販売管理システムを導入することで、ヒューマンエラーや業務の属人化を解消し、業務効率の向上を図れます。
ただし、どのシステムでもよいというわけではなく、
自社に合った販売管理システムを選ぶことが重要になります。
本記事では、販売管理システムの選定ポイントや導入方法について詳しく解説します。
販売管理システムの導入を考えている方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
目次
販売管理システムとは？
販売管理システムとは、販売に関する業務を一元管理できるシステムのことです。
そもそも販売管理とは、販売活動に関わるお金の流れや物品の流れを管理することであり、
企業にとっては利益を得るために重要な部分になります。
とはいえ、販売管理システムは販売にかかわる部分のみをシステム化しているわけではなく、
在庫管理・購買管理機能などが実装されているシステムもあります。
また、見積書や請求書などの発行ができる場合もあり、
自社に合ったシステムを導入することで、業務の効率化や人的ミスの削減が図れるでしょう。
販売管理の役割と重要性
販売管理システムを導入し、販売業務全体を一元管理することにより、
労力や手間、コスト削減に繋がります。
その結果、利益率の向上が見込まれるため、
自社の業務に合った販売管理システムの導入は、非常に重要なポイントです。
また、受注、在庫、出荷、請求、入金などの販売に関するプロセスを効率的に管理できるようになり、ヒューマンエラーをなくせます。
システムの導入によって顧客の注文にも迅速に対応できるようになり、
顧客満足度の向上も見込めます。
さらに、販売データを可視化することで売上予測を正確に立てることができ、戦略に役立てられるのも重要な役割といえるでしょう。
これらの点からも、販売管理システムは企業経営において非常に重要な役割を果たすといえます。
従来の販売管理方法におけるリスクとは
従来の販売管理では、ヒューマンエラーのリスクがあります。
たとえば、見積書や請求書など、取引先によって異なるフォーマットを利用している場合など、
入力ミスや記載漏れなどのミスが発生しやすくなる可能性があります。
また、電話での販売などは聞き間違いや伝達ミスなどが起こる可能性があり、
手書きでの書き間違いが起こる可能性もあります。
これらのヒューマンエラーに加えて、
取引先に合わせた見積書などは担当者にしかわからないなどといった、
業務の属人化が起こってしまう可能性も考えられるでしょう。
リアルタイムでの在庫の把握が難しく、在庫確認や販売に時間がかかってしまうこともあります。
販売管理システムの種類
販売管理システムには、大きく分けてクラウド型とインストール型の2種類があります。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを経由するタイプのシステムであり、
自社サーバーがなくてもシステムを使えるのが魅力です。
導入費用や運用コストも低い点が魅力ですが、
自社に合わせた柔軟なカスタマイズは難しいというデメリットがあります。
インストール型
インストール型の販売管理システムは、
自社のサーバーにソフトをインストールするタイプであり、多機能のシステムが多くあります。
また、柔軟なカスタマイズが可能ですが、初期費用や運用コストが高くなる傾向があります。
販売管理システムの基本機能
販売管理システムには、主に以下のような基本機能があります。
- 販売管理機能
販売に関する金銭の流れを管理するための機能です。
主に、見積管理・受注管理・売上管理・請求管理などが含まれます。
これにより、取引の各プロセスを可視化し、ミスの防止や業務の効率化が図れます。
- 在庫管理機能
商品の数量や保管場所、出荷状況などを把握するための機能です。
リアルタイムで在庫状況を確認できるため、過剰在庫や欠品の防止につながります。
- 購買管理機能
商品の入荷や調達に関する業務をサポートする機能です。
具体的には、発注管理・仕入管理・支払管理などが含まれます。
これにより、仕入先とのやり取りをスムーズにし、コスト管理の精度も高まります。
販売管理システムの目的
販売管理システムを導入する目的は、
社員の負担を軽減し、販売管理に関する業務でのミスを削減することです。
また、顧客情報や売上データの分析・在庫状況をリアルタイムで把握できるため、在庫管理の効率化など全体的な業務の最適化が図れます。
メリット
業務の効率化
販売管理システムを導入することで、業務の効率化が可能です。
見積書や請求書などの書類はシステムが自動化してくれるため、
手作業による煩雑な業務の効率化ができるようになります。
データの有効活用
売上データや顧客データを分析することによって、適切な販売予測を立てられます。
また、情報をリアルタイムで共有できるため、業務の属人化を防ぐこともできるようになるでしょう。
ヒューマンエラーの防止
システムが見積もりや請求書などを作成してくれ、在庫管理も行ってくれるため、
ヒューマンエラーも防げます。
デメリット
初期費用・運用コスト
販売管理システムを導入することで、
高いセキュリティを入れる必要性に迫られる点がデメリットといえるでしょう。
また、導入時にコストがかかるのはもちろんですが、
保守運営に関する費用も必要となるため、ランニングコストを事前に計算しておくことが大切です。
社員教育の必要性
システムをうまく活用するために、
事前に操作方法や業務フローについて社員教育をしておかなければなりません。
