から解決へ導く
20以上のシステムが絡み合う状態を解決するために、すまいる顔が提案したのは
総合経営管理システム「 FAST 」 でシステムを一本化することです。
「 FAST 」はパッケージタイプのシステムではなく、「 事業と一緒に育てる 」を
コンセプトにした、将来の改修や事業の成長に合わせてシステムを進化させることができる
新しいシステムの形です。
そのため、20個以上の業務ツールを使用した業務フローを１つのシステムに集約することができます。
システムを継ぎ足していくのではなく、連携させ一本化することで
属人化問題・人為的ミスの発生・コスト削減などの課題を一度に解決できます。
【 提案システム 】事業と一緒に育てるシステム「 FAST 」
「 FAST 」の柔軟性・拡張性がスパゲッティ状態のシステムを紐解く
「 FAST 」はClaris 社の FileMakerで開発しているシステムです。
万人に当てはまるような100%をパッケージングしたシステムではなく、
システム導入後の機能追加や改修を見越した「 拡張性の高い安定構造 」で設計されています。
これにより、開発後の改修でシステム全体が混沌とするスパゲッティ状態を防止します。
情報を集約
連携していなかった情報を１つのデータベースに集約しました。
これにより、データの整合性が確保されて手作業での確認や転記の手間を削減できます。
業務機能を統合
販売管理、生産管理などを一つのツールとして「 FAST 」にまとめます。
複数のシステムを行き来して行っていた工程が一本化され共有しやすくなります。
部門間で情報が止まることがないので属人化の問題も解決します。
手作業の削減・自動化
CSVのエクスポート・手入力作業を極力減らすような業務フローに変えました。
結果、ミスが起きやすいプロセスを減らすことでき、作業時間の削減が可能になりました。
AI OCR 機能とQR付指示書
注文書や請求書にQR付の指示書を作成することで外注先の進捗などがweb管理で可能になりました。
情報や製造工程をリアルタイムに見える化できるようになり、
商談や運営の意思決定など業務管理の精度が向上します。
注文書などの資料をスキャンすることで、AIが文字の読み取りをするAI OCR機能では、
会社名や寸法などを正確に読み取り、データ化されます。
より複雑な注文書などの読み取りは、学習により精度をあげることができます。
また、コストも月3,000枚スキャンした場合、
およそ5,000円程という低コストで運用可能となります。
手入力する作業と比べ、大幅な効率化とコスト削減を実現できます。
システムの柔軟性・拡張性
「 FAST 」はパッケージシステムでは対応できない、
将来的な機能追加や改修を見越した拡張性設計のシステムです。
開発後の改修でシステム全体が崩壊する「 スパゲッティ化 」を徹底的に防止し、
長期的な保守・運用コストを抑制します。
高い安全性・世界基準のセキュリティ
管理対象を統合することで、メンテナンスや監査がシンプルになり、
情報の漏えいなどリスクが低減することで、安全に業務を運用できる環境が整います。
「 FAST 」は、Appleの子会社・Claris社のFileMaker で開発されており、
世界基準のセキュリティ設計です。
通信の暗号化やアクセス権限管理など、安全性を確保しています。
「 FAST 」についてはこちらから
【 導入後に期待される成果】システムの一本化で業務効率化に成功
「 FAST 」により20以上のツールを行き来しながらの複雑な業務から、
シンプルな一本化されたシステムで完結できるようになり、
日々の作業負担が大幅に軽減されます。
作業時間の削減
手作業（手入力・CSV出力）を自動化したことで、入力・確認作業にかかっていた時間を削減。
効率化により、単純作業からより生産性の高い業務に時間を使えるようになります。
属人化の解消
システムを共有すると特定の担当者しか分からない業務が減少します。
引き継ぎやトラブル時のリスクも低減します。
入力ミスの削減
AI OCRの活用により、注文書や請求書の情報を素早く正確にデータ化することができるようになります。
手入力作業が減ったことでミスが発生するプロセスを大幅に削減することに繋がります。
業務の見える化
状況をリアルタイムで把握できるようになり、現場だけでなく、
経営層も全体状況をすぐに把握しやすくなります。
意思決定のスピードが向上し、経営陣のシステム運用の不安も解消されます。
デジタルカオスを繰り返さない。将来を見据えたシステム
拡張性を重視した設計の「 FAST 」は、
今後の事業成長や業務変更にも柔軟に対応することができます。 シ
ステムのスパゲッティ化を防ぎ、長期的に安定した運用ができる環境へと変わります。
まとめ
A株式会社は新規事業を始めることがきっかけで20以上のシステムが絡み合う
「デジタルカオス状態」に気づきました。
そこには、業務効率の低下・属人化・入力ミス・運用リスクといった多くの課題が隠れていました。
すまいる顔が課題解決のためご提案したのが、
事業とともに成長できる統合経営管理システム「 FAST 」です。
分散していた情報・業務は一本化され、複雑なシステムではなくなり、業務の効率化に繋がります。
他にも属人化の防止・安定したシステム運用など抱えていた多くの課題を
まとめて解消することが可能です。
時代に合わせてシステムを改修してきましたが、
一本化されたシステムを導入することによって育てるシステムとして
経営・現場の双方にとって安心して使い続けられるIT環境へと変化します。
目まぐるしく変化する企業のIT環境は、
簡単に大きなリスクを抱えるデジタルカオス状態に陥ってしまいます。
もし、少しでも業務の効率の悪さに気づいたら、
ぜひ一度、すまいる顔にご相談ください。
課題解決に向けたシステムのご提案をさせていただきます。
