いつまでもアナログ受注のままでは、「業務の効率化が図れない！」と
悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
そういったときにおすすめなのが、OCRシステムです。
本記事では、アナログ受注を自動化するOCRシステムについて、
当社のお客様の事例に沿って紹介します。
メリットやデメリットについても詳しく解説するので、
アナログ受注の自動化に課題をお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。
また、自社の業務フローに合わせた本格的なDX化をご希望なら、
当社のシステム開発もご検討ください。
目次
背景
お客様は、FAXで送られてくる発注書の選定や納期回答書に関しては、すべて人の手で行っています。
しかし、自動でできる部分があるなら、そのほうが負担が少なく、
なおかつだれでも担当できるようになります。
実際のところ、アナログ受注のままでは担当者が長期の休暇をとったり退職したりすると、
業務自体に支障をきたしてしまう場合があります。
そういった背景をもとに、お客様はアナログ受注からの自動化を検討していました。
お客様の悩み・課題
お客様の悩みとしては、現在送られてくるFAXでの発注書の選定やFAX送信、
発注書や納期回答書の整合性チェックに関しては、
すべて担当者の知識や経験をもとにして行っている点が、
悩みどころとのことです。
なぜなら、すべてを担当者に依存しているために
その業務が属人化していることによって、
今後の経営にも支障をきたしてしまう可能性が考えられるからです。
そのため、業務効率化や生産性アップ、リスク回避を図るためにも、
FAXの受発注の流れをシステム化するシステムを導入したいとお考えでした。
OCRとは？
OCRとは、いわゆる光学文字認識のことです。
紙や画像に書かれた文字をデジタルデータに変換することによって、
コンピュータが利用できるようにする技術です。
OCRには、データの検索や共有・加工がしやすいといったメリットがあります。
また、情報量が膨大であっても誤入力がほぼなくなり、社外でも情報の共有が容易になります。
そのため、OCRを活用することによってFAXで送られてくる情報を手入力する必要がなくなり、
確認作業に要する人員も削減できるでしょう。
OCRの種類
OCRには、AI-OCRとAI ＋ 人の2種類があります。
夫々にメリットとデメリットがあるため、
どちらを活用するのかは、メリット・デメリットを把握したうえで検討することが重要です。
ここでは、OCRの種類について詳しく解説します。
AI OCR
AI OCRとは、人工知能を活用することによって、
従来よりも高い精度で文字を読み取ることができるようになったものです。
また、手書き文字や罫線、取り消し線などが正確に読み取れるようになっています。
さらに、癖字に関しても読み取りが可能であり、
ほかのシステムと連携することで業務プロセス全体を自動化できるのが特徴です。
ここでは、AI OCRのメリットとデメリットを紹介します。
メリット
AI OCRのメリットは、読み取り速度が速い点です。
たとえば、帳票管理をAI OCRで自動化した場合に、1枚あたり数秒〜数十秒で読み取りができます。
スピーディーな処理が可能になれば、作業にかける時間を大幅に削減できるでしょう。
デメリット
AI OCRのデメリットは、読み取り精度が低い点です。
精度は手書きの認識率の60～70％程度となっています。
AIは学習することができるので、ミスをするとその分精度が上がっていきますが、
だからといってミスをゼロにはできません。
そのため、AIに任せきりにすることはできず、目視によりチェックが必要になります。
AI ＋ 人
AIと人を組み合わせると、人だけで処理をするよりも当然作業時間は短縮されます。
しかし、あくまでも作業担当が人になるため、
作業効率がどこまで上がるのかといった点が課題になります。
ここでは、AI ＋ 人のメリットとデメリットを紹介します。
メリット
AI ＋ 人のメリットとしては、読み取り精度が高い点が挙げられます。
人が認識できるレベルの文字なら、ほぼ100％に近い認識率になるからです。
