kintoneの導入を検討されている方は多いと思います。
しかし、本当に業務の効率化を図ることはできるのでしょうか？
今回は、
ある会社の現場営業マンをサポートする女性が
kintoneの導入をどのように考えて導入を図ったのかを
紹介します。
営業支援システム（SFA）、顧客管理システム(CRM)を検討されている方には、
参考になると思います。
皆様が、
実際に導入をされる時の参考にしてください。
目次
著者の自己紹介
はじめに著者の自己紹介を簡単にさせていただきます。
- 名前：藤田
- 年齢：３０代
- 性別：女
- 経歴：子供の頃からパソコンで遊ぶのが好きで、文系私大卒業後はプログラマとして3年半働く。その後、3年間大手企業の営業企画の仕事に携わり、営業支援システムの導入を経験しました。その経験を活かして、たまに知り合いの相談に乗る活動をしています。
当時の著者の現状
今回、私がKintone導入プロジェクトに携わったきっかけは、
著者の大学の先輩の相談に乗ったことでした。
先輩は、とある芸能関係の企業で働く営業マンです。
営業企画の仕事をする中で、Excelが得意になった著者は、
休みの日を利用して定期的に先輩の営業管理Excelの相談にのっていました。
著者の勤務している会社では当時、
ちょうど営業支援システムを導入して1年ほど経過した頃でした。
導入した営業支援システムに業務効率化の手応えを感じており、
その話を先輩にしたところ、先輩が興味を持ったのです。
まずは先輩が一人で使用してみて、
使えそうであれば社長へ提案するという方針のもとで、
自分たちに合った営業支援システムの構築を模索し始めました。
ここで少し、営業支援システム化の検討に至る前の
準備段階の話についても触れたいと思います。
営業支援システムを導入する前提として、
ある程度システムへ投入したいデータが事前に蓄積してあることが大事だと考えるからです。
当時先輩と私は、営業支援システムの検討に至る前、
数ヶ月かけてExcelベースでの管理体制を構築してきました。
ある程度のデータベース化されているデータがあるおかげで、
目指すシステムの形が具体的になり、
そしてシステムへの移行が楽になったと実感しています。
簡単にですが、
Excelの管理ファイルをどのように作成したかについても記載したいと思います。
主に以下の３つのことを重点的に行いました。
- 何度も入力するキーワードをリスト化して入力の手間を省く。
- VLOOKUP関数を駆使して入力の手間を省く。
- ピボットテーブル、ピボットグラフを作成し、分析レポートを簡易作成する。
上記のようなことを少しずつ実現しながら営業管理ファイルを整備していき、
約1年ほど運用していました。
なにもしていなかった前の状態に比較すればだいぶ進歩が見られたものの、
依然として次のような課題がありました。
Excelファイル、シート数が多いため更新作業が煩雑になってしまう。
どれか1つを更新したら他方にも反映して同期をとらなければならなくなり、
面倒で途中でやめてしまうといったことが発生していました。
営業マン個人がそれぞれ個別に営業管理を行っている。
この状態では営業マン同士のコミュニケーションが断絶されており、
組織全体として見ればあらゆる重複作業が発生している可能性が高いです。
例えばAさんが顧客との関係性強化のために
独自に業界情報を集約したExcelを作成しており、
Bさんも似たようなExcelを作成しているといった場合です。
パソコンからしか更新できないのでリアルタイムな情報更新が難しい。
Excelベースでの管理では、当然パソコンが必要です。
しかし、営業の出先でパソコンを快適に扱える環境が
必ずしも用意されているわけではありません。
帰社してからの更新作業は残業を助長し、
顧客と会う、アポをとるといった、営業活動に専念する時間を奪ってしまいます。
先輩のExcelベースでの営業管理では、
上記のような課題があることを感じ、
それぞれ営業支援システムを利用することにより
どのように解消できるかについて検討を開始しました。
求めていた目標
営業支援システムを導入するにあたって、下記3つの条件を設定しました。
それぞれなぜ必要と思っていたかについて解説したいと思います。
システムに移行する際にExcelを利用できること
つまり、新システムに今使っているExcelファイルを
ボタン一つで取り込めるような機能が必要だということです。
それがない場合、
Excelから一旦csvファイルに変換したり、
システム専用ファイルへの変換や加工作業が必要となってしまいます。
データ量が少ないものであれば
