企業の成長や業務効率アップのために、既存のシステムから新しいシステムへ移行することもあります。
システム移行は、業務効率や生産性の向上にとても効果的ですが、
システム移行に失敗すると業務が滞り、事業に多大な影響を及ぼす可能性があります。
このようなリスクを回避し、スムーズなシステム移行を実現するためには、適切なシステム移行の手順や、注意点を把握しておく必要があります。
本記事では、システム移行のメリットや移行方法、費用などについて詳しく解説します。
システム移行を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
システムの導入やシステム移行についてのご相談は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
目次
システムリプレイスとは？
システムリプレイスとは、既存の古いシステムを新しいシステムに置き換えることを指します。
システム全体を新しくすることによって、システムの老朽化によるリスクの回避や、他社との競争力の強化につながります。
システム移行の方式
システム移行には、主に以下の3つの方式があります。
- 一括移行
- 段階的移行
- 並行運用
それぞれの方式について詳しく把握し、自社のシステム移行に最適な移行方式を採用しましょう。
一括移行
一括移行方式とは、現行のシステムを一括で新システムに移行する方式です。
この方式では、現行のシステムと新システムを並行運用する必要がないため、比較的にコストを抑えることが可能になります。
また、新システムで問題が発覚した際には、一時的に現行システムに戻すことも可能であるため、トラブルの際にリスク軽減できる点も、安心できる大きなメリットといえるでしょう。
ただし、一気に移行することから新システムを活用する際のシミュレーションはしっかりしておかなくてはなりません。
万が一トラブルが発生しても元のシステムを使用できますが、新システムのテストや、再度システムを戻す際のコストが大きくなる可能性があるため、慎重な準備が求められるでしょう。
段階的移行
段階的移行とは、業務内容や機能など、部分部分で区切って段階的にシステムを移行する手段です。
この移行手段は、長期間システムを止める必要がなく、トラブルが起こっても対処しやすい点がメリットといえるでしょう。
ただし、少しずつ機能を映すことになるため、どうしても手間がかかってしまう点はデメリットです。
並行運用
並行運用方式とは、現行のシステムと新システムを並行して運用するのが、並行運用方式です。たとえ新システムに移行が完了したとしても、すぐに現行システムを停止せず、一定期間運用を続けたうえで、問題がないと判断した時点で切り替えを行います。新システムをしばらく運用し、問題がないと判断した時点で現行システムを停止します。
この方式のメリットは、移行の確実性が高く、移行作業中もシステムを停止する必要がないため、業務に支障をきたさない点です。
しかし、両方のシステムへのデータ入力などがある場合には、入力したデータが合わないなどのトラブルが起こる可能性があり、担当者には負担や手間がかかってしまう場合があるのはデメリットです。
システム移行が必要なケース
システム移行が必要となるのは、主にこれまで使ってきたシステムが老朽化したときやサービスが終了してしまったときなどです。
どちらのケースも、やむを得ない事情により、現行システムを使い続けられないからです。
そのほか、現行でいくつかのシステムを使用していて、統合するほうが良いと判断したときなども新システムへの移行が行われます。
- システムの老朽化：
長年使用しているシステムが時代遅れになり、動作が不安定になったり、セキュリティリスクが高まったりしたとき。 - サービスの終了：
利用しているソフトウェアやプラットフォームが提供終了となり、継続使用が難しくなったとき。 - システムの統合：
複数のシステムを併用しているが、業務効率を向上させるために統合したほうが良いと判断したとき。
どのケースでも、現行システムを使い続けることが難しくなった際に、新しいシステムへの移行が検討されます。
システムの導入やシステム移行についてのご相談は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
