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手書き文字や印刷文字を手軽にデジタルへ変換、Filemakerとの連携(OCRソリューション)

         

業務の効率化を行おうとした時、

大きな課題となるのが、手書きの帳票ではないでしょうか?

お客様から届く、FAXでの注文書、

店舗窓口で、受付の社員が書いてくれる、受付表

どれも、WebやiPADに置き換える事ができればいいのですが、

Web操作が不慣れなお客様や、社員にはなかなか浸透させる事ができず、
困る事が多いのではないでしょうか?

手書きの書類を、デジタルに変換する技術は、OCRと言って、
昔は、大変高価なもので、変換効率も悪く、使い勝手がよくありませんでした。

しかし、近年、価格は大幅に下がり、
変換効率が上がり使い勝手がよくなるだけではなく、
具体的な成功事例が増えてきました。

そこで、

今回は、手書き文字や印刷文字を手軽にデジタルへ変換し、
成功した方に依頼をして、
具体例を書いていただきましたので、
参考にしてください。

はじめに

私は、以前勤務していた会社にて
OCR(Optical Character Recognition、光学的文字認識)を使用して
従来の手書き文字や印刷された文字の書類を
デジタルに変える業務改善システムの開発に携わっていました。


その経験から導入することにあたって、
どんな業務であればOCRシステムを取り入れることができるのか。
そして、どの程度業務改善できるのかなど実体験をもとに紹介します。

現状

筆者会社概要

まずはじめに、私が当時所属していて会社の概要を説明します。

  • 事業内容:法人向けのOCRソリューションや業務改善システムの開発と販売
  • 組織規模:小規模企業
  • 組織拠点:千葉県
  • 顧客企業:金融業や情報・通信業など様々な業種の中堅企業から大手企

以上のように
小規模企業ながらも大手企業へのOCRシステムの導入を行っている
実績のある企業に勤めていました。

この経験を活かし、この記事を読まれて読者の方に
OCRソリューションを提案できると考えています。

現状の業務フロー

まずは、以前私が関わった案件を例にして
OCRソリューション導入前の業務についてご説明します。


お客様の業種は販売関係。

年に2,3回ほど全国の店舗から購入依頼のFAXを受信。

そのFAXに記載されている商品名と個数を人が手作業でPCに入力。

1~2カ月ほどかけPCへの入力作業を完了させ、
入力されたデータをもとに注文します。

一番大変なのが、FAXに記載されている商品名と個数の情報の入力作業。

現存のシステムでは、毎回派遣社員の方を10~20人ほど雇い手入力していました。

課題の解決策

この業務の問題点として、第一に人件費がかかること。

実際に入力作業をする派遣社員の方と
その派遣社員の方に指導する社員の方が必要になります。

コロナの影響もあり、リモート化が推奨される中で
多くの人を自社で作業させることが難しくなっているということもあって、
総作業員数を減らす必要がありました。

第二に人の手による作業はミスが付き物ということ。

作業員は人間なので、
どうしても疲れや集中力の低下からミスが出たり、
作業者によって入力作業の正確性が異なったりと
個々の能力が大きく影響します。

この大きな2つの問題点の解決策として、
選ばれたのが「OCRソリューション」です。

このソリューションにより、人件費と人為的なミスの削減を目指します。

OCRとは

OCRとは

簡単に説明すると、
手書き文字や印刷された活字をスキャナや複合機などによって読み取り、
PCで利用できるデジタルの文字コードに変換する技術のことです。

OCRの導入について

では導入するにはどうしたらよいのか。導入するにあたって必要なものがあります。

  1. 画像を取り込む機器
    イメージスキャナや複合機など、紙の書類を画像にできる機器
  2. OCRソフト
    書類の画像から文字をデジタルの文字コードに変換するソフト
  3. データベース
    デジタルの文字を保管するPCないしサーバー上の倉庫

導入するには、最低でも上記の3つのものが必要になります。

OCRソリューションに必要なデータベース

データベースとは

簡単に説明すると、
データベースとはある条件によって集められたデジタルのデータを
集めて使いやすいように整理した情報のかたまりのことを指します。

企業では重要かつ機密情報であるので、
一部の社員のみ観覧できる情報になります。

このデータベースには様々な種類があります。

有名なものを上げると

  • MySQL
  • SQL Server
  • Oracle
  • FileMaker
  • PostgreSQL

このように多くのデータベースがあり、
一つずつ説明していくと各データベースで本一冊できるほどの情報量なので、
省略させて頂きます。

今回私が提案したいデータベースは、
プログラミングができない人でも簡単に構築ができる「FileMaker」。

これを例にしてOCRソリューションを説明します。

FileMakerについて

FileMakerは、Apple社の子会社によって開発されたデータベース。

データベースですが、従来のようなプログラミングスキルを必要とせず、
プラットフォームも提供されているので
エクセルのように構築することが可能になっております。

さらに、複数人で共有することも難しくありません。

そんなFileMakerの導入のメリットとデメリットを見ていきましょう。

FileMaker メリット

  1. 開発が簡単なので、エンジニアなどの専門職がいなくとも開発できる。
  2. マルチデバイスに対応しているため、
    WindowsやMac、ウェブブラウザ、iPad、iPhone上でも操作ができる。
  3. 上記のデバイスから複数人で管理することができる。
  4. エクセルデータなどの他のアプリケーションと連帯ができる。