新システムへ一から手入力することもできますが、
顧客の住所録や訪問履歴など、大量にあるデータは面倒です。
しかし、ある程度Excelで既にデータベース化されていれば、
関数を利用することでインポート用のファイルに加工することも可能ですが、
なるべく手間をかけたくなかったのです。
スマホからデータ更新できること
営業支援システムをスマホからアクセスできることは、２つのメリットがあります。
１つ目に、帰社してからのパソコン作業が減ることで残業時間の削減を図ることができる点です。
2つ目は、スマホの場合、
営業先のアポが終わってから次のアポまでの間や移動時間を利用して訪問履歴を作成できるため、
営業マンの時間を有効活用できる上に、情報の精度が上がりやすいという点です。
また、スマホからアクセスできるということの条件としては、
ChromeやSafariなどのインターネットブラウザ経由でアクセス可能なことよりも、
アプリ版を利用できればなお良いと考えていました。
なぜなら、ブラウザ経由の場合、
ブラウザのバージョンアップなどの理由で
システムに不具合が発生してしまうことがあるためです。
さらに、アプリの開発費用がかからないかについても、
システム選定の際の検討事項でした。
デフォルトがブラウザ経由の場合、
別途開発をしなければアプリから利用できないなどの制約があるシステムがあるため、
個人的にこのことはきちんと確認しなければのちのち困ることになる落とし穴だと感じました。
請求書を自動作成できる機能をつけられること
先輩の会社では、
それぞれの営業マン自身が顧客に対して請求書を発行していました。
このような、定期的かつお金に関わるようなミスが発生したらまずい業務ほど、
システム化することのメリットが大きいです。
そのため、今回作ろうとしているシステムでは、
システムにあるデータを使い、
好きな形に加工して出力できる機能が欲しいと思いました。
例えばDynamicsCRMというMicrosoft社の製品は、
Excelとの相性が良いことで有名です。
毎週、上司へExcelで売上の集計レポートを提出しているといった場合、
そのExcelフォーマットをDynamicsへ登録しておくことができるのです。
もちろん、ピボットテーブルやピボットグラフも利用可能です。
登録さえしておけば、
好きな時にボタン一つでリアルタイムの分析レポートを出力することができるのです。
Dynamicsのような高度なレポート作成機能とまではいかなくとも、
タイトルや会社名を決まった場所に配置したり、
請求内容を自動的に合算して出力できるような仕組みが備わっていたら十分です。
しかし、他の①②のような機能に比べれば、優先度は高くはありませんでした。
なぜなら、営業支援システムにおいて最も重要なこととして、
まずはシステムへのデータ蓄積に焦点を当てていたからです。
また、CSV形式などのシンプルな形式でも、
決まったフォーマットでの出力さえできれば、
出力した後にExcelの機能を使って加工する仕組みを作ることも可能です。
課題
システムで実現したい内容が明らかになったところで、
実際に世の中にいくつもある営業支援システムの中から、
今回の要件に一番合ったシステムを選定する作業に入りました。
さまざまなシステムの機能を調べていくうちに、
今回のプロジェクトではある3つの制約がネックになっていることに気づきました。
著者と同じように、
１０名以下の小規模な組織で営業支援システムの導入を考えている方にとっては当てはまる課題かもしれません。
システムの最低契約人数の制約
大抵の場合、
システムを利用する際にはライセンス料や、
ユーザアカウントに対して料金が発生します。
特にアカウントについては、最低○○人から契約可能などの制限があります。
法人をターゲットにしているシステムでは３００名から、
そうでない場合でも５名からなど、
小規模な組織では、導入当初にかかる費用が
必要以上にとられてしまうことがあるのです。
なので、最低利用人数は絶対に確認しておくべきポイントです。
今回は、先輩の１名分だけあればよかったので、
この時点で大部分のシステムは該当しなくなってしまいました。
導入費用の安さ
各システムのイニシャルやランニングコストを計算していくと、
月額課金制のシステムを選ぶか、
買い切り型の製品を選ぶかによっても
だいぶコストに差が出ることに気づきました。
例えば、Claris FileMakerというデータベースソフトの場合、
買い切ってしまえばその後のランニングコストはほぼかからないように見えます。
しかし、その他のシステムの場合、
ライセンス料や維持管理費用等が毎年発生するものが多いです。