そのため、導入前後に社内浸透するまでの時間をある程度確保しておく必要があります。
販売管理システム導入の流れ
販売管理システムは、以下の流れで導入します。
1.目的や課題の明確化
まずは、システム導入の目的や、現在抱えている業務上の課題を洗い出します。
業務のどの部分を改善したいのかを明確にすることが、最適なシステム選定の第一歩となります。
2.要件の定義
業務に必要な機能や、導入スケジュール、運用体制などの要件を整理します。
この段階で、現場の担当者とのすり合わせを行い、実務に合った設計を目指すことが重要です。
3.システムの選定
要件をもとに、複数のシステムを比較検討し、自社に最適なシステムを選びます。
費用や機能性、サポート体制、カスタマイズ性なども考慮します。
4.システムのカスタマイズ
選定したシステムに対して、自社の業務に合わせた設定・調整を行います。
必要に応じてベンダーと連携しながら、独自の業務フローに適した形に整えます。
5.システムの導入・テスト運用
実際の業務に近い環境で試験運用を行い、動作確認や問題点の洗い出しを行います。
社員への操作研修もこの段階で並行して行うとスムーズです。
6.本格導入
テストを経て問題がなければ、全社的に本格稼働を開始します。
導入後も、継続的な運用・改善・サポート体制を整えることが成功の鍵です。
販売管理システム導入の成功事例
飲食店が販売管理システムを導入した事例のご紹介です。
複数拠点を持つ大手飲食チェーン店の例
FAXや電話で社用車のメンテナンスや修理、必要事項の確認などが届いていたため、
メンテナンス・修理履歴などはパソコンで手入力しなければなりませんでした。
そのため、時間と手間がかかるうえに、入力ミスなども頻発していました。
販売管理システム導入の結果、リアルタイムでの情報共有ができ、どの店舗からでも直接システムに必要事項を入力できるようになったため、入力をする手間を大幅に短縮し、入力ミスの防止に繋がりました。
販売管理システムの比較・選び方のポイント
販売管理システムを選ぶ際には、自社の業務に合った機能を備えているかどうかという点が重要です。
販売管理システムの機能とは、販売管理機能に加え、売上管理や請求書管理などがあります。
しかし、多機能になればなるほど自社に本当にその機能が本当に必要なのか、
といった点を見極める必要があります。
中小企業のDX化には、販売管理システムの導入が重要ですが、
だからといって自社に合った機能がなければ意味がありません。
そのため、自社の課題や問題点を把握して、必要な機能を持ったシステムを選定することが大切です。
自社の業務に合わせて構築できる販売管理システム「FAST」とは？
「FAST」は、自社に合わせて柔軟にシステム構築ができる販売管理システムです。
自社のデジタル化を進めるためには販売管理システムの導入が必要ですが、
システム開発を一から行うにはコストがかかり過ぎます。
そのため、特に中小企業であれば柔軟にカスタマイズができる「FAST」がおすすめです。
ここでは、「FAST」の概要や特徴について解説します。
FASTの概要
FASTは、販売管理、顧客管理、案件管理などの 総合経営管理システムです。
お客さまの業種、仕事内容、働き方にあわせてすぐに使え、どなたでも簡単に使える業務システムです。
また、自社に必要な機能だけを組み合わせられるセミオーダー式の開発を採用しているため、
無駄がなく、業務内容に最適なシステムを構築することができます。
専門的な知識がなくても修正なども簡単にできます。
FASTの特徴
自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能
「FAST」の特徴は、自社をシステムに合わせるのではなく、
システムを自社に合わせてカスタマイズできる点です。
セミオーダー型の開発手法を採用しているため、
オーダーメイドでオリジナルのシステムを作るよりも安く、
そして既存のシステムを利用するよりも自社に最適なシステムを作ることができます。
専門知識がなくても使い扱いやすい
プロのデザイナーがUI/UXを丁寧に設計しているため、専門知識がない方でも直感的に操作できます。
さらに、カスタマイズも専門的な知識を必要とせずに行える柔軟な設計になっているため、
自社の業務にぴったりのシステムを構築しやすく、導入もスムーズに進められます。
これからシステム移行を検討されている方は、
ぜひ総合経営管理システム「FAST」を試してみてください。
まとめ
本記事では、販売管理システム導入のメリットやデメリット、導入手順などを詳しく解説しました。
販売管理システムを導入することによって、
リアルタイムで情報共有ができ、ヒューマンエラーを減らせます。
また、社員の負担を軽減し、業務効率の向上も図れるでしょう。
業務のDX化を進めたいなら、
まずは一度自社に合った販売管理システムの導入を検討してみてください。
特に、在庫管理や売上分析、請求処理などの業務が煩雑になりがちな企業にとっては、
販売管理システムの導入が業務の標準化・可視化に直結します。
正確でタイムリーな意思決定が可能となり、経営判断のスピードアップにもつながるでしょう。
最後に、すまいる顔では中小企業を始め、あらゆる企業の経営効率化をITで支援しています。
在庫管理システムの導入・移行についてのご相談は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