FileMaker デメリット

  1. プラットフォームがあるがゆえに細かい操作や編集ができない。
  2. 処理スピードが他のデータベースと比べると遅い。

FileMakerまとめ

以上のメリット・デメリットから

FileMakerは短期間で専門職の方がいなくても開発することが可能なことから
低コストで構築することができます。

また、どんなデータベースにもメリット・デメリットがありますので、
システムにあったデータベースを選ぶとよいでしょう。

FileMakerを利用したOCRソリューション

概要

OCRソリューションとは、

手書き文字や印刷された活字を手軽にデジタルへ変換し
データベースに入れて管理するソリューションのことです。

ここでは、OCRとFileMakerを仕組みあわせることにより
低コストで業務改善を実現できるOCRソリューションを提案します。

それが株式会社アットデル社の開発したソフト「代打の職人」になります。

代打の職人とは、様々な様式の帳票にOCR処理を行い、
認識結果をFileMaker Pro・FileMaker Serverのテーブルに書き込む
ソフトウェアのことです。

全体図
【図1】



【図2】

まず、図1の設定ソフトから各帳票に合わせた帳票データというものを作成します。

この時各項目を細かく設定することができるので
様々な帳票に対応することが可能です。(図2)

【図3】

次に図2のように書類をスキャンします。

そのスキャンした画像を専用ソフトからOCR処理します。

OCR処理の際に図1で作成した帳票データを使い、
設定された箇所の画像を文字データへと変換します。

変換した文字データをFileMakerに保存をし、管理できます。

予算

製品価格
代打の職人  OCRソフト・設定ツール セット
(ユーザーライセンス、初年度のサポートを含む)
530,000円(税抜)
代打の職人  OCRソフト
(ユーザーライセンス、初年度のサポートを含む)
300,000円(税抜)
2年目以降サポート(アップデートプログラムの提供を含む)96,000円(税抜)

現存システムからの移行とリスク

では、どのようにして
現在のシステムからOCRシステムへと移行できるのか紹介します。

まず今回の販売関連の企業の例でいうと、
現存のシステムは書類の情報を直接手で入力するソフトと
それを保管するデータベースがすでに存在していました。

この現状から、
始めにOCRシステムが直接入力するシステムに取って代わります。

そして、保存先であるデータベースは
より合理的にOCR処理から得られた情報を管理するために
新しい構造のデータベースに移行します。

この際のリスクですが、
データベースに入れる値や情報などが以前と大きく変化している場合、
業務支障に出るのでここは慎重に打ち合わせをします。

メインとなるOCR処理の中にもリスクが潜んでいます。

それが「認識率」

この認識率の計算のやり方には様々な方法があるので、
安易に数値上で認識率が高いからと言って導入してしますと、
実際の書類との認識結果が大きく異なることになりかねません。

そうなっては、最悪現存のシステムより
業務が増えてしまうなんてことにもなります。

認識率を確認するときの注意点は以下のようになります。

  • 一文字ごとの認識率
  • 一文ごとの認識率
  • 項目ごとの認識率
  • 数字、ひらがな、カタカナ、漢字ごとの認識率

以上の認識率を注意して確認してから、
OCRソリューションの導入を検討した方がよいでしょう。

比較

導入後は、人件費を以前の半分以下にまで削減。

さらに、作業内容も入力作業ではなくOCR結果の確認作業へと変わったので、
作業員一人一人の業務も削減することができました。

次の年では、さらに人件費を削減すると聞いているので、
実装したOCRソリューションが大きく貢献したといえるでしょう。

結論

ここまで、実際の導入例をもとに
OCRソリューションについて説明してきました。

あくまで一例なので、
企業によってはOCRソリューションを導入することが難しいこともあります。

逆に、今回の例より業務を改善できる可能性もあります。

働ける年代の人口低下や感染症によるリモートワーク推奨など、
社会全体が働き方を見直さなくてはならない現代。

その新しい働き方を推進するために
OCRソリューションというものを検討して頂けたらと思います。

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