そのため、読み取り精度を求めるなら、AI ＋ 人が良いでしょう。
デメリット
AI ＋ 人のデメリットは、読み取りに時間がかかってしまうという点です。
人が主体になるため、スピード感は出ません。
そのため、とにかくスピーディーに処理したい、といった場合には不向きといえます。
提案内容
今回のお客様のお悩み・課題から、
注文書受取〜仕入れ先への送信まで自動化するOCRシステムを提案しました。
お客様は、OCRというシステムがあることは知っていても、そこまで詳しくはありません。
そのため、お客様の会社の業務フローに合ったシステムを紹介することで、
お客様が抱えている悩みや課題を解決できるという提案です。
注文書受取から仕入れ先への送信まで自動化するOCRシステムの紹介
注文書受取〜仕入れ先への送信まで自動化するOCRシステムによって、
帳票管理を自動化し、属人化解消が可能になります。
ここでは、提案システムとAI-OCR、AI + 人の違いや、操作手順などを紹介します。
AI-OCRとの違い
今回お客様へご提案したOCRとAI-OCRとの違いは、精度と速度です。
そもそも、OCRシステムは、精度と速度がどれほどあげられるかが重要になってきます。
そのため、精度が高く、なおかつスピーディーに処理できるシステムを選ぶことが重要です。
精度と速度
AI OCR・AI + 人・提案OCRそれぞれの制度と速度は、以下の通りです。
| AI OCR | AI + 人 | 提案OCR | |
| 精度 | ✕ | 〇 | 〇 |
| 速さ | 〇 | ✕ | 〇 |
操作手順
従来の操作手順は、FAXの受信をしたらスキャンしてPDFなどに変換し、
そこから電子化してシステムへの登録作業になります。
従来はこれだけの操作手順を踏んでデータ化していたものを、
OCRを導入すると、FAX受信からデータ化までとくに操作することはありません。
なぜなら、すべて全自動化しているからです。
導入するにあたっては、対象書類調査で書類識別ルール検討、読込検証を行います。
問題がなければ、連携システムの確認を行いましょう。
その後、書類フォーマット取込設定・連携システム調整設定をし、試験導入をします。
試験導入でうまく稼働すれば、本格的な導入が可能です。
導入さえすれば特別な操作などが必要ないため、
これまで人の知識と経験に頼ってきたアナログな部分を自動化し、属人化解消ができるため、
業務効率化と生産性向上が可能になります。
以下は、ご提案時にテスト制作したOCRシステムのデモ動画です。
自社の業務フローに合ったシステムの導入が、本当の業務効率化・生産性UPに繋がる
たとえ、OCRのシステム開発をして自動化をしても、
自社にあっていないシステムでは意味がありません。
自社に合ったシステムを導入することによって、業務効率化・生産性向上がかないます。
帳票管理や受発注システムを自動化し、属人化解消をするためには、
だれもが使いやすく、なおかつスピーディーに処理してくれるシステムを導入することが大切です。
また、試験導入をすることによって、自社にあったシステムかどうかを見極めることも必要でしょう
まずは、自社の抱える課題を明確にし、業務フローに合ったシステムの導入を行いましょう。
まとめ
OCRシステムは、帳票管理や受発注システムを自動化したい場合におすすめのシステムです。
本記事では、アナログ受注を自動化するOCRシステムについて紹介しました。
今回のお客様に関しては、属人化しているアナログ部分を放置しておくと
今後の経営にも支障をきたすと思われるほどになっています。
そのため、FASTOCRを紹介することによって、
注文書受取〜仕入れ先への送信まで自動化できるようにし、
属人化解消とともに業務効率化・生産性向上を図れるよう提案をしています。
自社の業務フローに合ったOCRシステムを導入することによって
生産性をアップさせるだけでなく、コストの削減にもつなげられるでしょう。
また、自社の業務フローに合わせた本格的なシステム開発をご希望なら、
当社のシステム開発もご検討ください。
すまいる顔は、Claris認定パートナーとしてFileMakerでの開発経験・実績が豊富なため、
お客様のニーズに合わせたご提案が可能です。