開発の容易さ
今回のプロジェクトのメンバーは、先輩と私の２人ですが、
実際の開発作業は私１人で行う予定でした。
そのため私が開発方法を理解できれば、
理論上どんなシステムでも導入できます。
しかし、これまでの経験上、
できるだけ開発経験のない先輩にもわかるレベルのノーコード開発が可能なシステムが理想的と考えました。
なぜなら、いづれは実際に現場の業務で利用する側が、
欲しいシステムを自分で開発できる方が、
導入スピードも早く効率的だと思うからです。
その上、私は先輩の会社の社員ではないので、
もしシステムに問題が発生した場合、私がいなければ解決できず、
その間業務が止まってしまう可能性もあります。
このようなリスクを最小限に抑えるためにも、
パソコンに詳しくない営業マンでもわかるくらい
開発が簡単なシステムを探すことにしました。
しかし、そのようなシステムを探すのは容易ではありません。
なぜなら、一般的にパッケージシステムは、汎用的にデザインされているものだからです。
パッケージを購入するだけでそのまま使えるシステムというものはありません。
通常、専門の業者に開発を依頼し、
自分たちの業務に合わせてカスタマイズしてもらいます。
当然開発費用がかかります。
しかも、実際はこちらの要望がうまく伝わらず開発が長引いてしまったり、
Excelでは簡単にできるような見た目を変えることも、
システムでは難しく大幅な工数がかかったりして、
システムのお金だけでなくカスタマイズ費用にもお金や時間がかかってしまうのです。
このようなことは本来の業務効率化の観点からはずれてしまい、
もしもシステムに合わせて業務を変える必要が出てきてしまったら
本末転倒な話です。
以上のリスクを避けるためにも、
できるだけノーコード開発ができるシステムでなければ導入できないと考えていました。
課題に対するアクション
具体的に比較検討対象となったシステムは
①Claris FileMaker
②PowerEgg
③Kintoneでした。
それぞれの検討に至った理由を記載します。
Claris FileMaker
・比較的歴史が長い
先輩の会社でも既に古いバージョンを昔使っていたようでした。
利用実績のあるシステムの方が意思決定しやすいこともありますし、
解説書やサイトも充実しているように見受けられました。
・コストが抑えられる
Claris FileMakerは買いきってしまえばその後のランニングコストが抑えられます。
後のサポート等を考えず単純に導入費用だけを考えたら安くなるので、
とりあえず先のことは考えず早く安く導入したい場合は事足りると思います。
・その他要件として求めている機能面も問題なし
ノーコードでの開発が可能、Excelデータ投入が可能、帳票作成機能もあることがわかったので、とりあえず1番手での検討となりました。
PowerEgg
・開発がとても簡単
PowerEggは、以前の職場で著者が実際に利用していたものです。
このシステムは、画面設計が親切で、
Excelを使えるレベルであればシステム開発経験が無くても
簡単にデータベースを作成できます。
実際に以前の職場でも、
現場の事務担当者が自分たちが必要な管理システムを作成し、運用していました。
Kintone
・CRM界隈で有名である
営業支援システムについて調べると必ず目に入るKintone。
名前は知っていましたが
半信半疑だったので当初は検討対象としていませんでしたが、
比較材料として検討することにしました。
Claris FileMaker断念の理由
各システムの機能調査を進めるうちに、
先輩と私の間ではClaris FileMakerでほぼ決定となり、
そのままClaris FileMakerの無料版で試作開発に入りました。
入力画面の作成やExcelでのデータ投入もスムーズにいき、
無料版をダウンロードしたその日に顧客リスト画面を完成できたのですが、
結局導入には至りませんでした。
理由は2つあります。
システムへの同時接続ができない
Claris FileMakerの無料版は、
サイトからアプリケーションの実行ファイルをダウンロードし、
パソコンへインストールするという形式で行いました。
そのため、別途サーバなどの中継システムがないと、
ほかの人への共有ができません。
つまり、自分のパソコンで開発はできても、
できた画面を共有して見てもらい、
フィードバックをもらうことがすぐにできず、
フラストレーションを感じました。
また、自分たちでサーバを用意するといったことまでは考えが及んでおらず、
結局対面で見せるか、
Web会議の画面共有機能を使って確認してもらう方法をとりました。
