生産管理の現場で「この作業はあの人にしかできない」という状況に悩んでいませんか？
特定の担当者に業務が集中する属人化は、中小企業の生産性を大きく阻害する要因です。
日本政策金融公庫の調査によると、
中小企業における生産管理システム導入率はわずか33.5%にとどまっており、
多くの企業で属人化が課題となっているのです。
本記事では、限られたリソースで取り組める４つの具体的なステップを通じて、
属人化を段階的に解消し、業務の標準化を実現する方法を解説します。
システムの導入やシステム移行についてのご相談は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
目次
生産管理の属人化とは｜中小企業が直面する課題
属人化の定義と中小企業で起こりやすい理由
属人化とは
「あの人がいないと仕事が進まない」といった
特定の業務が特定の人にしか対応できない状態を指します。
中小企業で属人化が起こる3つの背景
①人手不足による業務の集中
一人の担当者に複数の業務が集中し、日々の業務に追われる結果、
後進の育成や情報共有に時間を割くことができません。
②分業化による情報共有文化の不足
業務を分業化することで個人の専門性を高める傾向が強く、
現場の従業員同士で業務内容を共有しない文化が形成されがちです。
③暗黙知の蓄積
特に長年の経験に基づく判断基準など暗黙知が重視される製造業では、
こうした傾向がさらに顕著になります。
ベテラン社員が長年培ってきたノウハウは、本人の頭の中に入っており、
組織の資産として活用できていません。
属人化がもたらす5つの深刻な問題
担当者不在時の業務停滞
急な休暇や体調不良の際、代わりに対応できる人材がいないと
トラブルへの対応が遅れ、最悪の場合、顧客に迷惑をかける事態にもなりかねません。
技術・ノウハウの喪失リスク
定年退職や転職によって、長年蓄積された知見が一夜にして消失してしまいます。
終身雇用が機能していた時代とは異なり、
現代では人材がいつまで自社に留まるか予測できません。
長時間労働と健康被害
特定の社員への業務集中は長時間労働を招きます。
周囲との業務分担が困難になり、すべて一人でこなさざるを得ない。
休暇も取得しにくくなり、心身の健康に悪影響を及ぼすでしょう。
業務のブラックボックス化
担当者だけが業務の実態を把握している状態では、
プロセスに潜む無駄や改善点を発見できません。
複数の目でチェックしていれば見つかるミスも、一人だけでは見過ごされてしまいます。
事業拡大の制約
生産管理ができる社員が限られていれば、工場の拡大や新規顧客の獲得も困難になり
成長のボトルネックとなるのです。
【ステップ1】業務の洗い出しと可視化から始める
現状の業務フローを図解化する重要性
なぜ可視化が第一歩なのか
属人化を解消する第一歩は、現状の業務全体を整理し、可視化することです。
どの工程が属人化しているのかを特定しなければ、効果的な対策は打てません。
業務フロー図に含めるべき3つの要素
業務フロー図の作成では、担当者・工程・情報の流れを明示します。
誰が何を行い、どのような手順で、どこに渡すのか。
この一連の流れを図解化することで、業務の全体像が見えてきます。
すまいる顔の「課題と範囲の明確化」アプローチ
すまいる顔では、システム導入の前に「課題と範囲の明確化」
という作業を実施しています。
現場の業務フローをヒアリングし、現状の業務図を作成することで、
ボトルネックや課題を抽出するのです。
この可視化によって、システム以外でも解決できる問題が見つかることもあります。
無駄な機能をつけずに済むというコストカットにもつながるのです。
SIPOC分析で業務を5つの要素に分解
SIPOC分析も有効な手法です。
- Supplier（供給者）
- Input（入力）
- Process（プロセス）
- Output（出力）
- Customer（顧客）
という5つの要素に分解して整理することで、
「誰が・何を・どうやっているか」が明確になります。
参考：現場が使えるITを、現場と一緒に作る すまいる顔の「課題と範囲の明確化」について
属人化している業務の優先順位付け
すべてを同時に標準化してはいけない理由
すべての業務を同時に標準化しようとすると、
現場の負担が大きくなり失敗しやすくなります。
対象業務を選定し、優先順位をつけることが大切です。
業務評価の3つの軸
業務を数値化して評価する際には、3つの軸を使います。
- 重要度：その業務が停滞した場合の影響の大きさで判断します。
- 頻度：業務の発生回数を基準とします。
- 難易度：習得に要する時間や専門性の高さを見極めます。
優先順位付けの実践的な考え方
ただし、リスクの大きさだけで優先順位を決めるべきではありません。
