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目次
はじめに：なぜ今、中小企業にIT担当者が必要なのか？
IT投資が後回しにされがちな中小企業の現状
中小企業は限られた予算や人員の中で事業運営を行っているため、
IT投資が後回しにされるケースが少なくありません。
IPA『IT人材白書2023』によると、日本のIT人材は約144万人とされ、
労働人口全体の約2.1％です。
しかし、中小企業の多くは専任のIT担当者を抱えておらず、
多くの企業が外部支援に依存しながらIT運用を行っているのが実情です。
また、『2024年版中小企業白書』によると、
中小企業では電子メールなどの
デジタルツールの利用といった初歩的な取り組みにとどまっている企業が多く、
2023年時点で初歩的なITレベルは66.2％と過半数を占めています。
特にIT担当者が専任で存在しない場合、
IT環境の整備や最新技術の導入が遅れ、結果として業務効率化や競争力強化の
チャンスを逃してしまいます。
こうした現状は、中小企業におけるDX推進の
大きな阻害要因となっており、IT担当者の重要性が一層高まっています。
IT担当者不在がもたらすビジネスへの影響
ITの専門家であるIT担当者がいないと、日々発生するITトラブルに
迅速・的確に対応できず、業務の停滞や顧客対応の遅延を招きやすいです。
また、セキュリティ対策が不十分になることで、
情報漏洩リスクやウイルス感染の危険性も高まります。
こうしたリスクは企業の信用失墜を招くため、経営そのものにも悪影響が及びます。
さらにデジタル化の遅れは経営の競争力を低下させ、利益率の低下をもたらします。
IT担当者がいない中小企業が直面する具体的な課題
①IT資産管理・運用保守の停滞
IT担当者不在では
社内のPC、ネットワーク機器、サーバーなどの
資産管理が後手になりがちです。
機器の老朽化やライセンスの期限切れに気づかず、
運用に支障をきたすリスクが高まります。
情報が分散・不正確であるために業務効率が低下し、
トラブル対応に時間を要して生産性が損なわれます。
②社内ITトラブルへの対応遅延・属人化問題
属人化とは、特定の業務の手順やノウハウが特定の担当者しか
把握・共有できていない状態を指します。
トラブル対応が属人化すると対応に時間がかかることが多いです。
良くありがちな例としては、経営トップが自らITトラブル対応に
時間を取られてしまい、しかも小手先の対応に終わってしまうことです。
また、問題解決のノウハウの共有不足から
同じトラブルが繰り返されるケースも少なくありません。
③セキュリティ対策不足と情報漏洩リスク
定期的なアップデートや脆弱性対応が遅れ、
ウイルス感染や不正アクセスによる情報漏洩、データ破損のリスクが顕著に高まります。
IT担当者がいないと、退職者のITアカウント管理やデータ保護セキュリティが甘くなり、
大切な社内情報資産や顧客情報が社外に流出するきっかけにもなります。
④デジタル化推進や業務効率化の遅れ
クラウドやAIといった最新技術を導入できず、
デジタル化が遅れると業務効率の改善が進みません。
結果として生産性が停滞し、競争力強化の機会を失います。
中小企業が抱えるリスクを軽減するための対策
情報システム運用支援・ITサポート導入のメリット
外部の専門サービスを導入することで、即時対応力が向上し、
専門知識を活用したリスク軽減が期待できます。
経営者側はコア業務に専念しながら安定的なIT運用を実現できます。
外部委託・情シス代行のサービス内容と費用相場
IT資産管理、トラブル対応、セキュリティ監査などの包括的サービスが提供されており、
中小企業でも利用しやすい料金体系でサービスが展開されています。
費用は月額数万円から数十万円が一般的であり、
上述のIT担当無しの弊害を考えると賢い選択となります。
適切なIT支援会社の選び方（サポート範囲・実績）
自社の課題に即したサポート範囲を持つベンダーを選び、
導入実績や対応体制を確認することが重要です。
契約内容は事前に明確化し、トラブル時のレスポンスも評価ポイントとなります。
DX推進による業務改善と補助制度
クラウドサービス・RPA・AIなどを活用した業務改善を
積極的に行う中小企業も増加しています。
国や自治体によるDX推進補助金を活用することで、
初期投資の負担を軽減しながら変革を加速させることが可能です。
実際の導入事例とIT運用改善のステップ
ITアウトソーシング活用の成功事例
ITアウトソーシングとは従業員・顧客からのIT系問い合わせ対応や技術的な
サポートを行う窓口を外部委託する形態のことです。
夜間や休日のみ業務を委託することが可能なサービスもあり、
多くの中小企業が外部サービスの活用により、
IT運用コストの抑制と問題解決スピードの向上を実現しています。
専任者不在の状態からでも安定した運用体制を構築できます。
クラウドサービス／RPA・AI活用の中小企業事例
請求書から必要な情報を抽出して会計システムに入力したり、
問い合わせメールの内容をExcelに転記するなど、
手作業や属人的な業務の自動化により、
業務効率が劇的に向上した成功事例が報告されています。
また、クラウド導入によるコスト削減と機動的なシステム運用も普及しています。
IT導入補助金など公的支援の活用方法
国や地方自治体ではIT導入やDX推進に関する補助金制度を設けています。
申請要件や支援内容を確認し、積極的に活用することが推進のカギとなります。
システム導入に活用できる補助金については、下記の記事で紹介しています。
導入から体制整備までの流れ・注意点
まず現状分析を行い、
外部委託候補の選定、契約・導入後は管理体制の構築と
社員教育を順序立てて実施しましょう。
途中でのフォローアップ・改善も欠かせません。
一連の流れを親身になって相談に乗ってくれるベンダーを優先して選考するのも良いでしょう。
中小企業がIT支援サービスを選ぶ際のポイント
自社の課題に合ったサービス内容か
サービス提供範囲が自社の課題や業務内容にマッチしているかを確認します。
社内ITヘルプデスクが必要か、社内ITインフラの支援か、DX課題の促進か、
優先順位付けをすることも大切です。
明確な料金体系か
月額定額制や使用量に応じた従量課金制など料金体系に透明性があることが重要です。
特に、自社の事情に合わない場合に途中で解約できるかどうかも確認してください。
サポート体制は充実しているか
24時間対応やリモートサポート対応、電話対応できるか、
メール対応のレスポンススピード保証、定期的な状況報告などがあるかを
チェックしましょう。
実績や口コミはどうか
導入実績や利用者の評価を参考にし、信頼性の高い支援先を選定しましょう。
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より詳しい内容は、下記よりご覧ください。
まとめ：今すぐ始めるITリスク対策と今後の一歩
IT専任者不在でも可能な「安全・効率化」への実践ポイント
外部IT支援の積極的な活用、IT資産の見える化、社内での情報共有強化により
安定かつ効率的なIT運用が可能になります。
外部委託・支援活用で経営者が意識すべきこと
社内IT課題の優先順位付けと契約内容の明確化や定期評価を欠かさず、
経営視点でIT体制全体の改善を促進する意識が不可欠です。
相談窓口やサポート体制の情報
公的機関や専門サービスの相談窓口を早期に活用し、
リスクを最小化することが、今後の経営基盤強化につながります。
社内のITに関するご相談は、「すまいる顔」におまかせください！