買い切り型でコストが安いと思っていたものの、
別途サーバ費用などがかかることを知り、
想像以上に手間がかかると感じました。
開発が簡単ではない
実際に開発をしてみると、
画面に項目を作成すること自体は簡単なのですが、
見た目に凝ったり、
レポートを出力する機能を作るには、
知識と時間が必要なことがわかりました。
入力画面を作るくらいであれば、
システム開発未経験でもマウスをドラッグアンドドロップする程度の作業で作成ができます。
しかし、開発経験のある私でも、仕事ではなく片手間で、
一人でレポートを作成できるような画面を作成するのは難しいとい感じました。
以上のことから、今回の私たちのプロジェクトにおいては、
Claris FileMakerはコストのわりに手間がかかるという結論に至り、
検討対象外となったのです。
PowerEgg断念の理由
PowerEggは、開発の容易さや画面のわかりやすさでいえば、
３つの中で最も優れており、
個人的にはとてもおすすめできると思ったのですが、
料金体系が法人規模を相手にしており、
導入費用が高くつきすぎることから検討外となりました。
Kintone採用の理由
最終的に消去法で残ったKintoneでは、
求めていた機能がすべて揃うことがわかりました。
それぞれ詳細を記載します。
（コロンの右に記載した記号は、それぞれの機能を○：良い、△：まあまあ、✖️：悪いで評価した結果です。）
最小１名から利用可能：◯
Kintoneは最低利用人数が１人から対応可能でした。
今回は、先輩と私がアカウントをそれぞれ作成し、
先輩のアカウントで作成したアプリに、
私がメンバーとして参加する方法で開発を行いました。
システムができれば、
ゆくゆくは会社の営業部のメンバー全員に使ってもらうつもりではありましたが、
当分の間は先輩が１人で利用することを想定していたため、
利用しないアカウント分まで料金が発生しない点が最も評価した点でした。
コストの安さ：△
無料版はフル機能で３０日間利用可能であり、
正式に契約したとしても月額1,000円以内という安さはとても魅力的でした。
しかし、レポート機能や高度な分析機能は別料金で
契約が必要な仕組みだったため、△としました。
開発が簡単：◯
Excelでのデータ取り込みはもちろん可能で、
画面の作成もアプリという概念がありとても簡単にできることが特徴的でした。
アプリは、スマホのアプリストアのようなサイトから、
無料でインストールすることができます。
インストールしたら、
必要な項目の表示制御や簡単な設定さえすれば、
すぐに利用できるのです。
さらに、アプリという概念のもと、
インストールした時点で既に使える状態となっており、
見た目の装飾も既にされているので、
装飾に開発の手間をかけるといった無駄なコストもかかりませんでした。
また、美容室での使える管理アプリや、
芸能関係の会社で使えるアプリなども既に用意されていることも驚きでした。
スマホアプリが標準装備
スマホにアプリをインストールすれば、
ログインするだけで開発したシステムが利用可能であることには感動しました。
サーバなどをこちらで立てる必要もなく、
開発してすぐにアプリから反映したものを確認することができ、
先輩からのフィードバックコメントもすぐに反映でき、
迅速な開発ができました。
掲示板アプリを利用してTODOリストや資料共有場所を作成し、
パソコンとアプリの双方向のコミュニケーションも簡単にできました。
著者のこれまでの経験では、
スマホアプリは、対応はしているものの別途開発が必要なものが多く、
Kintoneのようにスマホアプリが標準で装備されているシステムは
なかなかないので貴重だと感じました。
結論
前述した「2. 当時の著者の現状」で述べた通り、
営業情報のExcel管理において、3つの課題を抱えていました。
本記事の結論として、
①Kintoneによってどのように課題が解決できたかについてと、
②Kintone導入のメリット・デメリット、
③著者の個人的見解、感想をまとめたいと思います。
Kintoneによってどのように課題が解決できたか
＜課題1＞Excelファイル、シート数が多いため更新作業が煩雑になってしまう。
営業支援システム導入を検討する前、
複数の営業管理Excelファイルを更新する必要がありました。
さらに、パソコン作業が不得意な営業マンの先輩は、
Excelの更新作業に毎日数時間とられてしまうこともあったそうです。
特に、会社情報の一元管理ができていないことが
複数のExcel管理を複雑にしていた要因であったと考えます。
例）請求書を作成・管理するExcelでは、
