目次
はじめに
IT導入後の現状は
「コストをかけて大手のシステムを導入したのに使っていない機能がたくさんある」
「たくさん打合せして導入したはずなのに、業務が増えた」
すまいる顔にはこのようなお悩みをお持ちのお客様から日々ご相談をいただいています。
原因の多くは、“課題と範囲の明確化ができていなかった”ことにあります。
課題と範囲の明確化とは
要件は多いほどいい？
システムを入れるとき多くは
①要件定義
②設計
③開発
④単体テスト・結合テスト
⑤総合テスト
⑥受け入れテスト
の流れになります。
また、各種テストの確認内容は、以下のようになります。
受け入れテスト→プロジェクト通りの要件定義か確認
総合テスト→要件定義通りに進められているか確認
単体テスト・結合テスト→設計通りに実装されているか確認
この①の要件定義の作業は非常に重要となります。
例えば、業務システムの要件を考える際、
機能が多ければ多いほど便利だと思いませんか？
しかし、機能が増えると、コストも納期も増えます。
また、機能が要件を満たしているかをプロジェクトの各段階で
確認する必要があります。要件をたくさん出しても、
情報整理がされていないと確認事項が増え、
漏れや抜けのリスクが高まります。
SaaSとスクラッチ開発における不要機能と不足機能の問題
システムには、大きく分けて、
・SaaS（インターネット経由でソフトウェアをサービスとして利用するクラウドサービス）
・スクラッチ開発（既存のシステムやパッケージを利用せず、要件定義から設計、プログラミングまで、全てオーダーメイドで作成すること）
上記の2種類があります。
以下では、それぞれのシステムの不要機能と不足機能を整理します。
SaaSの不要機能と不足機能
SaaSはパッケージ化されており、低コストで
手軽に導入ができます。
機能数が多く、魅力的に思いますが、
既に用意された汎用的なシステム故に、
使わない不要機能と、本当に使える機能がない不足機能がとても多く、
自社の業務とのミスマッチが発生しやすいです。
システムを導入しても、業務改善の直接的な解決が出来ない問題を抱えるケースがとても多いです。
スクラッチ開発の不要機能と不足機能
では、オーダーメイドで作るスクラッチ開発なら、
その様な問題は起こらないのでしょうか？
ITが今日のように発達するまでは一つの業務に対して一つのシステムでしか
対応出来ませんでした。
現在は、システムに複数の機能をもたせることができ、
それ故にシンプルなシステムではなくなり、
多くの業務を連携させた、より複雑なシステムを計画する必要があります。
スクラッチ開発では、現場の声や業務を踏まえて開発していきますが、
多くが予算が足りなくなったり、機能不足で
実際はエクセルと併用することになったり、問題が発生しています。
コストも時間もかけたのに・・・
この様な失敗をしないためにも「課題と範囲の明確化」をプロジェクトに取り入れましょう。
すまいる顔の「課題と範囲の明確化」について
すまいる顔では、システム導入の流れの①要件定義の前に
「課題と範囲の明確化」という作業を取り入れます。
現状の分析と業務フロー改善案を策定します。
- 現場の業務フローをヒアリング
- 現状の業務図を作成（Before）
- ボトルネックや課題の抽出
- システム活用による改善後の業務フロー図（After）の提案
可視化と整理を行うことで、システム導入の方向性や必要性が明確になります。
しかし、通常の業務をしながら上記のような
作業を行うことは容易ではありません。
業務にはたくさんの人が関わりますがシステムを
担当しているのは少人数のケースが多いです。
すまいる顔では、システム開発の前に
この「課題と範囲の明確化」からサポートすることが可能です。
社内のSEと共に「どのように改善できるか」を
お客様と一緒に検討しながら進めます。
有償にはなりますがその分綿密にしっかりと業務フローを作成することが出来ます。
- 説明会の実施
- 基礎資料の作成
- 現地調査
- 調査資料の作成
- 成果物作成支援
図でわかる！業務の「見える化！」実例をご紹介
フローの作成で業務の全体像が見えてくる
システムを導入するにあたり、どんなシステムがいいのか検討を始めると
業務が属人化していたりと複雑化していることが多々あります。
「課題と範囲の明確化」からサポートの場合、
現場の業務フローをヒアリングし現状と改善後の業務図を作成します。
※画像はイメージです。実際のフローは業務に合わせてさらに細かく分析します。
見える化することで業務が整理され、必要なシステムが見えてきます。
また、業務の流れや担当がわかることでシステム以外でも解決できることが
見つかるなど、無駄な機能をつけなくて済むというコストカットにもつながります。
また、こういった資料があると打ち合わせなどの時間も短縮され
業務の抜けなどのリスクが減ることに繋がります。
プロジェクト憲章でスピードアップ！
フローの他にも、プロジェクト憲章を作成します。
これは、システムを導入する際に「目標・目的」を明文化するものです。
画像の様に細かく文章化することではっきりとプロジェクトの内容が整理されます。
例えば、プロジェクトに新たに追加のシステムが発生した場合、この資料があると
決済や承認がはっきりしているため承認者の確認のためにプロジェクトが
止まったりすることがありません。
時間がかかるということはその分コストもかかる要因になります。
しっかりと土台を作ることで本当に業務にしっかりと合った
無駄のないシステムを作ることが出来ます。
SIPOC分析で課題の洗い出し
業務に合ったシステムを作成するには、日々の業務の分析が必要です。
ただ日々の業務をいざ分析したり、人に伝わる資料にするのはなかなか難しいものです。
すまいる顔ではSIPOC（サイポック）分析を活用し、
簡単に業務の分析をできるようにサポートいたします。
※Supplier（供給者）・Input（入力）・Process（プロセス）・Output（出力）・Customer（顧客）
業務のプロセスを上記の内容に仕分ける方法です。
「誰が・何を・どうやってるか」が明確にすることが出来ます。
実際に行う場合は表などの資料を使用し簡単に取り組めるようになっております。
まとめ
業務に合った無駄のないシステムを作成するには“課題と範囲の明確化が大切です。
弊社ではシステム開発に加えて「現状分析・業務改善コンサルティング」が可能です。
業務全体を見える化し、課題を整理した上で、システムを一緒に作り上げていきます。
部分的な導入など業務に合わせて柔軟に対応いたしますので
お気軽にお問い合わせください。