システム移行のメリット・デメリット
システム移行を検討しているのであれば、自社にとってどういった影響があるのかを把握しておく必要があります。
ここでは、システムを移行する際にどのようなメリット・デメリットがあるのか解説します。
システム移行のメリット
システム移行には、業務の見直しや最適化の機会となる多くのメリットがあります。
主な利点を以下にまとめました。
属人化の解消
特定の担当者に依存せず、誰でも同じ業務を行える環境が整うことで、属人化を解消します。
これにより、業務の引き継ぎや担当変更がスムーズになり、人員の急な離職や休職による業務停滞を防ぐことができます。
業務効率化
現行システムの課題を洗い出し、移行時に改善することで、業務のムダや重複を削減し、効率化を図ることが可能になります。
これにより、日々の業務時間が短縮され、より集中すべき業務にリソースを割くことができます。
人手不足の解消
新しいシステムの導入によって業務の自動化が進み、必要な人員を削減できるため、人手不足の解消にもつながります。結果として、少人数でも高いパフォーマンスを維持できる体制が整います。
システム移行のデメリット
システム移行のデメリットとしては、移行する際のデータ引継ぎでの漏れやシステムが停止する際の業務停止期間による損失などが考えられます。
また、システム移行に伴ってコストもかかります。
そのほか、処理能力やシステムの扱い方の違いによるトラブルなども考えられるでしょう。
データ引継ぎのリスク
移行作業の過程で、データの漏れや欠損が発生する可能性があります。
これにより、過去の取引履歴や顧客情報の一部が失われ、業務や顧客対応に支障をきたすリスクがあります。
業務停止期間の発生
システムの切り替え中は、業務が一時的に停止することがあります。
その結果、取引や対応が遅延し顧客満足度の低下や売上機会の損失につながるおそれがあります。
コストの増加
新システムの導入費用やデータ移行などにかかるコストが発生します。
そのため、短期的には予算を圧迫し、他の投資機会に影響を及ぼす可能性があります。
操作適応までに時間を要する
従業員が新システムの操作に慣れるまでには一定の学習時間が必要です。
移行直後は業務効率が一時的に低下することがあり、十分な研修やサポート体制が求められます。
システム移行の手順
システムを移行する際の手順は、以下の通りです。
- 現行システムの調査
- 現行システムの調査を行い、現在の仕様や抱えている課題を洗い出します。
この調査は、スムーズにシステム移行するために、現行システムに詳しいメンバーを加えることが重要です。
- 現行システムの調査を行い、現在の仕様や抱えている課題を洗い出します。
- 移行計画の作成
- 移行計画では、必要な機能やデータ、移行期間、移行方式、使用するツールなどを細かく検討し、詳細な計画書を作成します。
計画が不十分な場合、移行の失敗につながる可能性があるため、慎重に進める必要があります。
- 移行計画では、必要な機能やデータ、移行期間、移行方式、使用するツールなどを細かく検討し、詳細な計画書を作成します。
- テスト
- 移行準備が完了次第、本番に近い環境でリハーサルを実施します。
移行後のトラブルを軽減するために、問題点を事前に洗い出します。
リハーサルは複数回行い、発生した課題を解決しながら進めることが望ましいです。
- 移行準備が完了次第、本番に近い環境でリハーサルを実施します。
- 移行の実施
- システム移行は、テストでの問題点を解消した後、システム移行を実施し、新システムへの移行が完了します。
- システム移行は、テストでの問題点を解消した後、システム移行を実施し、新システムへの移行が完了します。
- 運用
- 移行後の運用はゴールではなく、スタートです。
初期段階ではトラブルや操作ミスが発生しやすいため、サポート体制を整えておく必要があります。
安定した運用を実現することで、システム導入の効果を最大限に引き出すことができます。
- 移行後の運用はゴールではなく、スタートです。
システム移行には、上記の手順があるため、計画通りに実行することが成功の鍵となります。
移行後のシステムがスムーズに運用されるためには、しっかりとした手順を踏むことが欠かせません。
システム移行をするときのポイント