企業Aの請求先の住所を管理し、
得意先を管理するExcelでは本社の住所を管理している。
例） 営業先の人と会った履歴を管理する訪問履歴管理のExcelには、
貰った名刺に記載されている住所を記載している。
都道府県から書いたり、
ビル名まで書いたり、
フロアまで書いたりと、記載の粒度がバラバラである。
例） 「株式会社」や「（株）」などの金融の違いで、
同一の会社なのか、別の会社なのかの区別が
データとして判別できない。
そのため、Excel間を跨いだ全てのデータを統合した分析ができない。
＜解決1＞
Kintoneでは、顧客情報管理用のアプリが標準で用意されています。
そのアプリを使い、マスタデータとしての顧客情報データベースを作成しました。
もちろん、Kintoneへのデータ投入前には
データクレンジングと言われる作業が必要となりますが、
不要なデータの見直しも兼ねて実施しました。
それにより、これまでExcel毎に記載粒度が異なるといったこともなく、
1会社を1データとして扱えるようになりました。
また、住所項目については、
本社住所、請求先住所といったように用途を分けて登録することで、
用途が異なる場合にも対応できるように改善しました。
＜課題2＞営業マン個人がそれぞれ個別に営業管理を行っている。
例えばAさんが顧客との関係性強化のために
独自に業界情報を集約したExcelを作成しており、
Bさんも似たようなExcelを作成しているといったことが発生していました。
統合しようとしても、
それぞれのパソコンのローカルに個々に作成しているため、
共有編集すら難しい状況でした。
そのため、先輩が営業先で得た業界動向に関する情報を、
共有したくてもできないという、
情報共有する上での障壁がありました。
＜解決2＞
Kintoneでは掲示板機能が充実しています。
ログインすると、
トップページに「お知らせ」と「スペース」がデフォルトで表示されるようになっています。
その機能を利用して2つのことを実装しました。
・「お知らせ」に、直近のミーティング日程などの社内イベント情報などのメンバーへ共有したいことをを掲載。
同じ情報を目にするきっかけを作ることで、
社内メンバ同士のコミュニケーション促進を図りました。
文字を大きくしたり色をつけたりして目立たせることも簡単にできたので、
更新に手間をかけずに情報を簡単に素早く共有することができます。
また、今回は実装しませんでしたが、
売上棒グラフなどのダッシュボード機能としても利用することができるので、
営業に役立つ売上状況などもリアルタイムで共有することもできると思います。
・「スペース」機能を利用し、チームメンバー内で利用できる掲示板を作成。
自由にスレッドを立ててメンバー同士でコメントしあうことができるので、
勤怠連絡や直行直帰などの勤怠連絡に使用することもできます。
私が提案したのは、
営業先のために作成した提案資料を添付して、
営業マン同士で共有したりコメントしたりすることです。
実際に運用するには、
情報開示する側の営業マンに偏りが無いようにしたり、
開示した営業マンを評価するなどの工夫は必要かもしれないと思いますが、
掲示板機能に
ファイル添付機能があることはなかなか貴重かつ便利だと思うので、
活用しない手はないと思います。
営業マン同士のコミュニケーション促進のきっかけにもなりますし、
組織として営業マンのレベルアップにつながると考えます。
＜課題3＞ パソコンからしか更新できないのでリアルタイムな情報更新が難しい。
＜解決3＞
この点は、Kintoneがスマホアプリ標準装備であることで解決できました。
次に記載するKintoneのメリット、デメリットでも詳しく述べたいと思います。
以上が
今回先輩の会社で抱えていたExcelによる営業管理の課題に対し、
Kintoneで実現できた解決策です。
次に、Kintoneが他のシステムに比較して良いと思う点、劣っていると思う点をまとめたいと思います。
Kintoneが他のシステムに比較して良いと思う点、劣っていると思う点
良い点
①開発の簡単さ
般的にJavaScript、CSS、HTMLなどの
プログラミング知識がなければ実現できないような画面の表示も、
アプリをインストールするだけで実現可能です。
今回の試作開発時も、
システムが苦手な営業マンの先輩が、
自分でアプリをインストールして
カスタマイズまで行っていたことが印象的でした。
②スマホアプリの標準装備
このことは、
システムアレルギーの営業マンの心を掴む好材料になると考えます。
営業に飛び回る彼らにとって、パソコンでしかできない作業よりも、