標準化のしやすさや成果の出しやすさも考慮する必要があります。
早期に目に見える成果を出せれば、
その後の取り組みで従業員の協力を得やすくなるからです。
標準化しやすく効果の高い業務から着手しましょう。
【ステップ2】マニュアル作成で知識を組織の資産に
誰でも実行できるマニュアルの作り方
完璧を目指さない段階的なアプローチ
業務の可視化が完了したら、次はマニュアルの作成です。
特定の担当者が持つ知識やノウハウを組織の資産として蓄積できます。
マニュアル作成では、最初から完璧を目指す必要はありません。
あらゆる事態を想定して細かくルールを作ろうとすると、
負担が大きすぎて途中で頓挫します。
まずは大まかな骨子を作り、
そこから徐々に細部を詰めていく段階的なアプローチが効果的です。
標準化の4つの基本条件
良いマニュアルには以下4つの条件があります。
- 誰でも実行できること
- 誰にでも分かりやすいこと
- 誰でも守れること
- 常に改善され続けていること
これらの条件を満たすマニュアルを目指しましょう。
マニュアルに記載すべき3つの要素
具体的には、手順・注意点・判断基準を明記します。
「何をするか」だけでなく「なぜそうするのか」という背景も記載すると、
応用が利きやすくなるでしょう。
また、図解や写真を活用することで視覚的な理解を促進できます。
マニュアルを形骸化させないための工夫
マニュアルが使われなくなる理由
マニュアルは作って終わりではありません。
時間が経つと内容が実態と乖離し、
誰も使わない形骸化した文書になるリスクがあります。
継続的な更新の仕組みを構築する
現場の声を反映した継続的な更新の仕組みが必要です。
実際に業務を行う担当者からフィードバックを収集し、定期的に内容を見直しましょう。
社内wikiやコメント機能を活用すれば、気づいた点をその場で残せます。
現場の改善を取り込む文化を育てる
運用を通じて、より効率的な方法が見つかることもあります。
そうした新たな知見を積極的に取り込み、
マニュアルをアップデートし続ける文化を育てることが定着につながります。
【ステップ3】スモールスタートでシステム導入を検討
中小企業に適したスモールスタートとは
いきなり大規模システムは不要
マニュアル整備と並行して検討したいのが、生産管理システムの導入です。
ただし、最初から大規模なシステムを導入する必要はありません。
スモールスタートの定義
スモールスタートとは、新しい技術を導入する際に
影響範囲や規模を限定して開始し、段階的に拡大していくアプローチです。
経済産業省のDX白書2021でも、中小企業がDXを成功させる方法として推奨されています。
具体的な始め方
具体的には、小規模なチーム（3〜9名程度）で限定的に開始します。
既存業務への影響が少ない内部業務から着手することで、
トラブルのリスクを最小化できるのです。
必要な機能だけを導入し、効果を確認しながら段階的に拡張していく方法が適しています。
スモールスタートの3つのメリット
このアプローチには複数のメリットがあります。
- 初期投資を抑えられること
- 早期に効果を検証できること
- 失敗した場合のダメージを最小限に抑えられること
小さな成功体験を積み重ねることで、現場の理解と協力も得やすくなるでしょう。
参考：社内のDX成功の第一歩は”スモールスタート”から【DX白書から学ぶ】
生産管理システム選定の3つのポイント
システムを選定する際には、3つのポイントを押さえましょう。
ポイント1：自社業務に必要な機能があるか
多機能なシステムが必ずしも良いとは限りません。
使わない機能が多ければ、操作が複雑になり現場の負担が増えるだけです。
自社の課題解決に直結する機能を見極めることが重要です。
ポイント2：全員が使いこなせる操作性か
いくら機能が充実していても、
特定の人にしか使えないシステムでは属人化の解消という本来の目的を達成できません。
直感的に操作でき、誰もが使えるシステムを優先すべきです。
ポイント3：段階的に機能追加できるか
必要最小限の機能でスタートし、効果を確認しながら拡張できるシステムを選びましょう。
最初から完璧なシステムを構築しようとすると、多額のコストがかかります。
【ステップ4】現場を巻き込み継続的改善で定着させる
従業員の抵抗を乗り越える巻き込み方
変化への抵抗は自然な反応
標準化を進める際、最も大きな障壁となるのが従業員の抵抗です。
変化を嫌う心理は人間の本能であり、
長年慣れ親しんだやり方を変えることに不安を感じるのは自然なことです。
標準化が失敗する3つの要因
失敗のパターンには3つあります。
現場からの見えざる抵抗、経営層と現場の目的認識のずれ、
そしてトップのコミット不足です。
単なる作業効率化として捉えられると、