システム移行の際に重要なポイントは、移行計画を詳細に作成することです。
移行計画は、以降に携わるメンバーが詳細まで正確にわかるように記載する必要があります。
計画書を見て、だれでも同じ手順で作業ができるようにしておきましょう。
そのほかにも、新システムを運用する担当者を教育しておくことも重要です。
システム移行してからでは教育する時間が不足する可能性があるため、事前に教育を行っておくことも重要なポイントになります。
また、誰にでも分かりやすいマニュアルを作成しておくと、トラブルを減らすことができます。
加えて、万が一に備えてバックアップを取っておくようにしましょう。
システム移行の成功事例
システム移行の成功事例として、3つの事例を紹介します。
①
あるカード会社では、クレジットカードの基幹システムを移行した事例があります。
システムの移行には多くの課題が伴いましたが、最新の技術を活用し大規模なビジネス要件に対して柔軟に対応できる仕組みを構築したことで、安定した運用を実現しました。
これにより、業務の効率化やサービス品質の向上が図られ、より迅速かつ柔軟な顧客対応が可能となりました。
結果として、システム移行は大きな成功を収め、企業の競争力強化にも貢献しています。
②
ある製造業の企業が、基幹システムをクラウド環境へ移行した事例があります。
この企業は、老朽化したオンプレミスのシステムを使用しており、保守コストの増加や業務の柔軟性の欠如が課題となっていました。
そこで、最新のクラウドベースのERPシステムへ移行することで、業務の効率化と拡張性の向上を実現しました。
結果として、運用コストの削減だけでなく、データの一元管理による迅速な意思決定が可能となり、競争力の強化につながりました。
③
弊社の事例として、システムリニューアルにより、
業務効率化と工場のデジタル化に成功された株式会社SHiNKO様の事例をご紹介します。
株式会社SHiNKO様は、高品質の加工技術を提供されている長く続く製造事業者です。
上記のインタビュー記事では、
・導入前のお悩み・課題
・FAST導入のきっかけ
・FAST導入の効果
・運用支援サービスの活用
など、システム移行や導入を検討される方に是非見ていただきたい記事になっております。
システム移行に最適！自社が本当に必要な機能を自由に組み合わせる総合経営管理システム「FAST」とは
システムを移行する際に、SaaSは費用が安く、さまざまな機能が付帯していることから魅力的に感じる人もいるでしょう。
しかし、実際には付帯する機能の多くは使わないといったケースや、既存の業務には合わないといったケースもあります。
そのため、自社に合わせたシステムを導入することが求められます。
そういった際におすすめなのが、総合経営管理システム「FAST」です。
FASTは、販売管理、顧客管理、案件管理などの 総合経営管理システムです。
お客さまの業種、仕事内容、働き方にあわせてすぐに使え、どなたでも簡単に使える業務システムです。
Claris FileMakerをベースに開発されたシステムなので、どんなシステムも自由に機能追加することが可能です。
また、自社に必要な機能だけを組み合わせられるセミオーダーなシステムです。
オーダーメイドでオリジナルのシステムを作るよりも安く、そして既存のシステムを利用するよりも自社に合わせたシステムを作ることができます。
これからシステム移行を検討しているのなら、ぜひ総合経営管理システム「FAST」を試してみてください。
まとめ
本記事では、システムリプレイスについて詳しく解説しました。
既存のシステムでは時代についてこれない、使いづらい、業務の効率が悪いなど、
さまざまな問題が出てきてしまう場合があります。
そういったときには、新しい自社に合ったシステムへリプレイスしましょう。
システム移行に関しては、自社に合った機能だけをつけられる総合経営管理システム「FAST」がおすすめです。
より使いやすいシステムで属人化や人手不足を解消し、生産性の向上を求めましょう。
システム移行を検討中の方は、まずは一度お問い合わせください。
最後に、すまいる顔では中小企業を始め、あらゆる企業の経営効率化をITで支援しています。
システム導入やデジタル化に関するご相談は、
下記より気軽にお問い合わせください。