スマホやタブレットでもできる作業の方が効率的にできます。
また、スマホからシステムにアクセス可能なことによって、
リアルタイムでの情報更新が可能となり、
より精度の高い分析や、
社員同士のコミュニケーション促進にも一役買うのではないかと思います。
悪い点
今回の試作開発段階では、
まだこれといって致命的な欠点を見つけることはできなかったのですが、
強いていうならばレポート機能が別料金であるいことです。
率直な感想を述べると、デフォルトで利用できて欲しいと思いました。
また、この点はKintone特有のデメリットというよりは、
どの営業支援システムにも当てはまることだと思うのですが、
営業活動で得たマーケット、
業界情報を管理する仕組みを構築するには、
まだExcelを活用する方が効率的なのかもしれないと思いました。
なぜならそのようなシステムKintoneで構築するには、
既存のアプリではカバーできなさそうだったためです。
先輩は芸能関係で働いていたため、
ドラマや映画などのあらゆる情報をExcelで管理していました。
しかしそのような情報は、現段階では未定であったり、曖昧な情報も多いです。
そのため、システムに入力するために入力項目を定型化することが難しいのです。
実際に管理していた先輩のExcelでは、
何度も出てくるキーワードはリストで選択できるようにしていましたが、
それでも無限にリスト項目が増えていき、
かえってリストのメンテナンスが大変になってしまいました。
また、未定や空白の項目が多くなると、
正しい集計ができず、
分析対象としてはあまり意味の無いデータになってしまいます。
営業マンが掴んでくる生の情報のような、
曖昧だが重要なデータを集約するシステムは、
現段階ではKintoneでも他の営業支援システムでも
難しいのでは無いかと思います。
しかし、人、モノ、金に並ぶ資産である情報を管理しなければならない経営者にとっては経営課題になり得ることだと思います。
ゆくゆくは
Kintoneで営業活動で得たマーケット情報を蓄積するデータベースも作成できたらいいと思いました。
今回はそこまで手が回らなかったため、その点は今後の課題として認識できました。
Kintoneで実現できる脱Excelの営業管理とは？
今回、Excel管理からKintoneへの置き換えを行う導入検討をしてみて、
改めて効率の悪いExcel頼みの営業管理から脱却する必要性を感じました。
なぜなら、Kintoneは
営業マン自身が開発までできる可能性があると感じたからです。
このことは、やはりKintoneの画面のわかりやすさや
スマホアプリが利用できるといった便利さに起因するものだと思います。
システムを利用する側である営業マン自身が、
自ら主体的にシステムを内製する流れを
自然に生み出すきっかけになると思いました。
本当に大切なことは、システムをどのように開発するかではなく、
どのように運用していくかです。
導入側の都合だけで開発したシステムは、
営業マンへの定着が悪くなり、
利用させるためのルールの強制を強いることになるなど、
管理が面倒になる恐れもあります。
Excelや紙での管理が無くなっただけでは、
営業マンにとっての営業管理の課題は解決しません。
それどころか営業マンを管理する側の負担も大きくなります。
Kintoneであれば、
直感的な操作で簡単に画面が作成できるため、
規模の小さい組織でシステムの専門業社に頼らず自分たちで内製することができると感じました。
Excelは、なんでもできて便利ですが、
組織全体として見ると非効率な部分もあります。
Kintoneであれば、Excelをやめて、
営業と管理が一体となって営業管理の仕組みを構築できると思います。
これまで著者は
Dynamics、SalesForce、PowerEgg、Claris FileMakerなどの営業支援システムについて
調べたり実際の導入に携わってきたりしました。
その中でもKintoneは特に、
これまでシステムの導入経験がない、小さい会社に向いていると感じます。
本当に利用するかもわからないシステムに数万円でもお金を払うことはリスクですが、
１名単位でお試し導入ができるKintoneはその点優位だと思うからです。
規模のメリットを享受できない、
また、システムに詳しい人が組織内におらずシステム導入にアレルギーがあるといった場合、
Kintoneの導入を検討してみることおすすめします。
最後に導入前後の比較図を提示します。
参考にしてください。
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