基幹システムは企業の根幹を支えるシステムであり、基幹システムが古くなってしまうと
今後の事業展開に支障をきたします。
今回は、基幹システムの再構築の必要性や進め方、失敗しないための注意点などについて解説します。
【システム導入・移行のご相談はこちらから】
目次
基幹システムとは？
基幹システムは、生産管理・会計・人事・勤怠管理・給与システムなどの
企業の重要な部分を担っています。
各企業によってどのシステムが使われているのかは異なりますが、
基幹システムが止まってしまうと、事業や経営自体に支障をきたす程、重要な役割を担っています。
基幹システムの再構築の必要性
基幹システムは、適切な運用をしないまま長期運用していると、老朽化していきます。
さらに、システムの改修などが重なっていくと複雑になり、ブラックボックス化する問題も起きます。
そのような問題は、DX推進の妨げの一つとなり、
長期運用している基幹システムは再構築が求められます。
業務に合わない基幹システムを使うことのリスク
基幹システムを構築した当時と企業の状況や業務プロセスが変化すると、
システムが企業の現状に合わなくなっている可能性があります。
業務に合わない基幹システムを使い続けていると、
処理速度が遅くなるなど、業務効率の低下につながります。
基幹システム再構築のタイミング
再構築のタイミングは、基本的に業務プロセスの変化により基幹システムが対応できなくなったときです。
基幹システムが対応できないために業務効率が落ちてきた、
業務にシステムが追い付かなくなった、
などを感じたら、早めにシステムの再構築をすることをおすすめします。
基幹システム再構築のメリット
基幹システム再構築には、たくさんのメリットがあります。
データの一元管理が可能になる
改めてシステムを再構築する際は、
個別に分かれている基幹システムを統合することができます。
システムの一元管理ができることによって、
業務効率の向上や人的ミスの削減につながります。
データの共有
システムが一元化管理されると社内全体でデータを共有できるメリットがあります。
データ共有ができれば、他部署との連携がスムーズになり、業務効率が向上します。
保守作業が簡単になる
既存の基幹システムは改修などを繰り返すことで複雑化・老朽化し、
保守作業が年々難しくなります。システムを再構築することで簡素化でき、
保守作業やメンテナンスの負担が軽減されます。
DX化促進
基幹システムが新しくなると、これまではできなかった
新しい業務や技術にも対応できるようになり、DX化をより進められるようになります。
基幹システム再構築のデメリット
基幹システムの再構築にはデメリットもあります。
デメリットを事前に把握しておくことで、
基幹システムの再構築がスムーズに行えるようになるでしょう。
移行後に問題が顕在化するリスク
事前に課題の洗い出しをせず、新しいシステムが良いからと再構築を急いでしまうと、
移行した後にさまざまな問題が顕在化してしまいます。
具体的には、再構築後にシステムがより使いにくくなったり、
必要な機能がついていなかったりといった問題です。
そのため、基幹システムの再構築は慎重に行う必要があります。
再構築後の方が使いづらいと感じることもある
また、再構築した基幹システムを使いこなすためには、
ある程度システムの操作に慣れる時間が必要になります。
そのうえ、部署によっては再構築のメリットをすぐには感じられず、
逆に以前のシステムの方がよかったといった不満が出てくる可能性もあるため、
事前に現場の意見を取り入れ、
どの部署でもメリットが感じられるように構築することも重要です。
基幹システム再構築に失敗しないための注意点
基幹システム再構築をスムーズに行うためには、いくつかの注意点があります。
失敗しないためにも、どのような点に注意するべきなのかを把握しておきましょう。
現行システムの把握
基幹システム再構築を失敗しないための注意点は、
現行のシステムをしっかり把握しておくことです。
基幹システムをリプレイスするなら、現在どの機能が使われていて、
不要な機能はどの程度あるのか、といったことを確認しておかなければなりません。
社内での情報共有
なぜ基幹システムを再構築しなければならないのかといった点に関して、
社内で共有しておくことも大切です。
たとえば、現行システムのままではDX化が遅れてしまう、
会社の業務に合わなくなってきているなどの目的をはっきりさせ、
情報の共有を行うことによって社内の混乱を防げるでしょう。
基幹システム再構築の進め方
基幹システムを再構築するためには、以下の手順で進める必要があります。
1.現行システムの把握
2.課題の洗い出し
3.計画の立案
4.システムの再構築
5.システムの移行
基幹システムを再構築するためには、現行システムの把握が重要であり、
まずは仕様書の確認などを行いましょう。
また、現行システムでよく使われている機能や、全く使われていない機能などを調査し、
さらにどのような課題を抱えているのかを洗い出します。
また、どのような機能が必要なのか、
何が求められているのかを明確にしましょう。
課題の洗い出しが終われば、開発計画に着手します。
ゼロから再構築をするのか、新環境に移行する方法をにするのかを決めたうえで、
具体的な計画を立てていきます。
計画や工程が決まったら、システムの再構築に着手しましょう。
基幹システム再構築が終了し、システムの移行まで問題なく終了すれば完了です。
基幹システム再構築の成功事例
基幹システム再構築には、失敗のリスクもあります。
とはいえ、成功すればより業務の効率化が図れ、仕事をやりやすくなるでしょう。
ここでは、基幹システム再構築の成功事例について紹介します。
兵庫県神戸市西区に本社を構える株式会社SHiNKO様は、
基幹システムの再構築の際、総合経営管理システム「FAST」を導入されました。
従来の基幹システムは、約5年ごとのバージョンアップが必要で、
そのたびに高額な更新費用が発生していました。
1つの作業を入力するだけでも多くの項目があり、使っていない機能もいくつもありました。
また、現場ではiPadが業務との相性が良いため、導入を考えていましたが、
現行システムでは連携ができない状況でした。
そのような状況のため、基幹システムの再構築に踏み切ることとなり、
複数の会社に見積もりを取った結果、
長期運用の体制が整えられた「FAST」の導入に踏み切りました。
FASTを選んだ理由は、
導入コストが安く（他社の1/5程の費用）、
会社の業務内容や希望に答えられるシステムだったからです。
FAST導入後は今まで手入力だったものを簡略化され、
作業効率が上がり、機能の変更や追加なども運用支援のプラン内で対応できました。
ビジネスの変化に合わせて育てることができる基幹システム「FAST」とは？
基幹システム「FAST」は、ビジネスの変化に対応できるため、
業務内容が変化しても問題なく使い続けることができる、
システム再構築にぴったりなシステムです。
FASTとは？
FASTは、販売管理や案件管理、顧客管理などが可能な総合経営管理システムです。
Claris FileMakerをベースに開発されたシステムであり、
仕事内容や働き方に合わせたシステム構築が可能となっています。
FASTの特徴
FASTの特徴は、16項目以上の基本機能から、
必要な機能だけを選んで実装できる”パターンオーダーシステム”です。
また、専任のSEがサポートにつき、使いながら環境を整えることができるため、
非常に簡単に始めることができます。
柔軟な対応が可能であるため、常に経営環境が変化し続ける企業に向いているシステムです。
まとめ
本記事では、長期運用している基幹システムの再構築に関して詳しく解説しました。
基幹システムの再構築にはリスクもありますが、
企業の変化に対応するためには重要なことです。
とくに、老朽化したシステムをそのまま使い続けることは、業務の停滞にもつながります。
基幹システムが業務に対応しきれていない、DX化の妨げになっていると感じたなら、
ぜひ自社に合ったシステムの再構築を検討してみてください。
【システム導入・移行のご相談はこちらから】