手順書の作成や従業員教育が形骸化してしまいます。
抵抗を乗り越える4つの方法
これを乗り越えるには、
まず成功事例を共有して具体的なメリットを示すことが効果的です。
標準化によって残業時間が減った、ミスが減少したなど
目に見える成果を伝えることで、現場の理解を得やすくなります。
次に、業務部門との緊密な連携が欠かせません。
実際の業務プロセスや現場の課題を把握しているのは現場の担当者です。
彼らを巻き込んだ参加型のアプローチを取ることで、
現場が本当に使えるシステムや仕組みを構築できます。
そしてトレーニング期間を設け、業務と並行して浸透させることも重要です。
いきなりすべてを変えるのではなく、徐々に慣れていく時間を確保しましょう。
PDCAとSDCAで標準化を維持・進化させる
2つのサイクルの違いを理解する
標準化を定着させるには、継続的な改善の仕組みが必要です。
ここでPDCAサイクルとSDCAサイクルという2つの概念が役立ちます。
PDCAは、
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
の頭文字を取ったもので、業務を継続的に改善していくフレームワークです。
SDCAは
- Standardize（標準化）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
を指し、改善した内容を維持管理するためのサイクルです。
改善と維持の両輪で回す
PDCAで新たな改善を進めながら、SDCAで良いプロセスを標準化して維持管理する
といった、改善と維持を両輪で回すことが重要です。
定期的な見直しと社員教育
定期的な見直しで新たな属人化が発生していないかを確認しましょう。
業務が多くの従業員に共有される中で、新しい気づきが生まれてくる可能性も
あります。そうした知見を積極的に取り込み、業務プロセスを更新し続けることが
大切です。
また、社員教育の継続も忘れてはいけません。
生産管理ができる社員を増やすことで、特定の人材への依存を減らせます。
教育をし続けることで、社員のスキルアップと組織の成長を同時に実現できるのです。
数字で見る標準化の効果
2024年版ものづくり白書によると、
デジタル技術を活用した企業では効果が確認されています。
301人以上の企業では74.6%、300人以下の企業では54.2%が
「在庫管理の効率化」という成果を実感しているのです。
まとめ
４つのステップで実現する属人化解消
生産管理の属人化解消は、
- 業務の洗い出し
- マニュアル化
- スモールスタートでのシステム導入
- 現場の巻き込み&継続的改善
という4つのステップで実現できます。
中小企業でも段階的に取り組める
中小企業でも、限られたリソースで段階的に取り組むことで、
業務停滞のリスクを回避し、持続可能な生産体制を構築できるのです。
独立行政法人中小企業基盤整備機構の調査では、
DXに期待する成果として「業務の自動化・効率化」が38.6%を占めており、
標準化への期待は高まっています。
今日から始められる第一歩
完璧を目指す必要はありません。
まずは自社の業務フローを可視化することから始めてみてください。
小さな一歩が、組織全体の変革につながります。
属人化解消のパートナー「FAST」で、今すぐ始める業務標準化
本記事でご紹介した4つのステップを、より確実に、そして効率的に実現したい方へ。
株式会社すまいる顔の総合経営管理システム「FAST（ファスト）」が、
あなたの会社の属人化解消をサポートします。
FASTが選ばれる3つの理由
1. 本当に必要な機能だけを、無駄なく導入
FASTは販売管理、生産管理、顧客管理、案件管理など16項目以上の機能を備えた
総合経営管理システムです。
すべての機能を一度に導入する必要はありません。
自社の業務フローに合わせて必要な機能だけを組み合わせることができるため、
コストも操作の複雑さも最小限に抑えられます。
2. 「使いながら整える」から、現場に定着する
FASTの最大の特徴は、納品後3ヶ月間はカスタマイズできることです。
最初にすべての仕様を確定する必要はありません。
実際に使いながら「ここをもっとこうしたい」という現場の声を反映し、
本当に使えるシステムへと調整することできます。
この「使いながら整える」開発スタイルが、システムの形骸化を防ぎ、現場への定着を実現します。
3. 誰でも使える操作性で、属人化を根本から解決
いくら高機能でも、特定の人にしか使えなければ属人化は解消されません。
FASTはClaris FileMakerをベースに開発されており、直感的な操作性を実現。
ITに詳しくない方でも簡単に使いこなせるため、全社員が同じシステムを使って業務を進められます。
