手入力での発注業務におけるミスや非効率さに悩む企業は多いのではないでしょうか？
アナログな方法に頼ることで発生する課題を解決し、
業務を効率化するためには、受発注業務のデジタル化やシステム導入が欠かせません。
この記事では、受発注業務を効率化する具体的な方法やメリットについて詳しく解説します。
誤発注や処理の遅延を防ぎ、生産性を向上させたい方はぜひご覧ください。
また、自社の業務フローに合わせた本格的なシステム開発をご希望なら、
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目次
受発注業務とは
受発注業務とは、商品やサービスの取引を行う際に発生する、
見積もりから注文管理、納品までにかかる一連のプロセスのことを指します。
商品やサービスを提供する側が行うのが発注業務で、
商品やサービスの見積もりを受け取って注文に応じるのが受注業務です。
ビジネスを行う上で受発注は欠かせない業務であり、効率的かつミスなく行うことが重要です。
アナログ受発注業務の課題とリスク
現在もFAXや電話、メールでのアナログ受発注を行う企業が多く存在しますが、
アナログの受発注では、人為的なミスが発生するケースもあります。
アナログ受発注業務では、以下のような課題とリスクがあります。
主な課題
- 人為的なミス：手書きの記入ミスや電話での聞き間違いが発生しやすい。
- 業務の属人化：熟練者しか対応できない場合、引き継ぎが困難になる。
- 時間的制約：出社しないと対応できない業務が多く、テレワークが難しい。
リスク
- 納期遅れや取引先との信頼低下。
- 無駄な工数が増え、従業員の負担が増大。
受発注業務を効率化するメリット
受発注業務を効率化するメリットとして考えられるのは、残業時間の削減です。
受発注業務の工数は多く、商品や数字の手入力には時間がかかってしまいます。
しかもベテラン社員でなければ対応できないとなると、
どうしても業務時間内に終えることが難しく、
残業をしてしまうことも考えられるでしょう。
しかし、受発注業務を効率化することによって工数を削減できれば、
社員にかかる負担が少なくなり、結果として残業時間を大幅に削減できるようになります。
受発注業務を効率化する方法
受発注を効率化するには、以下のような方法があります。
⒈業務のアウトソーシング
業務自体を外部の専門会社に委託することで、業務に関わる社員は、
他の業務に集中することができるようになります。
ただし、すべて外部任せにしてしまうと社内にノウハウを蓄積することができず、
外部の会社に依存することになってしまう点は注意が必要です。
⒉ワークフローの最適化
ワークフローの最適化も重要です。
これまでのワークフローを見直し、無駄を削減することで工数を減らせれば、
業務の効率化につながります。
ガイドラインやマニュアルを作成し、
タスクの優先順位をつけることで、業務をよりスムーズに進められます。
⒊受発注システムの導入
受発注業務の自動化を可能にするシステムを導入することで、
人為的ミスが減り、正確性が向上します。
また、自動化できる業務をデジタル化することで、
営業業務や新商品開発などのコアな業務に集中ができるので、
ビジネスの成長に繋がります。
受発注システムを導入するメリット
受発注システムを導入することで、以下のようなメリットがあります。
メリット①ミスの削減
受発注システムを導入するメリットとして考えられるのは、人為的なミスの削減です。
手入力で受発注のすべてを入力すると、どうしてもミスが発生してしまいます。
どれだけチェックしていても、ミスをゼロにすることはできないでしょう。
しかし、受発注自体をシステムにし、その多くを自動化することによって手入力の必要がなくなり、ミスが出なくなります。
メリット②作業時間の短縮
また、製造業などで取り扱っている製品の数が多い場合などは、
問い合わせに応えるだけでも大変な手間です。
しかし、すべてシステム化することによって在庫確認をする手間が省け、
なおかつ商品の画像や詳細を記載しておくことで問い合わせに応じる時間を削減できます。
メリット③リアルタイム進捗把握
社内に担当者がいなくてもいつでもすぐに確認ができ、
受発注が可能となるため、レスポンスが早くなります。
スピーディーに対応できるようになることで、
取引先や顧客との信頼関係を上げることもできるようになるでしょう。
システムを導入すれば、
自宅でも受発注を受けられるので、テレワークも可能となり、社員の働きやすさも向上します。
自社に最適な受発注システムを導入するポイント
受発注システムを導入するとはいっても、どのシステムでも問題ないというわけではありません。
ここでは、システム導入に際するポイントについて解説します。
自社に合った機能
受発注システムを導入するためには、
自社の業務内容に合った機能を持ったシステムを選ぶことが大切です。
どれだけ良いシステムを導入したとしても、
自社に合った機能がなければ、結局Excelや別システムなどで穴埋めする必要があり、
逆に非効率になることもあります。
使いやすさ
実際に現場でシステムを使用する社員が使いこなせるよう、
システムの操作性やデザイン性を考慮することも重要です。
業務フローの流れに沿って、
画面やボタンの配置や操作の導線がつくられているかで、作業の効率が大きく変わります。
下記の記事では、
システム開発におけるデザインの重要性を紹介しています。
導入コストのバランス
そのほかのポイントとしては、導入と運用のコストバランスです。
導入にかかる費用が高すぎれば、
いくら業務が効率化できるといっても導入が難しくなってしまいます。
もちろん運用面のランニングコストも導入コストと同じくらい大切です。
導入コストが安いシステムであっても、
毎月かなりの金額を保守・運営のために支払わなければならないのでは、
使い続けることが難しくなってしまいます。
これらのポイントを踏まえて、自社に合った受発注システムを導入することが重要です。
受発注システムの導入事例
受発注システムを導入した事例としては、ネグロス電工株式会社があります。
ネグロス電工株式会社は、電話やFAXで受発注を行っていましたが、
製品に関する問い合わせなども多く、社員に大きな負担がかかっていました。
しかし、受発注システムを導入することによって、社員の負担が軽減できるようになりました。
また、株式会社ダルトンも受発注システムの導入により、
電話で受発注を受ける際の聞き間違いなどのミスがなくなりました。
これらの導入事例からわかるように、受発注システムの導入は、社員の負担軽減と業務効率化につながります。
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FASTには、以下のような3つの特徴があります。
- 必要な機能を組み合わせられる
- 3ヶ月のカスタマイズし放題期間がある
- 業務に合わせて調整できる
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システムが完成してから合わないと感じても、後から調整ができるのがポイントです。
自社の業務に合わせて細かく調整ができるので、
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まとめ
この記事では、受発注業務を効率化する方法について紹介しました。
受発注業務を効率化することは、ミスの削減や残業時間の短縮に直結します。
特に、デジタル化とシステム導入は、今後のビジネス環境において必須といえます。
自社に合った最適な方法を選び、業務効率化を進めましょう。
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